آنچه در ادامه خواهید خواند پیرامون ضرورت، هدف، خروجی و انواع کانون ارزیابی عملکرد مدیران است و در بعد از این مقاله به سراغ نحوه برگزاری کانون ارزیابی و عناصر تشکیل دهنده آن و بازی‌ها و فعالیت‌های داخل کانون می‌پردازیم.

ترندهای ارزیابی عملکرد

امروزه سرمایه انسانی ارزشمندترین دارایی هر سازمان محسوب می‌شود و مدیران، موثرترین بخش از این سرمایه گران‌بها هستند. بنابراین شناسایی قابلیت‌ها و استعدادهای مدیران و افراد کلیدی سازمان و برنامه ریزی برای پرورش شایستگی‌های آنان، مقوله‌ای راهبردی به شمار می‌آید. اهمیت این موضوع زمانی بیشتر می‌شود که شرایط حساسی نظیر راه‌اندازی یک واحد جدید سازمانی یا ورود به عرصه حساسی از کسب و کار، در دستور کار قرار داشته باشد.

از سوی دیگر در دنیای امروز مدیریت نقش مهمی را در تحقق اهداف سازمان‌ها ایفا می‌کد و پیشرفت هر جامعه به شایستگی‌های مدیران آن باز می‌گردد؛ مدیرانی که می‌توانند با رفتار خود سازمانی را متجول یا منهدم کنند. با گسترش پاندمی و تغییر در پارادایم‌های مدیریت و اضافه شدن شاستگی‌هایی تازه برای یک مدیر بروز و کارآمد و متناسب با نیازهای نوین سازمان نیاز به ارزیابی و توسعه این شایستگی‌ها بیش از پیش الزامی می‌نماید.

در مواجهه با این ترندها و تغییرات چند سالی که پیش روی ما قرار می‌گیرد:

• آیا غلیرغم تفاوت‌های فردی، می‌توان رفتارهای مشابهی در کارکرد مدیران مشاهده کرد؟
• آیا رفتارهای مدیریتی حاکم از شخصیت، دانایی و با قابلیت‌های خاصی در مدیران است؟
• مدیرانی با رفتارها و شایستگی‌های مورد انتظار، چگونه افرادی هستند؟
• شایستگی‌های مدیریتی کدامند و چگونه می‌توان آن‌ها را ارزیابی کرد و توسعه داد؟

ضرورت وجود سیستم ارزیابی شایستگی مدیران

در دوره معاصر کمتر کسی یافت می‌شود که ضرورت وجود نظامی برای ارزیابی شایستگی و عملکرد مدیران و کارکنان سازمان‌ها را انکار کند. با این حال اثربخشی روش‌های ارزیابی از جمله موضوعاتی است که همواره مورد توجه بزرگان مدیریت بوده است. تجارب جهانی نشان داده است که روش‌های مرسوم برای ارزیابی افراد (نظیر مصاحبه‌ها، آزمون‌ها نظرخواهی‌ها و حتی کارورزی‌ها) هرگز قابلیت اطمینانی بیش از ۴۰ درصد پیدا نکرده‌آند.

بنابراین اگرچه ارزیابی افراد -با پیچیدگی‌های شخصیتی و موقعیتی- هرگز به دستاوردهایی با اطمینان صد در صد منجر نمی‌شود، با این حال نیاز سازمان‌ها به شناخت مدیران خود، موجب شده است که برنامه‌های ارزیابی مدیران همواره جزو برنامه‌های اصلی در سازمان‌های پیشرو و موفق باشد.

سازمان‌های موفق بر این باورند که اگر به میزان کافی دقت و منابع مالی برای شناخت عمیق مدیران خود اختصاص دهند ارزشی به مراتب بیشتر را از محل عملکرد صحیح ایشان به دست خواهند آورد. به همین دلیل است که افزایش کیفیت و اثربخشی روش‌های ارزیابی مدیران جزو موضوعات کلیدی مدیریت در سال‌های اخیر بوده است.

معرفی کانون ارزیابی

دستاورد تلاش‌های علمی و عملی در این رابطه را می‌توان در رویکرد کانون ارزیابی مدیران مشاهده کرد. اکنون کانون ارزیابی (assessment center) رویکردی است که در سالیان اخیر، توسط سازمان‌های بسیاری تجربه شده و اطمینان مناسبی از کیفیت دستاوردهای آن به وجود آمده است.

تعریف کانون ارزیابی مدیران

کانون ارزیابی یک رویکرد یا فرآیند ارزیابی است که بر ارزیابی شایستگی‌های گروهی از داوطلبان (ارزیابی شوندگان) توسط تیمی از ارزیابان حرفه‌ای تاکید دارد. به گونه‌ای که در آن هر یک از شایستگی‌های افراد توسط ارزیاب‌ها و با استفاده از تمرین‌ها، بازی‌ها و آزمون‌های گوناگون مدیریتی مورد بررسی قرار می‌گیرند.

