روشهای تجزیه و تحلیل شغل-4

فصل چهارم: روشهای تجزیه و تحلیل شغل

اهداف رفتاری :

• ۱٫ تعریف تجزیه و تحلیل شغل
• ۲. شناسایی روشهای تجزیه و تحلیل شغل
•  ٣. تحلیل مزایای روش مصاحبه در تجزیه و تحلیل شغل
•  ۴. تشریح روش پرسشنامه در تجزیه و تحلیل شغل
•  ۵. آشنایی با طراحی پرسشنامه شغلی
•  ۶ مقایسه نظریه سنتی و تعمیم پذیری
•  ۷. پرسشنامه طراحی شغل چند روشی
•  ۸ توصیف روش تجزیه و تحلیل شغل ترکیبی
• ۹٫ تشریح نیمرخ شایستگی یا نمای شغل
• ۱۰. بیان پرسشنامه تحلیل شغل فلیشمن
•  ۱۱. تحلیل پرسشنامه مقیاس مشترک
•  ۱۲. تشریح پرسشنامه تحلیل پست

مقدمه

نیل به اهداف و تحقق راهبردهای سازمان از عهده یک فرد به تنهایی خارج است و با بین واحدها تقسیم شود. اهداف واحدها هم به صورت ریزتر در می آیند تا یک فرد بتواند آنها را انجام دهد. بنابراین، تحلیل مشاغل در سازمان، بخش مهمی از وظایف مدیریت منابع انسان محسوب شده و عبارت است از فرایندی که از طریق آن ماهیت و ویژگیهای هریک از مشاغل در سازمان بررسی و اطلاعات کافی درباره آنها جمع آوری و ارائه می شود.

با تحلیل شغل مشخص می شود که هر شغل چه وظایفی را در بر می گیرد و برای انجام شایسته آن چه مهارتها، قابلیتها و توانایی هایی لازم است.

تجزیه و تحلیل شغل به مدیران کمک می کند که بتوانند مهارتهای مورد نیاز برای انجام موفقیت آمیز شغل توسط کارکنان و سطوح هر یک از این مهارتها را تعیین کنند.

این امر به ویژه در زمان استخدام و آموزش افراد مناسب برای مشاغل مناسب کاربرد بیشتری خواهد داشت. فقط مدیران نیستند که از نتایج تجزیه و تحلیل شغل نفع می برند. تجزیه و تحلیل شغل برای کارکنان نیز تصویر شفافی از مهارتهای مورد نیاز برای انجام موفقیت آمیز شغلی که متصدی آن یا در جستجوی آنند و سطوح هر یک از این مهارتها را مشخص می کند.

در فرایند تجزیه و تحلیل شغل، وظایف شغل مشخص می شود و پس از آن مهارتهای مورد نیاز برای انجام آن وظایف تعیین می شود.

تجزیه و تحلیل شغل اغلب فعالیتهایی چون انجام بررسی های لازم توسط تحلیلگر شغل، مصاحبه با متصدیان شغل، دریافت دیدگاه های سرپرستان و تهیه فرم شرح شغل را در برمی گیرد.

این امر مستلزم سرمایه گذاری هایی است که میزان آن به تعداد شاغلان مصاحبه شونده، پیچیدگی شغل، تعداد مهارتهای تحلیل شده و توزیع جغرافیایی مکان سازمان، بستگی دارد. روندهای امروزی منجر به آن شده است که بتوان فرایند تجزیه و تحلیل شغل را با سرعت بیشتری انجام داد. فناوری اطلاعات نظیر اینترنت امکان تحلیل سریعتر و کارامدتر مشاغل را فراهم ساخته است.

تجزیه و تحلیل شغل با این امر که شغل در وضعیت کنونی چگونه انجام می شود در ارتباط است، اما محیط در حال تغییر امروزی روز به روز تجزیه و تحلیل شغل را دشوار می سازد.

بنابراین به منظور سرعت بخشیدن به فرایند تجزیه و تحلیل شغل و به روز نگاه داشتن اطلاعات حاصل از آن، بهتر است از تجزیه و تحلیل شغل مبتنی بر شبکه استفاده شود.

اطلاعات حاصل از تجزیه و تحلیل شغل از اهمیت بسزایی برخوردار است زیرا فرض بر آن است که از این اطلاعات می توان برای سایر زیرسیستم های منابع انسانی نظیر استخدام، انتخاب، آموزش و ارزیابی عملکرد استفاده کرد.

اما امروزه با توجه به محیط داخلی و خارجی که به سرعت در حال تغییر، این احتمال وجود دارد که مشاغل در آینده تغییر یابند. اطلاعات حاصل از تجزیه و تحلیل شغل زمانی می تواند به عنوان مبنایی برای سایر زیرسیستمهای منابع انسانی در نظر گرفته شود که مشاغل دارای ثبات باشند. وظایف مشخص، دانشها، مهارتها و تواناییهای لازم برای انجام شغل، در رابطه با مشاغل کنونی هستند. بنابراین ایستا در نظر گرفتن ماهیت مشاغل، با توسعه منابع انسانی در آینده در تناقض است. با توجه به پیشرفت فناوری اطلاعات و ارتباطات و نیاز به اتخاذ رویکرد راهبردی جدیدتر و جهانی شدن، احتمال اینکه بسیاری از مشاغل ثابت بمانند، کاهش می یابد

ابه طور کلی هدف از تجزیه و تحلیل شغل پاسخ به یک سری سؤال  ها پیرامون شغل و مشخص کردن انتظارات از شغل است؛ سؤالهایی نظیر موارد زیر:

