۱۳ راهکار افزایش بهره وری کارکنان در سازمان یا محیط کار

زمان تقریبی مطالعه: ۱۲ دقیقه

اگر شما هم مدیر یک سازمان هستید، حتما افزایش بهره وری کارکنان در محیط کار یکی از مهم‌ترین دغدغه‌های شماست. همه مدیران، حتی آنهایی که تازه کار هستند، دوست دارند تا کارایی و بهره‌وری تیم خود را افزایش دهند. در واقع هدف مدیران این است که با افزایش بهره وری کارکنان، از یک سو بهترین نتایج را به مشتریان و روسای خود ارائه دهند و از سوی دیگر به افراد تیم خود کمک کنند تا استعدادهایشان را پرورش دهند.

از طرفی بهره‌وری معیاری نیز هست که نشان می‌دهد چقدر در دستیابی به هر یک از این اهداف موفق هستید. مانند بسیاری از نمونه‌های رهبری موفق، بهره‌وری تیم شما هنگامی افزایش می‌یابد که اعضای تیم با الگو گرفتن از شما به عنوان یک فرد، به بهبود عملکرد خود روی بیاورند. ما در این نوشتار ۶ راهبرد استراتژیک را برای بهبود کارایی کارکنان به شما ارائه می‌کنیم و همچنین هفت روش ساده اما موثر را برای افزایش بهره‌وری فردی شما معرفی خواهیم کرد. با وبلاگ فراگستر همراه باشید.

بهره وری یعنی چه؟

پیش از اینکه به راهکارهای افزایش بهره وری بپردازیم، ابتدا باید بدانیم بهره وری چیست و تعریف مشخص و مشترکی از آن داشته باشیم. بهره وری (به انگلیسی Productivity) یکی از مفاهیم مربوط به علم اقتصاد است که به میزان خروجی و بازده تولید نسبت به منابعی که مورد استفاده قرار می‌گیرد (مانند نیروی کار، سرمایه یا هر منبع دیگری) اشاره می‌کند. بنابراین این واژه، که نخستین بار توسط یک اقتصاددان فرانسوی استفاده شد، به نسبت مصرف به تولید اشاره دارد.

در مفهوم سازمانی آن، بهره‌وری معیاری است که برای سنجش کارایی فعالیت‌های سازمان استفاده می‌شود. به عنوان مثال بهره وری فرآیند تولید در یک شرکت با اندازه‌گیری تعداد محصولات تولید شده نسبت به ساعات کار کارکنان محاسبه می‌شود. البته بهره وری در سازمان مختص به تولید کالا نیست و می تواند شامل خدمات و سایر فعالیت‌های سازمانی هم باشد.

نکته دیگری که باید بدانید این است که “بهره وری” متفاوت از “کارایی” است. بهره وری یعنی میزان تولید نسبت به ورودی و کارایی یعنی میزان بهینه بودن تولید. با وجود شباهت میان این ۲ مفهوم، تفاوت آنها با یکدیگر این است که کارایی از میزان هدررفت و کیفیت صحبت می‌کند، در حالی که بهره وری با میزان هدررفت کاری نداشته و فقط به حجم خروجی نگاه می‌کند.

چرا بهره وری کارکنان در سازمان اهمیت دارد؟

همه سازمان‌های موفق می‌دانند که میزان بهره‌وری هر یک از کارکنان چقدر اهمیت دارد و چه مقدار می‌تواند برای سازمان تولید ارزش کند. وقتی می‌گوییم “بهره‎‌وری کارکنان”، منظور این است که کارکنان شما از ساعات کار خود به نحو احسن برای انجام وظایف مهم و مرتبط استفاده می‌کنند که باعث افزایش درآمد سازمان می‌شود و در دستیابی به اهداف آن کمک می‌کند. وقتی کارکنان شما به این شکل بهره‌وری داشته باشند، کسب و کار شما از تمام ظرفیت منابع انسانی خود با حداقل هدررفت استفاده کرده است.