هدف از برگزاری کانون ارزیابی و ثمره آن

هدف کانون ارزیابی افزایش دقت و کیفیت ارزیابی و در عین حال کنترل هزینه‌های آن است.

با بهره‌گیری از این روش، برنامه‌های آموزش مدیران هدف‌مند شده و دستاوردهایی چون شایسته سالاری و پرورش متوازن قابلیت‌های مدیریتی به ارمغان خواهد آمد.

خروجی کانون ارزیابی چیست؟

گاهی برگزاری و برنامه ریزی برای کانون آنقدر برای سازمان جذاب می‌شود که فراموش می‌کنیم کانون مهم‌ترین دلیلش خروجی است که بعد از آن حاصل می‌شود. خروجی کانون ارزیابی متناسب با هدفی که از برگزاری آن وجود داشته متفاوت است. در ادامه این مقاله و زمانی که انواع کانون را نام بردیم مجدد به خروجی های کانون میپردازیم.

این هدف گاه استخدام نیروی خارج از سازمان است که خروجی آن یک گزارش کوتاه و با پاسخ‌های مثبت و منفی است و گاه هدف از برگزاری کانون ارزیابی عملکرد توسعه کارکنان و مدیران است که گزارش در دو فاز توسعه فردی و سازمانی به سازمان تقدیم می‌شود. گزارش خروجی کانون بیش از ۴۰ روز نباید به طول انجامد و حجم آن گاه بین ۵ تا ۱۵ صفحه آماده می‌شود و توصیه آن است که این حجم کمینه و کارا باقی بماند.

تاریخچه کانون ارزیابی

کانون ارزیابی برای اولین بار در زمانی بین جنگ جهانی اول و دوم مورد استفاده قرار گرفت. معاهده ورسای که منجر به پایان جنگ جهانی اول شد. مانع تجدید سلاح آلمان شد و در نتیجه آلمان‌ها دیگر نمی‌توانستند با استفاده از روش‌های سنتی یعنی مشاهده عملکرد افسران در جنگ، آنها را گزینش کنند. لذا روانشناسان آلمانی روش کانون ارزیابی را که ترکیبی از تست‌ها، شبیه‌سازی‌ها و تمرین‌ها برای شناسایی توان بالقوه کاندیداهای افسری بود طراحی کردند.

در روزهای ابتدایی جنگ جهانی دوم، ارتش انگلستان پس از راه اندازی هیئت گزینش افسران جنگ از این روش برای انتخاب کاندیداهای افسری استفاده کرد. همچنین این روش از سال ۱۹۴۳ تا ۱۹۴۸ توسط دفتر امور استراتژیک آمریکا به منظور انتخاب افراد دایره‌ی جاسوسی مورد استفاده قرار گرفت. در سال‌های بعد نتایج به دست آمده از فعالیت‌های ارتش و دولت آمریکا در این رابطه توسط روانشناسان و متخصصین حوزه مدیریت مورد بهره‌برداری قرار گرفت و توسعه یافت.

و نهایتا در سال 1956، داگلاس بری و همکارانش در شرکت AT&T اولین افرادی بودند که از این روش در بخش خصوصی برای گزینش کارکنان استفاده کردند و نهایتا منجر به ایجاد کانون ارزیابی مدیران در شرکت‌هایی چون IBM و جنرال الکتریک شد.

کاربردهای کانون ارزیابی

سازمان‌های مختلف از کانون‌های ارزیابی برای اهداف مختلفی استفاده می‌کنند که از آن جمله عبارت‌اند از:

• گزینش و ارتقا
• توسعه کارراهه شغلی
• جانشین پروری
• شناسایی نیازهای آموزشی

انواع کانون ارزیابی

همانطور که بیان شد ارزیابی افراد با اهداف مختلفی صورت می‌گیرد: گاهی برای انتخاب فردی شایسته از میان گروهی از افراد؛ گاهی برای یافتن نقاط قوت و نقاط قابل بهبود در مجموعه مدیران یا کارکنان شرکت و گاه برای طراحی آموزش‌های شایستگی محور و سایر برنامه‌های توسعه فردی و نهایتا برای ایجاد تغییر در رفتار حرفه‌ای افراد.

هر یک از اهداف اشاره شده شکل متفاوتی از رویکرد کانون ارزیابی را ایجاب می‌کند که در جدول زیر آن را توضیح دادیم.