• . چرا این شغل وجود دارد (ارائه دلایلی مبنی بر ضرورت وجود شغل) و چگونه به انجام می رسد؟
• • چه فعالیتهای ذهنی و جسمی باید توسط شاغل انجام پذیرد؟
• • صلاحیتهای مورد نیاز برای انجام موفقیت آمیز شغل چیست؟
• . شغل در چه زمان و مکانی انجام می گیرد؟
• • شرایطی که در آن شغل انجام می شود چگونه است؟ (شرایطی نظیر نور، درجه حرارت، صدا، دود و غبار و مواردی از این قبیل).
• . چه اقداماتی منجر به عملکرد موفقیت آمیز می شود؟
•  حال سؤال مهم حاضر این است که چه زمانی نیاز به تجزیه و تحلیل شغل است؟ یا به عبارت دقیق تر سازمانها چه زمانی اقدام به تجزیه و تحلیل شغل کنند؟ برای این سؤال چندین پاسخ قابل طرح است که برخی از مهمترین آنان بدین شرح است:
• . زمانی که سازمان تازه تأسیس شده و آغاز به فعالیت می کند؛ . زمانی که مشاغل جدیدی به سازمان اضافه می شوند؛
•  زمانی که روشهای جدید (مانند تغییرات فناوری و تغییرات ساختاری و فرایندی، استانداردها و غیره) تغییرات شگرفی در چگونگی انجام مشاغل ایجاد می کنند
• . زمانی که مدت زمان زیادی از آخرین دوره تجزیه و تحلیل شغل گذشته است .
•  زمانی که نارضایتی کارکنان از محتوای شغل یا شرایط انجام کار افزایش یابد.
• . زمانی که کارکنان با سابقه ای که شغل به دلیل تواناییهای شخصی آنان تعریف شده، با شاغلان جدید و تازه کار جایگزین می شوند.

تجزیه و تحلیل شغل

برانیک و لوین (۲۰۰۲) تجزیه و تحلیل شغل را به عنوان فرایندی نظام مند که به واسطه آن ماهیت شغل مشخص می شود، تعریف کرده اند یکی از اقدامات اصلی منابع انسانی، تحلیل وظایفی است که برای تولید محصولات (کالاها و خدمات لازم است. وظایفی که مرتبط به هم هستند، به یک شغل تبدیل می شود؛ یعنی شغل مجموعه ای از وظایف مرتبط به هم است. همانطور که در فصل اول گفته شد، برای مثال در یک مدرسه معلمی یک شغل محسوب می شود و پستهای معلمی زیادی وجود دارد که توسط معلمان اشغال می شود.

یکی از الگوهای تحلیل جریان کار، الگوی سیستمی (داده، فرایند، ستاده) است. جریان کار به ساختار سازمانی مرتبط است. در داخل سازمان واحدها و افراد باید برای نیل به اهداف و تولید خروجی با هم همکاری کنند.

ساختار سازمانی باید تلاشهای همه افراد و واحدها را برای تولید خروجی های مطلوب به طور کارا هدایت کند؛ از اینرو مشاغل مشابه باید به صورت یک واحد سازمانی در آیند. طراحی ساختار سازمانی ممکن است بر اساس وظیفه، محصول یا مشتری باشد.

مسأله بسیار مهم در طراحی جریان کار این است که ساختار سازمانی به عنوان یک تصویر کلی در ذهن طراح باشد و تعامل بین راهبرد، ساختار و جریان شود. این راهبرد، ساختار و جریان کار رعایت تجزیه و تحلیل شغل در واقع زیربنای سایر اقدامات منابع انسانی است. بازطراحی برنامه ریزی منابع انسانی، کارمندیابی، انتخاب، آموزش، ارزیابی عملکرد، جامعه پذیری، برنامه ریزی مسیر حرفه ای و توسعه شغلی و ارزشیابی مشاغل بر اساس تحلیل شغل انجام می شوند.

در تجزیه و تحلیل شغل، جنبه های قانونی – حقوقی نیز مهم است و برخی از قوانین همچون فرصت شغلی برابر، حمایت از معلولان و قانون پرداخت منصفانه باید در نظر گرفته شوند.

تجزیه و تحلیل شغل باید وضعیت فعلی انجام شغل را گزارش کند و نه آن چنان که در گذشته انجام می شده یا باید در آینده انجام شود و یا در سازمانهای مشابه انجام میشود. مراحل تجزیه و تحلیل شغل در شکل ۴-۱ آمده است.

در مرحله اول کل سازمان بررسی می شود تا معلوم شود که مشاغل فعلی با اهداف کلی آن همسویی دارد یا خیر. بدین منظور نمودار کلی سازمان ترسیم و ساختار واحدها و مشاغل مختلف و ارتباط آنها با یکدیگر تحلیل می شود. در مرحله دوم با استفاده از روشهای مختلف تجزیه و تحلیل شغل، اطلاعات لازم درباره هر شغل جمع آوری می شود. در مرحله سوم با استفاده از اطلاعات به دست آمده شرح شغل تنظیم می شود. در مرحله چهارم بر اساس ویژگیهای شغل، شرایط احراز تنظیم می شود. در مرحله پنجم با استفاده از اطلاعاتی که طی مراحل چهارگانه به دست آمده است باز طراحی شغل انجام می شود. منظور از بازطراحی این است که بر اساس رویکرد طراحی شغل مدنظر مدیران، شغل باز طراحی شود.

تجزیه و تحلیل شغل، کاری تخصصی است و باید توسط کارشناسان ماهر و آموزش دیده انجام شود. برای جمع آوری اطلاعات درباره شغل از متخصصان و صاحب نظران، سرپرستان، متصدیان یا ترکیبی از اینها استفاده می شود.

