وجود مشغله‌‌های فراوان اداری، کنترل خط تولید، تیم فروش و تبلیغات از جمله دلایل بی‌نظمی و آشفتگی در سازمان است. مدیران موفق تلاش می‌کنند با استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت زمان در سازمان، از فشارکاری وارد بر مجموعه بکاهند. چنین سیستم‌هایی کمک می‌کند تا عوامل بی‌نظمی و اتلاف وقت در سازمان را شناسایی کرده و با رفع آن بهره‌وری سازمان خود را افزایش دهید. در این مقاله ابتدا به اهمیت مدیریت زمان و راهکارهای اجرایی آن می‌پردازیم و سپس یک ابزار برای مدیریت زمان معرفی می‌کنیم.

اهمیت مدیرت زمان در سازمان  و دلایل آن

وقتی با بعضی مدیران کسب‌وکارها صحبت می‌کنیم ادعا می‌کنند که زمان کافی برای انجام هیچ فعالیتی ندارند. این دسته از مدیران اغلب آرزو می‌کنند زمان روزانه بیش از ۲۴ می‌بود تا بتوانند کارهای بیشتری انجام دهند. اما اهل فن و تجربه می‌گویند همه این شکایات به عدم مدیریت صحیح زمان بر می‌گردد. به فرآیند برنامه‌ریزی و اولویت‌بندی فعالیت‌ها بر حسب زمان موجود مدیریت زمان می‌گویند. مدیریت زمان به افراد و کسب‌وکارها کمک می‌کند تا موثر و هوشمندانه از زمان خود استفاده کنند. در این صورت نیاز به کار سخت و افزایش منابع انسانی و مالی نیست. با هنر مدیریت زمان در سازمان می‌توانید در موقعیت‌های استرس‌زا و فشار کاری بالا فعالیت‌های بیشتر و درست‌تری انجام دهید. توجه دارید که عدم رعایت اصول مدیریت زمان به اثربخشی فعالیت‌های اجرایی کسب‎‌وکار شما صدمه می‌زند و خود اضطراب خلق می‌کند.

نقش مدیریت زمان در سازمان

شرکت‌ها اغلب زمان خود را با آخرین مهلت تحویل پروژه تنظیم می‌کنند. مدیریت زمان به مدیران سازمان کمک می‌کند تا در زمان مقرر مراحل تکمیل پروژه را به اتمام رسانند. هنر کنترل بر زمان علاوه بر کاهش اضطراب ناشی از دیرکرد کارها، فشار کاری کارمندان را نیز بیشتر می‌کند. در این صورت علاوه بر از دست‌دادن زمان، خلاقیت و دقت کارمندان شما نیز به خطر می‌افتد. مدیریت زمان با توجه به زمان اختصاصی پروژه فعالیت‌های مربوط به هر فرد را مشخص کرده و به روال اجرایی نظم می‌بخشد. دیگر مزایای به کارگیری مدیریت زمان در کسب‌ وکارها را در ادامه بیان می‌کنیم.

اولویت‌بندی فعالیت‌ها

اولویت‌بندی صحیح و دقیق کارها از جمله نتایج مدیریت زمان است. کارکنان باید بدانند در زمان مشخص، کدام کار را باید انجام دهند و چه میزان زمان برای اجرای آن زمان دارند. اگر وظیفه کارمند برای هر موقعیت زمانی مشخص نباشد، در جایی توان و تمرکز خود را هزینه می‌کند که ضرورت چندانی ندارد. در عوض برای کارهایی با اولویت بالاتر خسته است و نشاط لازم برای عملیاتی‌کردن وظایفش را ندارد. در این صورت کارمندان با اینکه کار می‌کنند، بهره‌وری لازم را ندارند و کیفیت کارشان به‌تدریج افت می‌کند. با استفاده از یک برنامه‌ریزی مناسب، که مدیریت زمان به ارمغان می‌آورد، اولویت اجرا با کارهای مهم و فوری است. بعد از آن نوبت به کارهایی با درجه اولویت پایین‌تر می‌رسد و این ترتیب تا تکمیل مراحل پروژه ادامه دارد. علاوه بر این، مدیریت زمان مهلت لازم برای انجام هر فعالیت را نیز مشخص می‌کند. بنابراین کارکنان می‌دانند که باید کار را تا تاریخ مشخصی تحویل دهند و در سرعت انجام کار ترتیب اثر می‌دهند.

افزایش کارآمدی و اعتبار کارکنان با مدیریت زمان در سازمان

وقتی برنامه کاری کارکنان با هنر مدیریت زمان مشخص شود، دیگر انجام کارها با تاخیر همراه نخواهد شد. همچنین توجه مستمر به زمان باقی‌مانده تا تاریخ تحویل پروژه کارکنان را موظف می‌کند تا سریعتر مشکلات مرحله فعلی را رفع کرده و برای اجرای مرحله بعدی اقدام کنند. این کار همکاری و تعامل میان کارکنان را افزایش داده و توانایی آنها را ارزیابی می‌کند.

