دوره آموزشی کاربر اتوماسیون اداری

تنظیم فونت (Font) : انتخاب متن > سربرگ Home > گروه Font > تغییر نوع قلم، اندازه (۱۲-۱۴ برای متن، ۱۸-۲۴ برای عنوان)، Bold (Ctrl+B), Italic (Ctrl+I), Underline (Ctrl+U).

فونت‌های استاندارد فارسی: B Nazanin (بدنه)، B Titr (عنوان)، B Lotus (گزارش‌ها). انگلیسی: Times New Roman, Arial, Calibri.

تنظیم پاراگراف: ترازبندی (چپ Ctrl+L، راست Ctrl+R، وسط Ctrl+E، هم‌تراز Ctrl+J). فاصله خطوط: Line Spacing (۱.۱۵ برای متون عادی، ۱.۵ برای گزارشات رسمی). تورفتگی: Increase Indent, Decrease Indent.

ذخیره سریع: Ctrl+S / Save As: F12. فرمت‌های استاندارد: .docx (پیش‌فرض)، .pdf (ارسال نهایی)، .rtf (سازگاری قدیمی)، .txt (متن ساده).

از File > Options > Proofing گزینه Check spelling as you type را فعال کنید. خط قرمز = غلط املایی، خط آبی = مشکل گرامری.

AutoCorrect: تصحیح خودکار اشتباهات رایج تایپ. مثال: تایپ “سلام” تبدیل به “سلام”.

لیست بولت‌دار: برای موارد بدون ترتیب. از Home > Bullets و Define New Bullet برای نماد دلخواه (تیک، مربع، تصویر).

لیست شماره‌دار: برای مراحل و اولویت‌ها. Numbering > Define New Number Format (مثال: ۱،۲،۳ یا الف، ب، پ).

لیست چندسطحی: برای سرفصل‌ها و زیربخش‌ها. Multilevel List. سطح‌ها با Tab و Shift+Tab.

ایجاد جدول: Insert > Table. گزینه‌های Draw Table, Insert Table, Excel Spreadsheet.

ویرایش: ادغام (Merge Cells)، تقسیم (Split Cells)، افزودن سطر/ستون (Layout > Insert Below/Above/Left/Right).

فرمول در جدول: Layout > Formula. توابع: SUM(ABOVE), AVERAGE(LEFT), COUNT, MAX, MIN. به‌روزرسانی: F9.

سرصفحه (Header): Insert > Header (متن تکراری در بالای صفحات).

پاصفحه (Footer): Insert > Footer (تاریخ، لوگو، شماره صفحه).

شماره صفحه: Insert > Page Number (بالا، پایین، حاشیه). Format Page Numbers برای شروع از شماره دلخواه.

هدر/فوتر متفاوت: در ویرایش هدر، گزینه‌های Different First Page و Different Odd & Even Pages را فعال کنید.

اعمال استایل Heading: Home > Styles > Heading 1,2,3 (میانبر Ctrl+Alt+1,…).

فهرست خودکار: References > Table of Contents. قالب آماده. به‌روزرسانی با Update Table.

فهرست تصاویر: ابتدا به تصاویر Caption اضافه کنید (راست‌کلیک > Insert Caption). سپس References > Insert Table of Figures.

کاربرد: ارسال نامه انبوه با اطلاعات شخصی‌سازی شده (دعوتنامه، ابلاغ حقوق).

مراحل: ۱. آماده‌سازی منبع داده (Excel: ستون اول نام فیلد). ۲. Mailings > Start Mail Merge > Letters. ۳. Select Recipients > Use Existing List. ۴. Insert Merge Field (درج فیلد نام، نام‌خانوادگی). ۵. Preview Results. ۶. Finish & Merge > Edit Individual Documents.

جایگزینی با فرمت: Ctrl+H > More > Format > Font > رنگ جدید. مثال: تغییر تمام کلمه «گزارش» به رنگ آبی.

کاراکترهای خاص: ^p (پاراگراف)، ^t (تب)، ^# (عدد)، ^$ (حرف). حذف فاصله‌های اضافی: Find: (دو فاصله) Replace: (یک فاصله).