در هر کسب و کاری برای اینکه استخدام کارکنان منطقی به نظر برسد، لازم است تا میزان ارزشی که کارکنان برای سازمان تولید می‌کنند بیشتر از مقدار هزینه‌ای باشد که صرف پرداخت دستمزد آنان می‌شود. به این ترتیب، می‌توان گفت که استخدام کارکنان یک سرمایه‌گذاری است و انتظار می‌رود که مانند هر سرمایه‌گذاری، بازده ارزشمندی را برای شرکت داشته باشد. این تنها در صورتی می‌تواند اتفاق بیفتد که کارکنان بهره‌وری لازم را داشته باشند. بنابراین، اهمیت بهره‌وری در یک سازمان در نتیجه تفاوت بین کارمندی است که به شرکت سود می‌رساند و کارمندی که برای شرکت هزینه دارد.

۶ راهکار اساسی افزایش بهره وری کارکنان

در اینجا به ۶ راهبرد استراتژیک در این باره خواهیم پرداخت:

۱- اهداف واقع‌بینانه تعیین کنید

داشتن اهداف واقع‌بینانه یکی از مهم ترین شرایط دستیابی به موفقیت است. مدیران، تیم‌ها و حتی سازمان‌ها نیاز به اهدافی دارند که قابل درک و دست‌یافتنی باشد.

فقدان اهداف و برنامه‌هایی که به وضوح مشخص شده‌اند، یکی از عوامل اصلی شکست پروژه‌های کاری است.

اما اهداف واقع‌بینانه چگونه هستند؟ اهداف واقع‌بینانه، اهدافی هستند که واضح و قابل اندازه‌گیری بوده و امکان اجرای آنها ممکن و شدنی است. برای اینکه بدانید آیا اهداف شما واقع‌بینانه هستند یا خیر، باید سوالات زیر را از خود بپرسید:

• آیا با توجه به زمان، منابع و مهارت‌های مدیریت پروژه‌ای که در اختیار داریم، می‌توانیم به این اهداف برسیم؟ (آیا شدنی است؟)
• آیا دقیقا می‌دانیم باید چه کاری انجام دهیم؟ (آیا واضح است؟)
• آیا برای سنجش موفقیت خود در هر هدف، شاخص‌های قابل اندازه‌گیری داریم؟ (آیا قابل اندازه‌گیری است؟)

البته، اهدافی که برای تیم خود تعیین می‌کنید، قطعاً با اهداف فردی شما متفاوت خواهد بود. (به ویژه اگر شما فردی بلندپرواز باشید!). همچنین، فراموش نکنید که در طول برنامه‌ریزی برای پروژه، نظرات تیم خود را در مورد اهداف گروهی و فردی آنها در نظر بگیرید.

۲- بر پیشرفت کار نظارت داشته باشید

برای سنجش پیشرفت کار، هنگامی که پروژه خود را برنامه‌ریزی می‌کنید، شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) را نیز در قالب موارد ذیل تعریف کنید:

• بودجه
• زمان‌بندی‌های پروژه
• انتظارات کیفی

نظارت صحیح شما بر پیشرفت کار مستلزم این است که در طول اجرای پروژه، به طور منظم KPI‌ ها را بررسی کرده و پیشرفت‌ها را پیگیری کنید تا بتوانید مشکلات احتمالی را سریعاً برطرف کنید. داشتن یک ابزار گزارش‌دهی خوب می‌تواند در انجام این کار به شما بسیار کمک کند. در آخر، هنگامی که شاخص‌ها نشان دادند که تیم به هدف خود دست یافته است، جشن گرفتن این موفقیت را فراموش نکنید.

۳- جلسات ایستاده برگزار کنید

بله درست خواندید! وقتی واقعاً نیاز دارید که فوراً گروهی از افراد را برای بحث در مورد یک موضوع جمع کنید، می‌توانید آن را به صورت یک جلسه ایستاده برگزار کنید. جلسه ایستاده که “استندآپ” هم نامیده می‌شود، دقیقا همان چیزی است که به نظر می‌رسد: جلسه‌ای که همه در آن ایستاده اند.

