چگونه بهره ‌وری کارکنان را در محل کار افزایش دهیم؟

بهره وری سازمانی و راهکارهای افزایش آن

بهره وری سازمانی به عوامل متعددی بستگی دارد و با افزایش بهره وری نیروی انسانی بهبود می‌یابد. با افزایش سطح بهره‌ وری سازمانی می‌توان بدون‌ اضافه‌کردن تعداد کارمندان، سود بیشتری کسب کرد و در بازار‌های رقابتی پیروز شد.

احتمالاً مدیران بسیاری را دیده‌اید که از بهره وری سازمان خود رضایت ندارد اما به‌جای ریشه‌یابی مشکل، تنها به‌دنبال راهی برای افزایش سودآوری هستند.

آن‌ها بدون توجه به عوامل موثر در افزایش بهره وری نیروی انسانی، تنها حجم منابع ورودی مانند نیروی کار یا وظایف سازمانی را افزایش می‌دهند و انتظار دارند که بدون تعیین استراتژی درست یا ایجاد تغییر، به خروجی بهتری دست پیدا کنند؛ بنابراین همه مدیران باید بدانند که چگونه بهره‌ وری سازمانی خود را اندازه‌گیری کنند و از داده‌های به‌‌دست‌آمده برای رفع موانع پیشرفت و افزایش بهره وری سازمان استفاده کنند.

بهره وری سازمانی چیست و چگونه کار می‌کند؟

افزایش بهره وری به عملکرد همه بخش‌‌های سازمان، هم به‌صورت جداگانه و هم به‌صورت هماهنگ، بستگی دارد. در حالت ایده‌‌آل اگر همه عملیات‌های یک سازمان هماهنگ و مطابق با یک استراتژی پیش برود، بهره وری سازمانی هم به‌طور قابل‌توجهی افزایش خواهد یافت.

سازمان بین‌المللی کار (ILO)، بهره‌ وری را چگونگی استفاده کارآمد از منابع (نیروی انسانی، سرمایه و…) معرفی می‌کند.

چگونه بهره ‌وری کارکنان را در محل کار افزایش دهیم؟

هر تلاشی برای ارتقای بهره وری سازمانی از کارکنان شروع می‌شود.کمبود مهارت یکی از بزرگ‌ترین مشکلات ۶۹ درصد از کارکنان میباشد.

 ۸۷ درصد از کارکنان نسل هزاره‌ (متولدین ۱۹۸۰-۲۰۰۰) آموزش و پیشرفت را از ارکان اساسی هر شغلی می‌دانند و افرادی که از محیط کار خود رضایت دارند، مدت‌زمان بیشتری را در آن خواهند ماند.

در این میان آموزش‌های آنلاین از محبوبیت بسیاری در میان کارکنان و مدیران برخوردار است. نتایج یک تحقیق نشان می‌دهد که حدود ۴۲ درصد از شرکت‌هایی که از آموزش آنلاین استفاده کرده‌اند، افزایش درآمد داشته‌اند.

افزایش بهره‌وری نیروی انسانی تنها با افزایش حقوق، اهدای هدایا یا انگیزه‌‌های جدید ممکن نخواهد بود. صاحبان کسب‌ و کار باید راه‌های عملی و موثرتری را برای افزایش بهره‌ وری نیروی انسانی به کار گیرند. یکی از مهم‌ترین این راهکار‌ها، افزایش مشارکت و درگیری کارکنان است. کارکنانی که مشارکت بیشتری در به‌ ثمر رساندن اهداف سازمانی دارند، کارکنان متعهد‌تری هستند و بهره‌وری بیشتری دارند.

برگزاری جلسات مهم استراتژیک با کارکنان، مشارکت کارکنان در تصمیم‌گیری‌ها، استفاده از ایده‌های جذاب، گوش‌‌دادن به چالش‌ها و نظرات آن‌ها در حین کار و… همگی از راه‌هایی است که باعث افزایش مشارکت و درگیری کارکنان می‌شود.

نرم‌افزار‌های ردیابی زمان امکان نظارت بر بهره‌وری کارکنان را برای مدیران فراهم می‌کند. استفاده از این نرم‌افزا‌رها باعث می‌شود تا کارکنان در طول روز برنامه‌ریزی کنند و مدیریت زمانی بهتری در انجام کار‌های خود داشته باشند. این کنترل و مدیریت زمان توسط کارکنان، باعث افزایش بهره وری نیروی انسانی و به‌‌دنبال آن افزایش بهره وری سازمانی خواهد شد.

گزارش‌های ردیابی زمان، به کارفرمایان نشان می‌دهد که در حال حاضر کسب‌وکارشان در چه وضعیتی است و آیا نیاز به تغییر شرایط برای بهره‌ وری بیشتر وجود دارد یا خیر؟

 

بررسی بازخورد‌های مشتریان فاکتوری مهم در اندازه‌گیری میزان بهره‌ وری سازمانی است. داده‌های به‌دست آمده از این طریق، درک دقیق‌تری از کارایی مدیران و کارکنان به شما ارائه خواهد داد.