تهیه گزارش اداری ۵ صفحه‌ای: دارای صفحه جلد (عنوان، لوگو)، فهرست خودکار، سه فصل با Heading1/2، دو جدول با فرمول جمع، سه تصویر با کپشن، فهرست تصاویر، سرصفحه/پاصفحه متفاوت، شماره صفحه، خروجی PDF+ DOCX.

Blank Presentation یا قالب آماده. آشنایی با Ribbon، Slide Pane، Thumbnail، Notes. ذخیره: .pptx, .pdf, .ppsx, .mp4, .jpg.

افزودن (Ctrl+M)، حذف، کپی (Ctrl+D). Layoutها: Title, Title and Content, Two Content, Blank. درج متن، تصویر، جدول، نمودار، ویدئو، صدا.

انیمیشن: ورود، تأکید، خروج، Motion Paths. پنجره Animation Pane. Transition: افکت بین اسلایدها، مدت، Apply To All.

شروع F5 (از اول) یا Shift+F5 (از فعلی). ابزارهای حین ارائه: B/W سیاه/سفید، Presenter View. خروجی PDF، MP4، PPSX.

۱۰ اسلاید فروش/بازاریابی: فهرست، معرفی، تحلیل با نمودار، تیم، جدول زمانی، انیمیشن و transition یکپارچه، خروجی ویدئو.

Workbook, Worksheet, Cell, Range, Formula Bar, Name Box. آدرس‌دهی نسبی و مطلق (F4).

=SUM, =AVERAGE, =MAX, =MIN, =COUNT, =COUNTA, =COUNTBLANK. مثال: =SUM(A1:A10).

=SUMIF(محدوده_شرط, شرط, محدوده_جمع) مثال: =SUMIF(A2:A50,”>100″,B2:B50)

=SUMIFS(محدوده_جمع, محدوده_شرط1, شرط1, …) مثال: جمع فروش تهران با مبلغ >۱۰۰۰

=AVERAGEIF, =AVERAGEIFS, =COUNTIF, =COUNTIFS, =MAXA, =MINA, =RANK

=LEFT(متن, تعداد), =RIGHT, =MID(متن, شروع, تعداد), =LEN, =FIND, =SEARCH, =CONCATENATE یا &, =TEXT

=VLOOKUP(مقدار, جدول, ستون, FALSE) – تطابق دقیق. =HLOOKUP. ترکیب =INDEX و =MATCH برای جستجوی دوطرفه.

=IF(شرط, مقدار_درست, مقدار_نادرست), =AND, =OR, =NOT, IF تودرتو.

=DSUM(کل جدول, “فیلد”, محدوده شرط), =DAVERAGE, =DMAX, =DMIN, =DCOUNT. ابتدا محدوده شرط بسازید.

Home > Conditional Formatting: Highlight Cells, Top/Bottom, Data Bars, Color Scales, Icon Sets. فرمول دلخواه: =$A1=”تکمیل”.

سیستم حقوق و دستمزد: محاسبه اضافه‌کاری (ساعت*نرخ*۱.۴)، مزایا، مالیات ۱۰٪، خالص پرداخت. استفاده از VLOOKUP برای نرخ بخش. Conditional Formatting برای بازه‌های حقوقی. نمودار مقایسه.

فیلدها، نوع داده (Text, Number, Date/Time, Currency, AutoNumber, Yes/No)، Primary Key، ایندکس.

Database Tools > Relationships. یک‌به‌چند، Enforce Referential Integrity.

Select Query, شرط (Criteria), پرسش محاسباتی, Totals (Group By, Sum, Avg), Action Query (Make Table, Update, Append, Delete).

ایجاد خودکار، Form Wizard، زیرفرم (Subform).

Report Wizard, گروه‌بندی، جمع‌بندی.

مدیریت کتابخانه: سه جدول کتاب‌ها، اعضا، امانات. روابط یک‌به‌چند. پرسش کتاب‌های امانی، فرم ثبت امانت، گزارش لیست اعضا.