اما حتماً می‌پرسید چرا ایستاده؟ مزیت یک جلسه ایستاده این است که احتمال اتلاف وقت را کاهش می‌دهد. اگر همه دور یک میز کنفرانس نشسته باشند، احتمال آن بیشتر است که درگیر صحبت‌های حاشیه‌ای شوند یا از بیش از حد نیاز بحث را طولانی کنند. اما در یک جلسه ایستاده، همه افراد می‌دانند که جلسه قرار است مختصر باشد و بنابراین از صحبت‌ها و موضوعات اضافی خودداری می‌کنند.

۴- یک محیط کاری سالم ایجاد کنید

یک محیط کاری سالم به اشکال مختلفی به بالابردن بهره وری کارمندان شما کمک می‌کند. به عنوان مثال هنگامی که اعضای تیم شما خوشحال باشند، احتمال آن بیشتر است که خلاقانه فکر کنند، ریسک‌های حساب شده انجام دهند، از همکاران خود حمایت کنند و در محل کار منظم‌تر باشند.

۵- از ابزارهای مناسب برای افزایش بهره وری کارمندان استفاده کنید

هر چقدر هم که اعضای تیم شما خوشحال، متعهد یا ماهر باشند، داشتن ابزارهای خوب می‌تواند به آنها کمک بسیاری کند. ابزارهای مدیریت پروژه در سال‌‌های گذشته پیشرفت‌های زیادی داشته‌اند که می‌توانند برای شما مفید باشند. نرم‌افزارهای مدیریت پروژه خوب، با داشتن “تابلوهای کانبان” و ابزارهای کار گروهی، به پروژه شما نظم داده و منجر به افزایش بهره وری تیم می‌شوند.

۶- تجربیاتتان را با تیم خود به اشتراک بگذارید

چرا تجربیات خوبتان را برای خود نگه می‌دارید؟ با به اشتراک گذاشتن نکته‌هایی که به بهره‌وری بالا کمک می‌کنند، تیم خود را آموزش دهید. همچنین می‌توانید از ترفندهایی که به گیمیفیکیشن (بازی گونه کردن) کار منجر می‌شوند، به عنوان یکی از راه های بهبود کارایی کارکنان استفاده کنید. برای مثال یک مسابقه بگذارید تا ببینید چه کسی می‌تواند بیشترین مدت زمان را بدون چک کردن گوشی هوشمند خود، کار کند!

اکنون که با روش‌های بالا بردن کارایی کارکنان آشنا شدید، بیایید نگاهی به آندسته از راهکارهای افزایش بهره وری بیندازیم که باعث بهبود عملکرد شخص شما در محل کار می‌شود.

چطور بهره‌وری خودمان را در محیط کار افزایش دهیم؟

۷- یاد بگیرید اولویت‌بندی کنید

اکثر افراد به این دلیل به عنوان مدیر پروژه انتخاب می‌شوند که در به انجام رسانیدن کارها مهارت دارند و پس از تبدیل شدن به مدیر پروژه از آنها انتظار می‌رود کارهای بیشتری را در همان مدت زمان سابق انجام دهند. اما چطور می‌توان به این سطح از بهره‌وری دست یافت؟ اولین راه این است که تصمیم بگیرید ابتدا کدام کار را انجام دهید؟ یک ابزار ساده برای اولویت‌بندی کارها ماتریس آیزنهاور است.

ماتریس آیزنهاور که به عنوان “ماتریس مهم-فوری” نیز شناخته می‌شود، به شما کمک می‌کند تا وظایف را بر اساس میزان فوریت و اهمیت آنها اولویت‌بندی کنید.