صرف نظر از اینکه از چه کسانی اطلاعات جمع آوری شود، جمع آوری کننده باید حرفه ای باشد. پردازش، طبقه بندی و نتیجه گیری از اطلاعات باید توسط افراد متخصص و مجرب انجام شود. این کار نباید به عهده پایین ترین رده سازمانی و افراد غیر حرفه ای گذارده شود. تجزیه و تحلیل شغل یکی از وظایف واحد منابع انسانی است و باید کارشناسان مستقلی در سازمان برای آن گمارده شود. سازمانهایی که گاهی به تجزیه و تحلیل مشاغل می پردازند و تقبل هزینه تخصیص واحدی جداگانه به این منظور برایشان مقدور نیست، بهتر است از خدمات متخصصان و تحلیلگران خارج از سازمان استفاده کنند.

فناوری اطلاعات و تجزیه و تحلیل شغل

در سالهای اخیر، استفاده از اینترنت در حوزه منابع انسانی، توسط کارشناسان اجرایی مورد پذیرش قرار گرفته و در مبانی نظری این حوزه، توجه ویژه ای نسبت به آن صورت می پذیرد . استفاده از اینترنت به عنوان ابزاری برای استخدام با اعلام پستهای خالی مورد نیاز در وب سایت شرکتها غربال و انتخاب کارکنان ,و همچنین آموزشهای مبتنی بر رایانه و پیمایشهای سازمانی در حال گسترش است. در سالهای اخیر، استفاده از روشهای آنلاین برای پیمایش، از جمله پیمایشهای مرتبط با تجزیه و تحلیل شغل توجه ویژه ای را به خود جلب کرده است و بیشتر سازمانها برای جمع آوری چنین داده هایی از اینترنت یا اینترانت استفاده می کنند  یکی از سایت هایی که برای ارائه اطلاعات آنلاین درباره مشاغل طراحی شده است، شبکه اطلاعات شغلی أنت است . هر چند با استفاده از شبکه أنت می توان به اطلاعات مورد نیاز برای تجزیه و تحلیل شغل (نظیر وظایف، دانشها، مهارتها، تواناییها و سای ویژگیها) دست یافت، اما بسیاری از سازمانها، هنوز برای تجزیه و تحلیل شغل از مصاحبه های رودرو با افراد یا کمیته های تخصصی استفاده می کنند .

روشهای کنونی تجزیه و تحلیل شغل که مبتنی بر مشاهده و مصاحبه های رودررو هستند، به دلیل زمان و هزینه ای که بر سازمانها و متصدیان شغل تحمیل می کنند، مورد انتقاد هستند . پویاییهای فعلی محیط کسب و کار که در نتیجه رقابت روزافزون، جهانی شدن، تغییرات سریع فناوری، و گسترش تیمهای کاری ایجاد شده اند، محیطی را به وجود آورده اند که در آن روشهای سنتی تجزیه و تحلیل شغل پاسخگو نیست. روشهای سنتی تجزیه و تحلیل شغل، چه از لحاظ جمع آوری داده های اولیه و چه از نظر به روز سازی، غیر منعطف و کند هستند. بنابراین، اطلاعات روشهای سنتی تجزیه و تحلیل شغل، به سادگی و سریعا با تغییرات کار و سازمان منطبق نمی شود.

اینگونه روشها، مستلزم آن است که مصاحبه هایی با متصدیان شغل که معرف کل باشند(معمولا آگاه ترین شاغل یک شغل)، صورت پذیرد. که البته این نمونه ها، باید معرف قومیتها، پستها و جنسیت های گوناگون و نظیر آنها باشد. | روشهای سنتی تجزیه و تحلیل شغل، ممکن است شغل محور باشند، یعنی کانون توجه آنها جمع آوری اطلاعاتی باشد که با وظایفی که توسط شاغل انجام می شوند و رفتارهایی که درگیر آن می شود، مرتبط اند و یا امکان دارد شاغل محور باشند و بر ویژگیهایی که شاغل برای انجام شغل نیاز دارد، نظیر دانشها، مهارتها و تواناییها تمرکز کنند.

برخی کارشناسان از ترکیبی از این دو روش استفاده می کنند و هم اطلاعات مربوط به وظیفه و هم دانشها، مهارتها و تواناییها را در نظر می گیرند. گرچه این امر هزینه و زمان تجزیه و تحلیل شغل را افزایش می دهد ولی اطلاعات کاملتری در اختیار قرار میدهد.

با توجه به نقاط ضعف روشهای سنتی تجزیه و تحلیل شغل، امروزه روشی مه بود که به نیازهای سازمانی پاسخگو باشد، در جمع آوری و به روز سازی داده ها به نحو کارآمدتر، پویاتر و منعطف تری عمل کند و امکان جمع آوری داده های مختلف را فراهم آورد. به  نظر می رسد به کارگیری رویکردی که مبتنی بر شبکه و استفاده از رایانه باشد، شرایط فوق را مهیا سازد

حساسیت های تجزیه و تحلیل شغل

تجزیه و تحلیل شغل فرایندی نظام یافته برای کسب اطلاعات دقیق شغلی جهت تصمیم گیری بهتر مدیریت است. هر عنصری از این تعریف، حائز اهمیت است؛ برای مثال فرایند نظام مند بدین معناست که تحلیل شغل به نحو دقیقی برای تحقق اهداف خاصی برنامه ریزی شده است. فرایند نظام مند به نحوی پیاده می شود که همکاری کارکنان را تضمین کند و روشهایی از تجزیه و تحلیل شغل به کار گرفته می شود که در حوزه مدیریت منابع انسانی مورد پذیرش قرار گرفته باشند. واژه “دقیق” نشان دهنده آن است که کسب اطلاعات، با دقت صورت پذیرفته است. گاهی اوقات زمانی که تجزیه و تحلیل شغل به روش مناسبی انجام نشود، منجر به اطلاعات غی ردقیق و ناقص خواهد شد.