میزان رضایت مشتریان، رابطه بسیاری نزدیکی با میزان کارایی شرکت‌ها دارد و باعث جذب مشتریان جدید هم خواهد شد.

 

راهکار‌های افزایش بهره وری در سازمان

آمار نشان می‌دهد که میزان بهره وری در ایران حدود ۳۰ درصد است. اما این آمار درباره کشورهای پیشرفته‌ای چون ژاپن ۶۰ الی ۷۰ درصد برآورد می‌شود. این یعنی سازمان‌های ایرانی می‌توانند با یک سوم منابعی که برای کارهای مختلف تخصیص داده‌اند، همان کارها را انجام دهند.

بهره وری در سازمان سودآوری، رشد و پیشرفت آن را مشخص می‌کند. اما زمانی که تمام سازمان‌ها برای افزایش بهره وری و مدیریت آن‌ تلاش کنند، نتیجه پیشرفت کشور و قرار گرفتن در رده‌های بالای جهانی است. این موضوع حتی روی کیفیت زندگی شخصی و اجتماعی مردم هر جامعه هم تأثیر دارد. به همین دلیل است که امروز مدیران باید دقیقا بدانند بهره وری چیست و چگونه باید آن را در سازمان خود افزایش دهند.

۱. تنظیم اهداف استراتژیک و برنامه کاری

۲. استفاده از تجهیزات و ابزار‌های فناوری

اهمیتی ندارد حرفه ما چیست، یک مدیر هستیم یا تازه کارمان را شروع کرده‌ایم، همگی با کمبود زمان دست و پنجه نرم می‌کنیم. یک رهبر موفق می‌تواند توانایی‌ها، استعدادها و ویژگی‌های شخصیتی زیادی داشته باشد، تکنیک مدیریت زمان شاید یکی از مهم‌ترین آن‌ها باشد. بنابراین بهبود مهارت‌های مدیریت زمان برای همه‌ی کسانی که در تیم شما فعالیت می‌کنند از جمله خودتان کلید موفقیت حرفه‌ای و بهبود کارآییست

۳. ارتقای مهارت و آموزش کارکنان

در هنگام استخدام یک فرد برخلاف گذشته که ملاک اصلی تخصص فرد بود و تنها بعد فنی آن مورد بررسی قرار می‌گرفت، باید اولویت را با مهارت‌­های نرم قرار دارد. چرا که با اهمیت آن در خصوص رشد شخصی فرد و تاثیر آن بر جامعه و سازمان آشنا شدیم. مهارت­‌های نرم می‌­تواند تمامی چالش‌­های ایجاد شده در زندگی و شغل را رفع کند. حتی می­‌توان گفت تکمیل کننده مهارت سخت و فنی است. برای داشتن یک کسب وکار موفق یا برای رسیدن به رشد شخصی، شما نیازمند دو بال بسیار محکم و قوی هستید. این دو شامل مهارت­‌های نرم شما و دیگری مهارت‌­های سخت شما است. این دوبال در کنار یکدیگر برای صعود و اوج گرفتن شما به سمت قله­‌های موفقیت الزامی است.

مهارت‌های مرتبط با مدیریت زمان، نه تنها در سازمان و محیط کار، بلکه در حوزه‌های دیگر زندگی نیز بسیار کارآمد هستند. وقتی یاد بگیرید که به شکل روزانه، زمان سازمان‌تان را تحت مدیریت قرار دهید، روی اولویت‌های کلیدی زندگی نیز کنترل بیشتری خواهید داشت.

با توجه به افزایش رقابت‌های موجود در جامعه امروز، توجه به نقش مدیریت زمان در موفقیت سازمان‌ها، معیاری مهم و اساسی است. همان‌طور که افراد برای انجام فعالیت‌های روزانه خود نیاز به برنامه‌ریزی دارند، سازمان‌ها نیز برای تحقق اهداف خود نیازمند یک برنامه‌ی جامع و کاربردی هستند تا بازدهی بالایی داشته باشند. هرچه توجه و تمرکز یک سازمان نسبت به این برنامه‌ریزی‌ها بیشتر باشد، محقق شدن آرمان‌های آن سازمان سریع‌تر خواهد بود. بنابراین اصل مدیریت زمان جزو آن دسته از فاکتورهایی است که بسیار کمک‌کننده و ضروری است و نیاز به تمرکز زیادی دارد.

در نهایت باید گفت که یکی از ارزشمندترین داشته‌های هر انسانی وقت است که همه‌ی افراد به صورت اجتناب‌ناپذیر از آن برای پیشرفت کار و زندگی استفاده می‌کنند. پس بهتر است نقش مدیریت زمان در موفقیت سازمان‌ها را جدی بگیرید و برای جلوگیری از تلف شدن بیهوده آن، برنامه و هدف مشخصی را درنظر گرفت. مدیریت زمان این فرصت را در اختیار شما قرار می‌دهد تا علاوه بر افزایش پیشرفت شخصی در جهت تحقق بهره‌وری سازمانی نیز مؤثر باشید و در انجام امور مربوط به خود سریع‌تر عمل کنید.