در این ماتریس وظایف به یکی از چهار دسته زیر تقسیم می‌شوند:

• فوری و مهم
• فوری نیست، اما مهم است
• مهم نیست، اما فوری است
• نه فوری و نه مهم

بهترین راه استفاده از ماتریس آیزنهاور، ترسیم آن به شکل یک نمودار ساده است. توصیه می‌شود که ماتریس آیزنهاور را به بخشی عادی از روال کاری خود تبدیل کنید و به اجرای آن و بینشی که به شما می‌دهد، پایبند باشید.

۸- برنامه‌ریزی روزانه خود را هوشمندانه انجام دهید

برخی از افراد صبح‌ها سرشار از انرژی هستند، اما برخی برای اینکه مغزشان به طور کامل کار کند به سپری شدن یک ساعت زمان و یک فنجان قهوه نیاز دارند. برای اینکه برنامه روزانه خود را هوشمندانه انجام دهید، ببینید در کدام زمان‌ها پربازده‌ترین بوده‌اید و سخت‌ترین کارهای روزانه خود را برای آن زمان‌ها برنامه‌ریزی کنید. بر عکس، در ساعت‌هایی که کم‌ترین بازدهی را دارید، می‌توانید به کارهایی که آسان‌تر هستند، بپردازید. برای مثال اگر همیشه بعد از صرف نهار خواب‌آلوده هستید، می‌توانید از آن زمان برای بررسی ایمیل‌ها یا سرزدن به سایر همکارانتان استفاده کنید.

۹- وظایف غیرضروری را واگذار کنید

یکی از مهم‌ترین چالش‌های مدیریت پروژه درک این مساله است که شما نمی‌توانید همه کارها را به تنهایی انجام دهید. شاید قبل از اینکه مدیر پروژه شوید، کارها را به راحتی به پایان می‌رساندید، اما اکنون مسئولیت شما دو چندان است. پس اگر کارها در حال انباشته شدن هستند، مشخص کنید که کدام وظایف باید توسط شما انجام شوند و سایر وظایفی را که اشخاص دیگر می‌توانند انجام دهند به آنها واگذار کنید.

۱۰- مواردی را که باعث حواس‌پرتی شما می‌شوند حذف کنید

ما در دنیایی پر از چیزهایی که باعث حواس‌پرتی ما می‌شوند، زندگی می‌کنیم و چه متوجه باشیم یا نه، این حواس پرتی‌ها بهره‌وری ما را از بین می‌برند. بنابراین اعلان‌های ایمیل خود را خاموش کنید، تلفن خود را روی حالت بی‌صدا قرار دهید و یک علامت “لطفا وارد نشوید” را روی درب اتاق کارتان آویزان کنید.

اگر تمرکز کردن در دفتر کارتان واقعا برای شما غیرممکن است، هر روز وقت خود را در جاهای دیگر سپری کنید، چه کافی‌شاپ نزدیک به محل کارتان، یک اتاق کنفرانس بلااستفاده در شرکت و یا اتاق سرایدار باشد!

۱۱- از انجام چندکار به صورت همزمان پرهیز کنید

امکان افزایش بهره‌وری با انجام چند کار به صورت همزمان، خیالی بیش نیست! تحقیقات علمی نشان داده است که انجام چند کار به صورت همزمان، تنها جابجایی سریع بین وظایف است و هر بار که به کار دیگری می‌پردازیم، مقدار زیادی وقت و انرژی صرف این جابجایی می‌کنیم. بنابراین به جای انجام ۲ (یا چند) کار به طور همزمان، با کمک ابزارهای مدیریت کارها، لیست کارهای خود را یک به یک انجام دهید و تا زمانی که یکی از آنها تکمیل نشده است، به کار خود ادامه ندهید.