واژه “دقیق همچنین بدین معناست که اطلاعات کسب شده هدفی را که تجزیه و تحلیل شغل به دنبال آن است، برآورده سازد. در نهایت اینکه تجزیه و تحلیل شغل اطلاعات بسیار مهمی در اختیار قرار می دهد که می تواند در تصمیم گیری به مدیران کمک کند.

هدف از تجزیه و تحلیل شغل، استخراج اطلاعات مرتبط با انواع گوناگون مشاغل است. برای تجزیه تحلیل شغل دو مرحله باید طی شوند:

۱) شواهد مرتبط با ماهیت شغل جمع آوری و ثبت شوند؛

۲) اطلاعات ثبت شده، غربال و مطالب مرتبط انتخاب گردند.

به این منظور لازم است اعتماد، اطمینان و همکاری کسانی که اطلاعات از آنها جمع آوری می شود جلب شود. معمولا افراد با بدبینی به تحلیلگر شغل نگاه می کنند زیرا می دانند بررسی هایی که از جانب او انجام می شود، به عنوان مبنایی برای ارزشیابی شغل مد نظر قرار می گیرد.

حتی گاهی اوقات به تحلیلگر شغل به چشم دشمن نگاه می شود زیرا گزارشهایی که توسط او تهیه می شود، می تواند منجر به از دست رفتن جایگاه شخصی برخی افراد، کاهش حقوق و تنزل جایگاه شغلی شود. ارتباطات مناسب در این زمینه می تواند راهگشا باشد.

توانایی تشخیص اطلاعات مهم از غیر مهم مرتبط با شغل در طی تجزیه و تحلیل مشاغل و پس از آن، از اهمیت بسیاری برخوردار است. باید به تمایزهای معنادار میان مشاغل توجه شود و تمامی اطلاعات مرتبط با شغل که برای ایجاد تصویری جامع از هر واحد شغلی خاص ضروری اند، جمع آوری شوند. هیچ قانون مسلمی در این زمینه نمی تواند بکار گرفته شود و کاملا به قضاوت تحلیلگر وابسته خواهد بود.

خطری که در این زمینه وجود دارد آن است که اطلاعاتی بیشتر از آنچه که واقعا لازم است جمع آوری شود و تحلیلگر را با سردرگمی مواجه سازد. به طور کلی خطر مذکور بیش از جمع آوری بدون دقت اطلاعات و ارائه تصویری ناقص و سطحی از شغل متداول است.

در فرایند تحلیل، هر مورد کم اهمیتی باید سریعا کنار گذاشته شود. برای ایجاد چهار چوبی که تحلیلها و اطلاعات کسب شده بر اساس آن ساختاردهی شوند، بهتر است شغل از دو نقطه نظر مورد توجه قرار گیرد:

1. . از نقطه نظر وظایف و مسئولیتهای مرتبط با شغل؛
2. . با توجه به مهارتها و ویژگیهای فردی لازم برای انجام موفقیت آمیز شغل.

فعالیتهایی که توسط فرد در شغل انجام می شود و ویژگیهای فردی مورد نیاز برای انجام شغل که با خود به همراه می آورد، ابعاد مهمی برای تصمیم گیری درباره ارزش نسبی شغل را در اختیار قرار میدهد.

تعصب و جانبداری در فرایند تحلیل شغل، به ندرت مورد بررسی قرار گرفته است. یک عامل که می تواند بر ادراک تحلیلگر شغل تأثیر گذارد میزان علاقه شاغل به کارش است.

این بدان معناست که تحلیلگران می توانند در تنظیم شرح شغل ها تحت تأثیر این امر قرار گیرند که آیا شاغل به کار خود علاقمند است یا خیر. از لحاظ نظری، میزان علاقه فرد به شغل خود نباید بر شرح شغلی که توسط تحلیلگر تنظیم می شود تأثیر بگذارد. با این وجود، برخی پژوهشها حاکی از آنند که چنین امری ممکن است رخ دهد.

نادیده گرفته شدن ویژگیهای شخصیتی در تجزیه و تحلیل شغل، پژوهشگران را بران داشته است که برای کسب درکی جامع از الزامات شغلی، در کنار ابزارهای سنتی تجزیه و تحلیل شغل، از ابزارهای مبتنی بر شخصیت نیز استفاده کنند.

گامهای اصلی انجام تجزیه و تحلیل شغل

گامهای اساسی انجام تجزیه و تحلیل شغل را می توان به صورت زیر خلاصه کرد:

۱٫وظایف تشکیل دهنده یک شغل را شناسایی و تفکیک کنید: برخی مشاغل امکان دارد متشکل از چندین وظیفه اصلی و فرعی باشند. زمانی که وجه اشتراک کافی میان برخی وظایف وجود داشته باشد، گروه بندی برخی از این وظایف می تواند مفید واقع شده و پیچیدگی تحلیل را کاهش دهد.

٢. نحوه انجام وظایف را مورد بررسی قرار دهید: برای مثال، مهارتهای لازم برای انجام شغل، ترتیب وظایف و این امر که آیا وظایف باید توسط یک فرد یا با همکاری و تلاش افراد یک گروه انجام شوند را مشخص کنید.

٣. حوزه های اصلی مسئولیت را تعیین کنید: مسئولیتهای اصلی شغل، چه آنهایی که از قاعده معینی پیروی می کنند و چه آنهایی که گاه و بیگاه انجام می شوند را مشخص کنید. این مسئولیتها را بر اساس درجه دشواری، فراوانی و اهمیتی که در شغل دارند، درجه بندی کنید. .