دستورالعمل اجرای کانون ارزیابی

معمولا اجرای کانون ارزیابی شامل مراحل زیر است:

قبل از برگزاری کانون ارزیابی

• تعریف هدف کانون ارزیابی
• اخذ تاییدیه کانون ارزیابی از مقامات مسئول
• انجام تجزیه و تحلیل شغل
• تعریف شایستگی‌های مورد نیاز برای شغل مورد نظر
• شناسایی افراد بالقوه مناسب برای شغل و ارسال دعوتنامه
• شناسایی ارزیاب‌ها
• آموزش ارزیاب‌ها
• طراحی تمرین‌های کانون ارزیابی
• تعیین متدولوژی رتبه بندی
• برنامه‌ریزی و زمان‌بندی کانون ارزیابی
• اطلاع دادن زمان بندی کانون ارزیابی به مقامات مسئول

حین اجرای کانون ارزیابی

• توضیح هدف کانون ارزیابی، روند و نتایج آن به شرکت کنندگان کانون
• ارائه دستورالعمل لازم به شرکت کنندگان قبل از هر تمرین
• توزیع ماتریس شایستگی‌ها تمرین در بین ارزیاب‌ها
• انجام تمام تمرین‌ها
• برگزاری یک مباحثه در بین تمام ارزیابی‌ها جهت رتبه‌دادن به هر یک از شرکت کنندگان
• تهیه گزارشی از نقاط قوت و قابل بهبود هر متقاضی
• دادن بازخورد به متقاضیان
• دریافت بازخورد از متقاضیان و ارزیاب‌ها درباره کانون ارزیابی

پس از جلسه کانون ارزیابی

• گرداوری گزارشات تمام شرکت‌کنندگان و ارائه گزارش مدیریتی به سازمان
• انجام اصلاحات در طرح کانون ارزیابی بر اساس پیشنهادات دریافتی
• اجرای برنامه‌های توسعه‌ای
• ارزیابی اعتبار نتایج و تغییرات حاصله پس از گذشت یک دوره مشخص

نمونه برگزاری کانون ارزیابی به همراه فیلم

کانون ارزیابی برای شرکت آذین بسپار از زیر مجموعه‌های گروه آذین خودرو که به شکل حرفه‌ای مستند سازی شده است می‌تواند یک نمونه برای درک بهتر اتفاقات و شرایط یک کانون ارزیابی باشد. در این کانون ارزیابی از ابزارهایی مثل آزمون، مصاحبه و بازی‌های مدیریتی برای سنجش شایستگی‌های مدیریتی برگزار شد و در جلسه واش‌آپ خیلی سریع اطلاعات طبقه‌بندی و جمع‌بندی شد و آلبوم مدیریتی این کانون در کمتر از ۲ هفته به مدیران این مجموعه تحویل دهده شد.

نمونه گزارش خروجی کانون ارزیابی مدیران

گزارشات کانون ارزیابی معمولا برای هر فرد شامل یک یا دو صفحه است که نتایج ارزیابی و نظر همه ارزیابان در مراحل مختلف برگزاری کانون در آن ذکر می‌شود. در نمونه گزارش کانون ارزیابی که ما قرار دادیم تمرکز جدی روی ارزیابی شایستگی‌های مطرح شده در مدل شایستگی سازمان قرار داشته که بر مبنای آن به دنبال ارتقا یا جانشین پروری برای مدیران ارشد انجام شده است.

استفاده از ابزارهای گزارش دهی مانند نمودارهای میله‌ای و تارعنکبوتی به درک سریع اطلاعات کمک زیادی می‌کند و تصویر برداری از فرد در روز برگزاری کانون به کیفیت گزارش خروجی کمک ویژه‌ای خواهد کرد.

چنانچه نیاز به تمپلیت این گزارشات دارید برای ما داخل کامنت بنویسید. برای شما ایمیل خواهد شد.

نمونه ابزار برگزاری کانون ارزیابی مدیران

به طور کلی در کانون‌های ارزیابی یک سری شایستگی‌های فردی، که عمدتا از طریق تجزیه و تحلیل شغل به دست می‌آیند، در قالب یک سری آزمون‌ها و تمیرینات مشخص مورد ارزیابی قرار می‌گیرند. هر تمرین، وجود تعدادی شایستگی مشخص را بررسی می‌کند. رایج‌ترین تمرین‌های که در کانون ارزیابی مورد استفاده قرار می‌گیرند عبارت است از: تمرین کازیه، مصاحبه، بحث گروهی، ارائه‌ی شفاهی، بازی مدیریتی، ایفای نقش، تست‌های روانشناسی و تمرین‌های نوشتاری.