۱۲- بین کار وقفه‌هایی کوتاه برای استراحت قرار دهید

در حالی که قرار دادن وقت تنفس در ساعات کاری ممکن است زیانبخش به نظر برسد، مطالعات نشان می‌دهد که استراحت می‌تواند بهره‌وری را افزایش دهد. استراحت برای سلامت جسمی و ذهنی شما نیز مفید است و می‌تواند به شما برای انجام امور جاری، انرژی دوباره بدهد. برای این کار می‎‌توانید قدم بزنید، قهوه بخورید، گیاهان محل کار خود را آبیاری کنید و سپس با انرژی دوباره به انجام کارهایتان برگردید. این روش برای بالا بردن کارایی کارکنان نیز موثر است.

۱۳- جلسات کمتری داشته باشید

برگزاری جلسات برای مدیریت یک پروژه ضروری است و برخی از مدیران اصولاً جلسات را دوست دارند. با این حال، برقراری جلسات زیاد می‌تواند زمانی که برای انجام پروژه در اختیار دارید، از بین ببرد. به علاوه، جلسات کاری اغلب خیلی طولانی و از موضوع خارج می‌شوند و به پاسخ‌هایی هم که نیاز داریم منجر نمی‌شوند.

راه حل این مشکل ساده است. قبل از برنامه‌ریزی جلسات خود یا پذیرفتن جلسات پیشنهادی، از خود بپرسید که آیا اهداف این جلسات با ارسال یک ایمیل ساده یا با تماس تلفنی محقق می‌شود یا خیر؟ شما باید تمام تلاش خود را برای اجتناب از جلسات غیر ضروری انجام دهید.

چگونه کارهای بیشتری را در زمان کمتر انجام دهید؟

عوامل موثر در افزایش بهره وری در سازمان را می‌توان بر مبنای فردی یا گروهی بودن اقدامات آن تعریف کرد. به عنوان مثال تعیین هدف، اولویت‌بندی و مدیریت برنامه‌های شخصی، برخی از مهارت‌های مدیریت پروژه هستند که هر فردی در تیم شما می‌تواند به تنهایی آنها را بیاموزد و اجرا کند.

از سوی دیگر، به عنوان مدیر پروژه، شما این توانایی را دارید که ابزارهای دیگری را برای بهره‌‎وری در اختیار تیم خود قرار بدهید؛ مانند برگزاری جلسات به موقع، تابلوهای کانبان، هدف‌گذاری و نظارت موثر، نرم افزار مدیریت پروژه خوب و یک محیط کار سالم.

چه شما در حال مدیریت اولین پروژه خود یا هزارمین آن باشید، داشتن یک نرم‌افزار مدیریت پروژه آنلاین می‌تواند در بکارگیری این روش‌ها به شما کمک کند و باعث افزایش بهره وری نیروی انسانی در سازمان شما شود.

کلام آخر

در این مقاله با اهمیت روش‌های افزایش بهره وری در سازمان آشنا شدید. شما می‌توانید با استفاده از این استراتژی‌ها و بکارگیری نرم‌افزارهای مدیریت پروژه، بهره‌وری سازمان خود را به شکل محسوسی بهبود ببخشید و با افزایش بهره وری کارکنان، قابلیت‌های رقابتی خود را افزایش دهید.

سوالات متداول مشتریان

۱- بهره وری یعنی چه؟

بهره وری یا Productivity به میزان خروجی تولید نسبت به منابع مورد استفاده مانند نیروی کار و سرمایه اشاره می‌کند و در سطح سازمانی، معیاری برای سنجش کارایی فعالیت‌های سازمان است.

۲- چرا بهره وری کارکنان اهمیت دارد؟

زیرا استخدام نیروی انسانی هزینه‌بر است و کارکنانی که بهره وری پایینی دارند به سازمان ضرر می‌رسانند. در مقابل، کارکنانی که بهره وری بالایی دارند، درآمد کل سازمان افزایش می‌کند.

۳- راهکارهای افزایش بهره وری کارکنان چیست؟

برخی از راه‌های افزایش بهره وری کارکنان عبارتند از: تعیین اهداف واقع‌بینانه، نظارت بر کارها، برگزاری جلسات ایستاده، ایجاد محیط کاری سالم، استفاده از ابزارهای مدیریت پروژه.