۴. شرایط کاری غالب را با توجه به جنبه های فیزیکی، اجتماعی و مالی شغل ذکر کنید: محیط فیزیکی، دما، سر و صدا، آلودگی، خطر یا تسهیلات اداری مناسب را در برمی گیرد. محیط اجتماعی با کار تیمی، نوبت کاری یا کار انفرادی مرتبط است. شرایط مالی با سیستم پرداخت، حقوق پایه، پاداش، مزایا و نظیر آن در وضعیت کنونی سازمان سر و کار دارد. .

۵. الزامات فردی که شاغل باید از آنها برخوردار باشد را مشخص کنید: این الزامات شغلی می توانند در قالب پنج معیار طبقه بندی شوند. معیار اول، به الزامات فیزیکی نظیر قوای عضلانی، مشاغل دفتری، حمل و نقل، ساعات کاری، وضع ظاهری، بردباری، قدرت بیان و نظیر آن مرتبط است. معیار دوم، به الزامات فکری نظیر توانایی محاسباتی یا کلامی باز می گردد. معیار سوم، به مهارتهایی مانند هر نوع مهارت خاص فیزیکی- حرکتی یا مهارتهای اجتماعی مرتبط است. معیار چهارم، در رابطه با تجربه مورد نیاز برای شغل است. برخی مشاغل نیازمند میزان قابل توجهی تجربه حرفه ای و سطوح بالای مسئولیت، کنترل و تصمیم گیری در کارهای قبلی هستند. آخرین معیار به شخصیت اشاره دارد که با مسائلی نظیر توانایی کار از طریق سایر افراد، رهبری و انگیزه بخشی به دیگران، کار با دیگران بدون اعمال نظارت تنگاتنگ و برخورداری از سطح معینی از برونگرایی یا نوعی از حالات شخصی جهت دست و پنجه نرم کردن با رویه های کند و راکد مرتبط است

تجزیه و تحلیل شغل محور و شاغل محور

تجزیه و تحلیل شغل به معنای تعیین وظایف شغلی و یا ویژگیهای شاغل یک شغل معین است؛ بنابراین می توان روش تجزیه و تحلیل شغل را در دو نوع شغل محور و شاغل محور طبقه بندی کرد. روشهای شغل محور، وظایف متعددی که در یک شغل انجام می گیرند را توصیف می کنند؛ در حالی که روشهای شاغل محور رفتارهایی که در انجام فعالیتهای شغلی مورد نیازند، را شامل می شوند.

هر دوی این روشها امکان استخراج دانشها، مهارتها و تواناییهای لازم برای انجام کار را فراهم می سازند و اطلاعات مرتبط با شغل و تواناییهای مورد نیاز برای انجام فعالیتهای معین شغلی شامل تنظیم صحیح دانشها، مهارتها و تواناییهای لازم برای انجام شغل، بر عملکرد شغلی کارکنان تأثیر خواهد گذاشت.

در تجزیه و تحلیل شغل محور، تحلیلگر وظایف و مسئولیتهای یک شغل را بررسی می کند. در تجزیه و تحلیل شاغل محور، تحلیلگر بر جمع آوری اطلاعات مرتبط با دانشها، مهارتها و تواناییهای لازم برای انجام شغل تمرکز می کند. پیمایشی که توسط فلیشمن در حوزه تجزیه و تحلیل شغل انجام شده است مثالی از به کارگیری روش تجزیه و تحلیل شاغل محور است.

روش تجزیه و تحلیل مبتنی بر شخصیت نیز نمونه ای از تجزیه و تحلیل شاغل محور است که برای شناسایی ویژگیهای شخصیتی مهم در انجام شغل مورد استفاده قرار می گیرد.

دلایل متعددی برای استفاده از تجزیه و تحلیل شغل مبتنی بر شخصیت وجود دارد. برای مثال، استفاده از پرسشنامه شخصیت یکی از رایج ترین روشها در انتخا است . با در نظر گرفتن این امر که نتایج حاصل از تجزیه و تحلیل شغل، بخش لاینفک یک سیستم انتخاب پرسنلی به حساب می آید، خردمندانه ای به حساب می آید، خردمندانه است که سازمانها ویژگیهای شخصیتی را نیز در تجزیه و تحلیلهای مرتبط با شغل بگنجانند. دلیل دیگر برای استفاده از تجزیه و تحلیل شغل مبتنی بر شخصیت آن است که این روش بر احتمال اینکه مهمترین ویژگیهای شخصیتی در فرایند انتخاب شناسایی و اندازه گیری شوند، می افزاید.

آرنسون (۱۹۸۸) از چک لیستی با عنوان پرسشنامه ویژگیهای کارکنان برای شناسایی ویژگیهای شخصیتی مهم برای انجام شغل استفاده کرده است. نتایج حاصل از این پرسشنامه به طرز موفقیت آمیزی منجر به شناسایی مقیاسهای شخصیتی با بالاترین اعتبار مربوط به معیار شد. علاوه بر آن، پروفایل هایی که در این خصوص توسط سرپرستان و متصدیان ایجاد شد، مشابه هم بود؛ اما با پروفایل هایی که توسط ارزیابان بی تجربه ایجاد شده بود، متفاوت بود. این امر نشان می دهد تجزیه و تحلیل شغل مبتنی بر شخصیت نیز همانند پرسشنامه ویژگیهای کارکنان، می تواند ویژگیهای مهمی از شخصیت را آشکار سازد که تحلیلگرانی که با شغل آشنایی چندانی ندارند نمی توانند آنها را تشخیص دهند.