تمرین کازیه یا کارتابل در کانون

در این تمرین، شرکت کننده در زمانی مشخص با کارتابلی شامل گزارشاتی مربوط به کیفیت کالا، منابع انسانی، موضوعات مالی، امور فنی و اداری، مواجه می‌شود. نمونه این تمرین برای دانلود در لینک زیر قرار گرفت.

بازی مدیریتی

در بازی مدیریتی، متقاضیان باید برای رسیدن به اهداف مشخص، به بهترین وجه با هم همکاری کنند. مثلا به گروهی از متقاضیان، شش مداد یا خودکار می‌دهیم و از آنها می‌خواهیم که با استفاده از این شش مداد، چهار متساوی الاضلاع درست کنند. همه مثلث‌ها باید با هم برابر باشیند و شرکت‌کنندگان اجازه ندارند مدادها را بشکنند. اکثر گروه‌ها از آنجا که به دنبال پاسخی دو بعدی هستند به پاسخ درست که سه بعدی است فکر نمی‌کنند. پاسخ این بازی مدیریتی یک هرم سه بعدی است. در بازی مدیریتی شایستگی‌هایی نظیر کار تیمی، مهارت‌های میان فردی و خلاقیت مورد ارزیابی قرار می‌گیرد.

بازی ساخت پل هم یکی دیگر از بازی‌های مدیریتی است که به هر تیم منابع محدودی داده می‌شود که با ابزارهایی ساده مثل چسب، کاغذ و لیوان باید یک پل برای عبور یک ماشین اسباب بازی بسازند. مقداری هم پول دارند که با آن می‌توانند لوازم یا زمان بخرند.

این بازی یک پروژه است که در آن خیلی ساده می‌توانید ویژگی‌های ارتباطی، مدیریتی و خلاقیت و حتی مذاکره را در مدیران سنجید. و نهایتا با خروجی که تحویل می‌دهند آنها را ارزیابی کرد.

ایفای نقش

ایفای نقش معمولا تمرینی دو نفره محسوب می‌شود و تمرینی چهره به چهره است. در این تمرین سناریویی به افراد داده می‌شود تا بر اساس آن، نقش خواسته شده را ایفا کنند. مثلا افراد یک نقش مدیریتی را بازی می‌کنند که در حال مصاحبه با کارمندی است که عملکردش در گشده خوب بوده ولی اخیرا عملکردش به طور شدیدی کاهش یافته است. در این ایفای نقش، شرکت کنندگان بر اساس مهارت‌های میان فردی (نظیر احترام، و ایجاد اعتماد) و همچنین شیوه‌ی اداره کردن مصاحبه (تمرکز بر عملکرد شناسایی موانع عملکردی موثر، گوش کردن به توضیحات کارمند و همکاری با وی برای برنامه ریزی در راستای بهبود عملکرد) مورد ارزیابی قرار می‌گیرد.

تمرین نوشتاری

در یک نمونه از تمرین‌های نوشتاری، به شرکت کنندگان مجموعه‌ای از مستندات داده می‌شود و از آنها خواسته می‌شود یک گزارش خلاصه و دقیق از این اسناد تهیه کنند. بعضی از شایستگی‌هایی که در این تمرین مورد ارزیابی قرار می‌گیرند عبارت است از: مهارت‌های تحلیلی، خلاصه سازی و مهارت‌های نوشتاری.

جمع بندی (assessment center)

به طور کلی کانون ارزیابی فرآیندی (و نه مکانی) است که طی آن افراد در مجموعه‌ای از موقعیت‌های مشابه با وضعیت واقعی قرار گرفته و مورد ارزیابی قرار می‌گیرند. هدف از این فرآیند در بیشتر موارد انتخاب درونی (تخصیص نیرو انسانی یا ارتقا) یا انتخاب بیرونی (استخدام) است. خروجی این نوع از کانون در بیشتر موارد صرفا در اختیار سازمان قرار می‌گیرد و مشتمل بر نمودارها و قضاوت‌های کیفی در رابطه با شایستگی‌های هر یک از افراد و همچنین کل افراد ارزیابی شده می‌باشد.

استفاده از ابزارهایی نوین مانند فیلم و بازی های نوین توسط تیم مدیران مدیا توسعه داده شده که می‌توانید از آنها بهره‌مند شوید.

کانون ارزیابی را اینگونه تعریف میکنیم:

• فرآیندی که امکان اثبات رفتار، مهارت و دانش متقاضیان را می‌دهد
• ادغام قضاوت ها با استفاده از یک فرآیند یکپارچه
• ارزیابی رفتار، مهارت و دانش متقاضیان
• مجموعه‌ای از تمرین‌های موقعیتی و شبیه سازی شغل
• شبیه سازی موقعیت‌های کاری آتی
• اندازه گیری ابعاد یا شایستگی‌های مورد نیاز برای انجام موثر یک کار