مهارت‌های لازم برای پیاده‌سازی صحیح مدیریت زمان در سازمان
مدیریت زمان در سازمان؛ یکی از چیزهایی که هر فرد حرفه‌ای از کمبود آن گلایه دارد! تفاوتی ندارد که تازه‌کار باشید یا متخصصی که چندین سال است در یک حوزه فعالیت می‌کند؛ در هر حالت، همواره برای این‌که فهرست کارهای روزانه سازمانتان را به شکل تمام و کمال به پایان برسانید، به یکی دو ساعت زمان بیشتر نیاز خواهید داشت. مهارت‌های مرتبط با مدیریت زمان، از جمله مهارت‌های نرمی هستند که نیروهای انسانی فعال در سازمان‌ها حتما باید به آن‌ها مجهز باشند. مدیریت زمان به معنای این است که از زمانی که در اختیار داریم، بیشترین بهره را ببریم و کار درست را در زمان درست به انجام برسانیم. مدیریت زمان نقشی محوری در سازمان دارد و اگر درست پیاده‌سازی شود، کمک می‌کند بهره‌وری هر یک از افراد افزایش پیدا کند و وظایف محوله به شکل کامل و در چارچوب زمانی مشخص شده به پایان برسند.
در همین ابتدای مقاله، اشاره می‌کنیم اگر مدیر یا صاحب کسب‌وکار هستید، با شنیدن درس غیر حضوری مدیر بی‌نظیر از مجموعه رهبری و مدیریت یک پله بالاتر، خواهید توانست نسخه‌ای بهتر از مدیریت را در سازمان پیاده‌سازی کرده و به بهره‌وری دست پیدا نمایید.
مدیریت زمان، بر خلاف چیزی که از دور به نظر می‌رسد، چندان هم سخت و پیچیده نیست. تمامی نیروهای انسانی سازمان، با اندکی تمرین و آموزش، می‌توانند این مهارت را به کار ببندند. در این مقاله، به صورت گام به گام، به شما آموزش می‌دهیم که چگونه می‌توانید به یک متخصص در مدیریت زمان خود و سازمانتان تبدیل شوید.
1) برنامه‌ریزی کنید
برنامه‌ریزی و مدیریت زمان، همانند دو برادر هستند که دست در دست و کنار هم حرکت می‌کنند. شما زمانی می‌توانید از یک روز کاری در سازمان بیشترین بهره را ببرید که برای تمام ساعات کاری آن روز برنامه‌ریزی کرده باشید. وقتی از برنامه‌ریزی صحبت می‌کنیم، منظورمان این نیست که از یک برنامه روتین سفت و سخت پیروی کرده و به شکل فشرده به فعالیت بپردازید، بلکه منظور این است که هوشمندانه عمل کنید و آگاهی داشته باشید که چه زمانی باید چه کاری را انجام دهید. شما می‌توانید از برنامه‌های مدیریت پروژه نیز برای ثبت برنامه‌های سازمان و صرفه‌جویی هوشمندانه در زمان بهره بگیرید. برایان تریسی می‌گوید:
هر یک دقیقه‌ای که در مسیر برنامه‌ریزی سپری می‌کنید، باعث می‌شود ده دقیقه در مرحله اجرا جلو بیفتید. این آمار، یعنی 1000 درصد بازگشت انرژی.
همچنین برنامه‌ریزی روش مناسبی است برای جلوگیری از به تعویق انداختن کارها.
اگر به این موضوع علاقمندید، مقاله برنامه ریزی چیست؟ را نیز مطالعه فرمایید.
2) کارها را اولویت‌بندی کنید
شما نمی‌توانید همه کارها را در یک زمان انجام دهید. کارها را اولویت‌بندی کنید و به منظور اولویت‌بندی، فاکتورهایی از قبیل زمان تحویل پروژه، مدت زمانی که طول می‌کشد تا کار را به انجام برسانید، میزان اهمیت هر فعالیت در سازمان و پیامدهایی که در صورت عدم تکمیل پروژه دامن سازمان را خواهد گرفت را مد نظر انجام دهید.
3) مالتی‌تسک نباشید
یکی از پدیده‌هایی که قاتل مدیریت زمان در سازمان به شمار می‌رود، مالتی‌تسکینگ یا همان انجام چند کار در یک زمان است. اگر سعی کنید چندین فعالیت را به صورت همزمان جلو ببرید، در نهایت به خودتان خواهید آمد و خواهید دید که هیچ کاری از پیش نبرده‌اید. بهترین کار برای استفاده بهینه از زمان سازمان این است که از کارمندان بخواهید در هر زمان، تنها یک کار را انجام دهند و قبل از به اتمام رسیدن کار اول، سراغ کار دوم نروند. به آن‌ها پیشنهاد کنید فهرستی از کارهایی که باید انجام بدهند، تهیه کنند، آن‌ها را به ترتیب اولویت رتبه‌بندی نمایند و به ترتیب به انجام امور بپردازند. بدین ترتیب، بهتر تمرکز خواهند کرد و عوامل محیطی حواسشان را پرت نخواهد کرد. هر چه توجه نیروهای انسانی به حواس‌پرتی‌های محیطی کمتر باشد، به همان اندازه احتمال خطا و اشتباه آن‌ها رو به کاهش خواهد گذاشت.