البته مطالعات بسیاری حاکی از آنند که افراد زمانی که ویژگیهای لازم برای عملکرد موفقیت آمیز در یک شغل را شرح می دهند دچار خطای خوش خدمتی می شوند. یعنی امکان آن زیاد است که افراد ویژگیهای شخصی خود را برای انجام موفقیت آمیز شغل، لازم تلقی کنند .

دانینگ، لنبرگر و شرمن؟ (۱۹۹۵) بیان کرده اند که احتمال وقوع خطای خوش خدمتی در کارکنانی که اعتماد به نفس پایین تری دارند بیشتر است. از سوی دیگر، پرسشنامه تحلیل پست McCormick , Jeanneret and) (1972 ,Mecham به جای وظایف، بر رفتارهای عمومی شاغل تمرکز می کند. این رویکرد شاغل محور است و اطلاعاتی درباره آورده های شاغل به سازمان، فرایندهای ذهنی، ستاده های کاری و روابط با سایرین را در برمی گیرد. روشهای شاغل محور ابزار استاندارد شده ای فراهم می کنند که می تواند برای جمع آوری داده های کمی مرتبط با طیف وسیعی از مشاغل مورد استفاده قرار گیرد و اطلاعات مفیدی برای تدوین تخصص های کارکنان در اختیار قرار دهد . همچنین اینگونه روشها از مفیدترین روش هایی هستند که تا امروز برای توصیف شغل مطرح شده اند و امکان مقایسه معنادار میان مشاغلی را که از لحاظ سطوح وظایف نامشابه هستند فراهم می آورد یکی از رویکردهای شغل محور در تجزیه و تحلیل شغل، رویکرد کارکردی است

در این رویکرد ستاده های مشخص شغل ارزیابی می شود، وظایف شغلی بر حسب یکسری عبارات توصیف کننده وظیفه (برای مثال اینکه کار توسط چه کسی انجام میشود، چه فعالیت هایی صورت می پذیرند، نتایج کار، ابزار و تجهیزات مورد استفاده و دستورالعمل هایی که از آنها پیروی می شود، کدامند) مشخص می شوند، میزان ارتباط میان شاغل و سایر افراد و اطلاعات تعیین می شود و همچنین سایر صلاحیتها و تخصصهای مورد نیاز برای انجام شغل بررسی می شوند.

مهمترین اشکال این روش آن است که با توجه به ماهیت در حال تغییر مشاغل، استفاده چندانی ندارد. در عالم واقع، از ترکیبی از این دو روش استفاده می شود.

روشهای تجزیه و تحلیل شغل

تجزیه و تحلیل کارکردی شغل رایج ترین روش برای تجزیه و تحلیل است. اولسون، افاین، میرز و جنینگز (۱۹۸۱) بحث کرده اند که اولین قدم برای تجزیه و تحلیل شغل بررسی اهداف و مقاصد شغلی است که باید انجام شود. پس از آن، این اهداف باید به وظایف و مسئولیتهای خردتری شکسته شوند. از طریق چنین فرایندی، چیستی و چگونگی انجام کار توسط فرد مشخص خواهد شد. سپس باید وظایف و مسئولیتهای خاص تر شغل مکتوب شوند تا بتوان از نتایج تحلیل شغل در شرایط مختلف پیش رو استفاده کرد.

تحلیل شغل به روش هایی همچون مشاهده، پرسشنامه و مصاحبه انجام می گیرد و اطلاعات از متصدی شغل و سرپرست وی گرفته می شود. اگر شغل برای اولین بار ایجاد می شود باید اطلاعات را از ایجاد کنندگان شغل گرفت.

یکی از مسائل مهم در زمینه طراحی شغل آن است که معمولا طراحی شغل بالا به پایین است و به وسیله مدیران ایجاد می شود. در این میان نمی توان نقش شغل سازی را نادیده گرفت که پایین به بالا است و به تغییرات فعال کارکنان برای شکل دهی شغل شان اشاره دارد. شغل سازی نوعی رفتار فوق فعال از طرف کارکنان است که در سازمان ها بسیار متداول است .

در این میان استقلال و قدرت کارمند یکی از عوامل اصلی برای ایجاد فرصت هایی در راستای شغل سازی است. یکی از راه های مدیریت اثربخشی این پدیده آن است که مدیران شرایط و فرصت های شغل سازی را به طور شفاف فراهم سازند تا در جلسه ای مدیر و کارکنان در این زمینه همفکری کنند.

معمولا برای جمع آوری اطلاعات درباره شغل، از ۵ روش استفاده می شود: ۱٫ مشاهده؛ ۲. مصاحبه؛ ٣. ثبت جریان کار؛ ۴. گروه کانونی و نشست متخصصان و ۵. پرسشنامه تحلیل شغل

ا. مشاهده

مشاهده مستقیم جریان کار روشی است که می توان برای تحلیل مشاغل نسبتا ساده، یکنواخت و تکراری از آن استفاده کرد. تحلیلگر، انجام کار به وسیله شاغلان کار را زیر نظر می گیرد و روش انجام دادن آن را شرح می دهد. مشاهده گر عنوان می کند که چه فعالیتی چگونه و به چه روشی انجام می گیرد، چه مدت زمانی صرف انجام آن می شود، شرایط کار چیست و از چه تجهیزاتی استفاده میشود. این روش برای مطالعه مشاغل پیچیده همچون محقق، وکیل و مهندسی نرم افزار به دلیل اینکه زمان مشاهده باید طولانی باشد، مناسب نیست.