برنامه‌ریزی اصولی و حرفه‌ای

مدیریت زمان درست به مدیران کسب‌وکار کمک می‌کند تا کارکنان خود را مسیر شغلی درست هدایت کنند. برای کارکنان و ارتقای حرفه‌ای و شغلی آنان برنامه‌ریزی کنند و استعدادهای آنان را به کار بگیرند. مدیریت زمان تاخیر در انجام تکالیف را کاهش می‌دهد و رشد و توسعه روزافزون کسب‌وکار را به همراه دارد. در چنین بستری به‌راحتی قادر خواهید بود کارکنان غیرمتعهد را از چرخه کاری کنار بگذارید و به سایر کارکنان فرصت رشد بیشتری دهید.

افزایش بهره‌وری کارکنان

مدیریت زمان در کسب وکار، تصویر شما را نسبت به کارکنان و کسب‌وکارتان تغییر می‌دهد. به این صورت که متوجه می‌شوید شما کارکنان ضعیفی نداشته‌اید. بلکه تمام چیزی که لازم داشته‌اید یک برنامه‌ریزی درست و دقیق شغلی بوده است. مدیریت زمان باعث می‌شود تا موانع موجود بر سر اداره موفق کسب‌وکار خود را شناسایی کنید و در جهت رفع آنها اقدام کنید. در این صورت قادر خواهید بود وظایف بیهوده و غیرضروری که وقت زیادی را از کارکنان شما تلف می‌کنند را ترک کنید.

مهارت های لازم برای  مدیریت زمان در سازمان

مدیریت زمان بر خلاف ذهنیت معمول، چندان امر سخت و پیچیده‌ای نیست. مدیران سازمان‌ها با آگاهی از اصول و تلاش برای پیاده‌سازی مدیریت زمان به‌راحتی می‌توانند این مهارت را در کسب‌وکار خود به کار بگیرند. در این قسمت مراحل پیاده‌سازی مدیریت زمان در سازمان را به شما آموزش می‌دهیم.

برنامه‌ریزی کنید

برنامه‌ریزی و مدیریت زمان دو بال برای رسیدن به موفقیت هستند. یک شرکت تنها زمانی قادر به تحقق اهدافش خواهد بود که برای اجرای فعالیت‌هایش برنامه‌ریزی کند. برنامه‌ریزی به‌معنای پیروی از یک برنامه سنگین و دشوار نیست. بلکه منظور از برنامه‌ریزی، اشراف‌داشتن به موقعیت کسب‌وکار و دید تیزبینانه به آینده آن است. برنامه‌ریزی کمک می‌کند تا بدانید در چه زمانی باید چه کاری را انجام دهید. استفاده از برنامه‌های مدیریت پروژه فرصتی هوشمندانه برای برنامه‌ریزی کسب‌وکار است.

کارها را اولویت‌بندی کنید

در یک زمان نمی‌توان چندین کار آن هم با همان کیفیت سابق انجام داد. باید فعالیت‌ها را برحسب ضرورت و نزدیکی موعد تحویل کار، اولویت‌بندی کرد. همچنین برای اولویت‌بندی صحیح می‌توانید از نتایج آسیب‌زای تاخیر در انجام هر فعالیت کمک بگیرید.

از انجام چندین فعالیت به‌صورت همزمان بپرهیزید

افرادی که چندین کار را به‌صورت همزمان انجام می‌دهند در آخر متوجه خواهند شد که هیچ یک را به‌درستی به پایان نرسانده‌اند. بهترین نوع برنامه ریزی و مدیریت زمان در سازمان به‌گونه ایست که کارکنان در هر زمان تنها مشغول به اجرای یکی از وظایف باشند و زمان لازم برای آن را داشته باشند. می‌توانید برنامه‌ریزی مربوط به هر گروه را به اعضای آن گروه بسپارید تا برحسب اولویت کارها، برای اجرای آن زمان بگذارند. به این ترتیب کارکنان تمرکز لازم برای اجرای وظایف دارند و بهره‌وری شغلی آنها افزایش می‌یابد.

حواس‌پرتی‌های محیطی را کاهش دهید

حتی‌الامکان مقرراتی در محیط کار وضع کنید تا حداقل اتلاف وقت را داشته باشید. زمان پرداختن به شبکه‌های اجتماعی و تماس‌ها را کنترل کنید. اختصاص بیش از ۳ ساعت به فعالیت‌های مجازی، تمرکز کارکنان شما را از بین می‌برد. تلاش کنید تا عوامل حواس‌پرتی یا اتلاف وقت در سازمان خود را شناسایی کنید و آن را به کمترین حد ممکن برسانید. البته همزمان باید در نظر داشته باشید که زمان کافی برای استراحت و فراغت کارکنان در نظر بگیرید.