اگر به این مقاله علاقمندید، مقاله مدیریت هوشمندانه زمان را از بنجامین فرانکلین بیاموزیم را نیز مطالعه فرمایید.
4) خودتان را از حواس‌پرتی‌ها دور نگه دارید
حواس‌پرتی هر یک از نیروهای فعال، به قیمت هدر رفتن ساعت‌های باارزش سازمانتان تمام خواهد شد. گوشی‌های تلفن همراه، همکارانی که زیاد با یکدیگر صحبت می‌کنند، شبکه‌های اجتماعی و مواردی از این دست، عوامل حواس‌پرت‌کننده معمولی هستند که می‌توانند تا بیش از سه ساعت از کل ساعات کاری مفید کارکنان را به هدر بدهند. اجازه ندهید چنین حواس‌پرتی‌هایی زمان سازمانتان را ببلعند؛ برنامه‌ریزی کنید و تلاش خود را به کار ببندید تا افراد را از این عوامل دور نگه دارید. چند دقیقه وقت بگذارید و فاکتورهای حواس‌پرتی درونی و محیطی را شناسایی کنید. البته که منظور ما این نیست که کارمندانتان را در زندانی قرار بدهید که حتی اجازه حرف زدن و چک کردن گوشی تلفن همراه را نداشته باشند. کارها را بر اساس KPIها پیش ببرید و اگر دیدید کارمندی به دلیل حواس‌پرتی‌های محیطی، نتوانسته تیک فعالیت‌های روزانه‌اش را بزند، از او بخواهید زمان مشخصی از طول روز را به عنوان Break، برای چک کردن گوشی تلفن همراه و گفتگوهای متفرقه با همکاران اختصاص دهد.
5) از نرم‌افزارهای ردیابی زمان استفاده کنید
هیچ فردی به اندازه مدیر پروژه، به اهمیت مدیریت زمان در سازمان آگاهی ندارد. مدیر پروژه سازمان، با استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت زمان، می‌تواند بر امور همه افراد تسلط پیدا کند. این قبیل از ابزارها در مدیریت و پیگری زمان سپری شده روی هر تسک سودمند هستند.
6) برای تایم‌های استراحت زمان‌بندی انجام دهید
تعیین تایم استراحت در بین ساعات کاری، روشی موثری برای افزایش بهره‌وری به شمار می‌رود، ولی باید حواستان باشد که اگر تایم یا دفعات این استراحت بیش از حد زیاد شود، آسیب‌زا خواهد بود. واضح است که کارمند نمی‌تواند پشت میز بنشیند، تمامی کارهای یک پروژه بزرگ را به شکل تمام کمال انجام دهد و سپس از جایش بلند شود. بنابراین بهتر است از کارمندان بخواهید در فواصل زمانی مشخص، از صندلی‌شان بلند شوند، قدم بزنند، حرکات کششی انجام بدهند، به یک یا دو آهنگ مورد علاقه‌شان گوش بدهند و کارهایی را انجام بدهند که باعث آرامش آن‌ها می‌شود. در نتیجه، انرژی لازم برای ادامه کار به آن‌ها تزریق خواهد شد. آن‌چه اهمیت دارد، این است که زمان متوسط هر استراحت از 10 دقیقه بیشتر شود.
اگر به این موضوع علاقمندید، مقاله تکنیک های مدیریت زمان را نیز مطالعه فرمایید.
7) تفویض اختیار انجام دهید
بر اساس فعالیتی که به شما محول شده، ممکن است این امکان وجود داشته باشد که بتوانید تعدادی از مسئولیت‌هایتان را به افراد دیگر محول کنید. شما باید بدانید چه کاری را در چه زمانی باید به فرد دیگری محول کنید و کدام فعالیت‌ها را خودتان انجام دهید. برخی مدیران از تفویض اختیار فراری هستند و ترجیح می‌دهند کنترل امور به شکل کامل در دست خودشان باشد و در هزینه‌های استخدام نیروی جدید صرفه‌جویی شود. ولی بهتر است بدانید مقاومت در برابر تفویض اختیار، در طولانی‌مدت به بهره‌وری سازمان آسیب می‌زند و به افزایش هزینه‌ها می‌انجامد.
سخن پایانی
مهارت‌های مرتبط با مدیریت زمان، نه تنها در سازمان و محیط کار، بلکه در حوزه‌های دیگر زندگی نیز بسیار کارآمد هستند. وقتی یاد بگیرید که به شکل روزانه، زمان سازمانتان را تحت مدیریت قرار دهید، روی اولویت‌های کلیدی زندگی نیز کنترل بیشتری خواهید داشت.
بدون دیدگاه