در این گونه موارد، با روش مشاهده مستقیم، برداشتی کلی از شغل به دست می آید و سپس، از سایر روشهای تحلیل، ماهیت آن به طور دقیق تری شناسایی می شود. ترکیب روش مشاهده با سایر روشهای تحلیل شغل، اطلاعات مفیدتری در پی خواهد داشت. تحلیل شغل از طریق مشاهده مستقیم، امری تخصصی است و باید افرادی را به این منظور آموزش داد تا بدانند باید در جست و جوی چه باشند و چه چیزهایی را یادداشت کنند. به منظور سهولت کار، می توان فرم های استانداردی تهیه کرد تا اطلاعات لازم، مه درباره شغل به دست آید. لازم به ذکر است که مشاهده گر باید دقت داشته باشد که حضورام در محیط کار، در روال عادی کار تأثیر نگذارد وگرنه اطلاعات به دست آمده ممکن است واقعی و معتبر نبوده و شکل نمایشی به خود بگیرد.

۲. مصاحبه

مصاحبه متداول ترین شیوه جمع آوری اطلاعات درباره مشاغل است. در ارتباط مستقیمی مسائلی آشکار می شوند که معمولا در روش های دیگر به دست نمی آید ولی باید جو اعتماد را در مصاحبه ایجاد کرد که به سؤالها جواب نادرست ندهد.

مصاحبه به دو روش «آزاد» یا «بسته» با کسانی انجام می شود که درباره شغل اطلاعات مفیدی دارند نظیر متصدی شغل و سرپرستان. در مصاحبه آزاد، چهارچوب مشخص و از پیش تعیین شده ای وجود ندارد و جو مصاحبه میان مصاحبه کننده و مصاحبه شونده مسیر و شکل آن را تعیین می کند. در مصاحبه آزاد اصولا سؤالهایی از قبل تهیه نمی شود یا تعداد سؤالها محدود و بسیار کم است.

سؤالها به صورت کلی مطرح می گردد و به مصاحبه شونده اجازه داده می شود موارد مهم را ارائه دهد. مصاحبه کننده با اهمیت دادن به نظرات مصاحبه شونده و خودداری از دخالت و نصیحت، اعتماد وی را موقع مصاحبه جلب می کند و این حس را در وی به وجود می آورد که می تواند مسائل خود را آزادانه و با صراحت بیان کند.

مصاحبه بسته کاملا مشخص و سؤالها از قبل تعیین شده اند و مصاحبه گر بر اساس فهرست هر یک از سؤالها را به ترتیب مطرح می کند. رعایت ترتیب منظم در طرح سؤالها یکی از مهم ترین مزایای مصاحبه بسته به شمار می آید؛ زیرا هنگامی که سؤالها با مطالعه تنظیم نشده باشد، می توان مطمئن بود که همه جنبه های شغل در نظر گرفته شده و اطلاعات ضروری به دست خواهد آمد.

همچنین وقتی در مصاحبه از سال های یکسان استفاده می شود می توان اطلاعات به دست آمده از منابع متفاوت درباره شغل را با یکدیگر مقایسه کرد.

– مصاحبه شوندگان ممکن است این مصاحبه ها را بهانه ای برای ارزیابی عملکرد بدانند و با سوءظن به آن نگاه کنند. در چنین شرایطی، اطلاعات درستی درباره شغل به دست نمی آید؛ زیرا فرد اطلاعاتی را ارائه می دهد که فکر می کند به نفع او خواهد بود و از دادن اطلاعاتی که به ضررش باشد، خودداری می کند.

از میان کارکنان باید کسانی را برای مصاحبه انتخاب کرد که بیشترین دانش و اطلاعات را درباره شغل داشته باشند و بتوانند به طور دقیق وظایف، مسئولیت ها و ویژگیهای شغل را تشریح کنند. برای مصاحبه منظم و سازمان یافته باید از فرمهای استاندارد و سؤالهای از قبل تعیین شده استفاده کرد. استفاده از فرم های استاندارد و سؤالهای یکسان سبب می شود که در هیچ مصاحبه ای سؤالهای مهم و اصلی از قلم نیفتد و امکان مقایسه اطلاعات به وجود آید. اما باید دقت کرد که پاسخ دهنده در صورت تمایل، نظرات خود را ابراز کند. بعد از خاتمه مصاحبه، اطلاعات به دست آمده باید مرور شود و صحت آن تأیید شود. این کار از طریق ارتباط با سرپرست مستقیم مصاحبه شونده انجام می گیرد. سؤالها باید بسیار ساده تنظیم شوند که مصاحبه شونده سؤال را به طور کامل درک کند. نمونه هایی از سؤالهایی که در مصاحبه تحلیل شغل مطرح می شود عبارت اند از:

• ۱- وظایف اصلی و مهم شما در این شغل چیست؟
•  ٢. این شغل به چه تحصیلات، تجربه ها و مهارتهایی نیاز دارد؟
•  ٣. در چه فعالیت هایی نقش دارید و نقش شما در این فعالیتها چیست؟
•  ۴. مسئولیتهای شغل شما چیست و در مقابل چه چیزهایی پاسخگو هستید؟
•  ۵. معیارها و استانداردهای سنجش کار شما چیست؟
• ۶ کار شما به چه نوع کوششهای جسمی نیاز دارد؟
• ۷. کار شما به چه نوع تلاشها و تواناییهای فکری و احساسی نیاز دارد؟
•  ۸. محیط و شرایط کاری شما چگونه است؟
• ۹٫ وضعیت بهداشتی و ایمنی محیط کار شما چگونه است؟
•  ۱۰. آیا در محیط کار در معرض خطرات قرار دارید؟

 ٣. ثبت جریان کار (وقایع)

در این روش از متصدی شغل خواسته می شود که همه فعالیتهایی را که در طول روز انجام می دهد، یادداشت کند. ثبت جریان کار بهترین روش برای کسب اطلاعات دست اول درباره چگونگی انجام کار است، زیرا کار به وسیله انجام دهنده آن و آن گونه که انجام می گیرد توصیف می شود. ثبت فعالیتهای روزانه، کاری دشوار و وقت گیر است و باید برای مدتی طولانی ادامه یابد تا همه وظایف شغل ثبت شود. از اینرو بسیار هزینه بر و زمان بر است.