۴. ایجاد انگیزه برای کارکنان

شادمانی در محیط کار تنها یک وضعیت ذهنی رویایی نیست. براساس مطالعات گوناگون انجام شده، شادی در محیط کار باعث ایجاد نتایج قابل توجهی می‌شود. افراد شاد تمایل به زندگی طولانی‌تری داشته، افرادی نوع‌دوست‌تر و حمایت‌کننده‌تری هستند. همانطور که شغل نقش کلیدی در زندگی بزرگسالان ایفا می‌کند، نداشتن شغل نیز می‌تواند شدیدا بر شادمانی فردی اثر مخرب داشته باشد.

اما یک نکته منفی هم وجود دارد: شادی در محیط کار می‌تواند چشم افراد را کور کند. مانند خودداری از کشمکش یا اینکه تنها جنبه‌های مثبت را دیدن. همچنین، انسان‌ها همیشه شاد یا نگران نیستند. شادمانی ناپایدار است. اشتباهی که بیشتر شرکت‌ها انجام می‌دهند این است که بر یک روی سکه تمرکز می‌کنند.

به‌نظر می‌رسد که سازمان‌ها، حالت ایده‌آلِ شادمانی (آنچه معمولا انسان‌ها فکر می‌کنند باعث شادی است) را ترویج می‌کنند. بدون اینکه درک کنند از نظر کارمندان آنها شادی حقیقتاً چه معنایی دارد. سازمان‌ها باید به این موضوع بیاندیشند که شادی در محیط کار برای کارمندان چگونه حاصل می‌شود. نه آنکه مروج صرف شادی در محیط کار باشند.

۵. افزایش ارتباط با کارکنان

۶. استفاده از داده‌ها

۷. استفاده از نرم‌افزار‌های ردیابی زمان

 

رشد و گسترش کسب‌وکار‌ها تا حد زیادی به توانایی مدیران در توسعه ایده‌ها و برنامه‌های استراتژیک بستگی دارد و این برنامه‌ها و ایده‌های کاربردی است که باعث افزایش بهره‌ وری و کارایی خواهد شد.

برخی از مدیران سازمان‌ها، برای اداره کسب‌وکار خود اهداف مشخص و استانداردی ندارند؛ در حالی که یکی از مهم‌ترین راهکار‌ها برای افزایش بهره وری سازمانی، تعیین اهداف واقع‌بینانه است.

اهداف سازمانی باید قابل‌ دستیابی، باورکردنی و مشخص باشند. مدیران باید دقیقا بدانند که دنبال چه چیزی هستند و زمانی را برای دستیابی به آن هدف مشخص کنند. پس از آن می‌توانند یک برنامه کاری برای دستیابی به اهداف شرکت تنظیم کنند.

 

اگر شما هم مدیریت یک شرکت و کسب و کار را به عهده دارید، باید در تعیین اهداف سازمانی به نکات زیر توجه داشته باشید:

  • اهداف خود را تعیین کنید و آگاهانه برای افزایش بهره وری کارکنان تصمیم بگیرید؛
  • یک سرپرست برای پشتیبانی و ارائه راه‌حل به سوالات و مشکلات کارکنان تعیین کنید؛
  • روند پیشرفت اهداف را به‌طور منظم پیگیری کنید.

 

برای افزایش انگیزه کارکنان خود :

  • گفتگوی حضوری
  • حمایت‌های عاطفی و احترام به کارکنان
  • توجه مدیران به کارکنانی که دچار اشتباه یا خطا شده‌اند
  • بررسی سالانه رفتار کارکنان و اهدای پاداش و افزایش حقوق برای کارکنان برتر

 

بهره وری زمانی افزایش می‌یابد که خروجی با سرعت بیشتری نسبت به ورودی‌ها افزایش یابد

۱. استفاده از تکنولوژی: اگر از تکنولوژی‌های روز مانند دستگاه‌های سیب‌چینی استفاده کنید، بهره وری کارگران شما چند برابر خواهد شد.

۲. ارتقای مهارت کارکنان: با ارتقای مهارت کارگران در هر کاری میزان بهره‌ وری آن‌ها افزایش خواهد یافت.

۳. آرایش مجدد تیم‌: با تغییر تیم کارگران یا تغییر مسئولیت آن‌ها بر اساس توانایی‌هایی که دارند، می‌توانید خروجی ساعتی را بهبود ببخشید.

۴. افزایش مقیاس عملیات: با گسترش تجارت خود از طریق بزرگ‌تر کردن باغ و همه منابع ورودی مانند تجهیزات، نیروی کار، ماشین‌آلات و.. می‌توانید بهره وری خود را افزایش دهید.

 

نحوه اندازه‌گیری بهره وری سازمان

۱. اندازه‌گیری سود

۲. اندازه‌گیری میزان کار انجام شده

۳. مدیریت زمان

۴. مقایسه زمان صرف‌شده با کالاهای تولید شده

۵. نظارت بر پیشرفت کارکنان

۶. رضایت مشتری