چرا نرم افزار اتوماسیون به فرایند مدیریت زمان در سازمان کمک می‌کند

قابلیت‌های نرم افزار اتوماسیون اداری به‌نحوی است تا حتی‌الامکان از انجام کارهای زمانبر و دستی بکاهد. بدین ترتیب بخش زیادی از فعالیت‌های سازمان بدون نیاز به دخالت نیروی انسانی و به صورت اتوماتیک انجام می‌شود. در ادامه این مطلب با بررسی دقیق فرآبندهای سازمانی درباره نقش نرم افزار اتوماسیون اداری در بهبود و تغییر فرآیندها صحبت می‌کنیم.

ساده سازی فرایند های سازمان

در روال فرآیندهای اداری، فعالیت‌های تکراری و روزمره بسیاری وجود دارد که اولویت چندانی ندارند اما باید انجام شوند. اعمالی مانند نظم‌دهی به اسناد و پرونده‌‌ها و طراحی گزارشات از جمله این فعالیت‌های زمانبر است. با استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری قادر خواهید بود به‌جای تمرکز بر روی فرآیندهای تکراری برای اجرای فعالیت‌های سودآورتر اقدام کنید. بنابراین بخش بزرگی از مراحل پیچیده توسط این سیستم به سادگی کنار گذاشته می‌شود و یا تسریع می‌شود.

استفاده از ارتباطات درون سازمانی نیز به کارکنان فرصت می‌دهد تا با دردسر کمتری انتقال فایل‌ها و داده‌ها را انجام دهند. از دیگر مزایای ساده‌سازی فرایندهای سازمانی، بهینه‌سازی هزینه‌های تولید و ارائه خدمات است. چرا که مراحل جزئی عملیات اجرایی حذف شده و کارها با سهولت بیشتری انجام می‌شود.

بهبود عملکرد و افزایش بازدهی

استفاده از سیستم اتوماسیون اداری صرفه‌جویی در زمان و هزینه‌های تامین منابع را به همراه دارد. که این همان هدف مدیریت زمان در کسب وکار است. علاوه بر آن به دلیل تقسیم‌بندی کارها بین کارکنان، نیاز به تشریفات معمول اداری کمتر شده و سازمان‌دهی با قوت بیشتری انجام می‌شود. نظارت بر اجرای وظایف کارکنان و جریان کار سازمان، بازدهی عملیاتی پروژه را افزایش می‎دهد و رضایت کارکنان را به همراه دارد. نرم افزار اتوماسیون اداری با ساختاری طراحی شده است تا تمامی فرآیندهای مرسوم اداری از مکاتبات گرفته تا نظم یکپارچه اطلاعات را مدیریت کند.

مدیریت زمان در کسب وکار با حذف رفتارهای نا کارآمد

از جمله فعالیت‌های پرهزینه و زمانبر سازمان‌ها رسیدگی به نامه‌های اداری است. با اینکه بسیاری از بخش‌های اداری به‌صورت مکانیزه مدیریت می‌شوند هنوز هم هستند شرکت‌هایی که برای مکاتبات خود از برگه‌های کاغذ استفاده می‌کنند. با استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری دیگر نیازی به پیگیری مکاتبات اداری از طریق پست نیست. بلکه به‌سادگی می‌توان از فضای تحت وب بهره‌مند شد و سرعت و دقت ارتباطات سازمانی را افزایش داد.

تعیین اهداف قابل اندازه گیری برای مدیریت زمان در سازمان

برای سنجش میزان نزدیکی به اهداف برنامه‌ریزی شده نیاز است از شاخص‌هایی برای ارزیابی نتایج موجود استفاده کرد. اهدافی مانند تکمیل مراحل پروژه‌ای خاص، افزایش سودآوری تا مقدار معین و یا جذب مشتریان، باید قابل‌ اندازه‌گیری بوده و عددی برای آنان مشخص شود.

استاندارد سازی فرایند تصمیم‌گیری

دسترسی به اطلاعات درست و به‌موقع برای تصمیم‌گیری صحیح لازم است. یک مدیر بدون داشتن اطلاعات دقیق از کسب‌وکار خود نمی‌تواند برای رسیدن به اهداف برنامه‌ریزی کند. بنابراین نیاز است فرصتی و بودجه‌ای برای شناسایی نقاط تماس و پرسونای مشتریان در نظر گرفته شود. در نهایت با استفاده از اطلاعات به‌هنگام می‌توان تصمیم‌گیری‌های مهم درون‌سازمانی و برون‌سازمانی را انجام داد.

موفقیت در اجرای مدیریت زمان در کسب وکار با ابزارهای فناوری

با استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری می‌توان هنر مدیریت زمان در سازمان‌ها به‌نحو حرفه‌ای و استاندارد اجرا کرد. اگر شما هم می‌خواهید اتلاف زمان در کسب‌وکار خود را به حداقل برسانید و بهره‌وری سازمان خود را افزایش دهید، هم اکنون برای تهیه یک نرم افزار اتوماسیون اداری اقدام کنید.