فن وقایع حساس تلاشی است که به منظور شناسایی جنبه های مهمتر یا قابل توجهت رفتار شغلی صورت می پذیرد. از این فن در ابتدا به عنوان یک حک ل رتبه بندی برای ارزیابی عملکرد استفاده شد اما قابلیتهای این روش موجب شد که در سایر فعالیتها نظیر تجزیه و تحلیل شغل و برای اهدافی چون ارزشیابی شغل مورد استفاده قرار گیرد.

از این روش می توان به نحو مؤثری برای مشاغل چند وظیفه ای به عنوان ابزاری برای اولویت بندی عناصر شغلی استفاده کرد. روش ثبت وقایع روزانه به معنای آن است که خود فرد شرحی از فعالیتهای روزانه خود که در مدت زمان معینی انجام می شوند و زمانی که برای هر یک از آنها صرف می شود را یادداشت کرده و در قالب فرمهایی تنظیم کند. این روش می تواند برای متصدی شغل خسته کننده و دشوار باشد و احتمال سوء استفاده و تقلب در این روش زیاد است

در این روش، رویدادهایی عنوان بحرانی را به خود اختصاص می دهند که دارای چهار ویژگی زیر باشند

• ۱٫ خاص بودن؛
•  ۲. تمرکز بر رفتارهای قابل مشاهده در هنگام انجام شغل (قابل مشاهده بودن)؛
•  ٣. توصیف واضح موقعیتی که رفتار در آن انجام گرفته (شفاف و قابل تعریف بودن زمینه رویداد)؛
• ۴. تبیین توالی و تقدم و تأخر رفتارهای شغلی (وجود نظم در توالی رفتارها).

بر مبنای این اصول، در این روش تا حد ممکن فعالیتهای خارجی و قابل مشاهده ثبت می شوند و تلاش بر این است که واقعه شغلی تا حد ممکن دقیق به تصویر کشیده شود به طوری که هیچ عمل یا رفتاری از قلم نیفتد.

بنابراین خروجیهای این روش به طور کاملا واضح بیان می کنند که شاغل در مواجه با یک موقعیت مشخص چه اقداماتی انجام میدهد.

نکته مهم در رابطه با این روش کاربرد آن در موارد و مشاغل خاص است؛ چرا که همان گونه که بیان شد، این روش یک روش عمومی تجزیه و تحلیل شغل محسوب نمی شود.

این روش برای مشاغل خاص و حیاتی (مانند. خلبانی) مفید است. در این نوع مشاغل، تمرکز روی یک سری وقایع و رفتارهای حیاتی است که نتایج بسیار مهمی را به همراه دارد، به همین دلیل این روش سعی در ارائه فهرستی از ابعاد شغلی و وقایع بحرانی در این نوع مشاعل را دارد.

مزیت این روش ایجاد مجموعه ای غنی از جزئیات مهارتهای شغلی و عیب اصلی آن هزینه و زمان بالا جهت شناسایی و ثبت وقایع شغلی حساس و تناسب با مشاغلی که بیشتر نمود فیزیکی و عینی دارند، می باشد.

۴. گروه کانونی

در گروه کانونی با همه کسانی که دارای مشاغل یکسانی در سازمان هستند یا گروهی از متخصصان امر یا سرپرستان به طور همزمان مصاحبه می شود. اطلاعاتی که از گروه کانونی کسب می شود، دقیق تر و کامل تر از مصاحبه انفرادی است. باید مراقب بود که وقتی متصدیان مشاغل به عنوان یک گروه در جلسه جمع می شوند، هنجارهای گروه موجب محافظه کاری نشده و اثربخشی و سودمندی این روش را کاهش ندهد.

۵٫ پرسشنامه

پرسشنامه، کم هزینه ترین روش جمع آوری اطلاعات است که با استفاده از آن می توان در زمان کوتاهی، اطلاعات زیادی به دست آورد. بنابراین، پرسشنامه در شرایطی که باید اطلاعات زیادی را در زمانی کوتاه و با هزینه ای کم به دست آورد، مناسب است. اما پاسخ دهنده ممکن است به تمام سؤال ها پاسخ ندهد یا پاسخ درست ندهد.

تحلیل مشاغل ممکن است برای شناخت مشاغل فعلی یا مشاغل آتی سازمان باشد. برای تحلیل مشاغل فعلی، پرسشنامه به متصدی آن شغل داده می شود تا به سؤال های آن پاسخ دهد. سپس فرم تکمیل شده به سرپرست مستقیم و بعد از تأیید وی به کارشناس تحلیل شغل داده می شود. برای تحلیل مشاغل جدید پرسشنامه به سرپرست آینده متصدیان این مشاغل در سازمان داده می شود.

نکته مهمی که در طراحی پرسشنامه باید به آن توجه داشت این است که بهتر است سؤال ها ترکیبی از سؤال های جزئی، دقیق، کلی و عمومی باشد. باید دقت داشت که تعداد سؤال ها کم باشد و حوصله افراد را از بین نبرد، برای پاسخگو روشن باشد که از جواب ها چه استفاده ای خواهد شد، همچنین سؤال ها ساده و قابل فهم باشد و به هیچ عنوان از لغات پیچیده استفاده نشود. نمونه ای از پرسشنامه تحلیل شغل در جدول ۴-۱ آمده است.

تاریخ     نام سازمان    عنوان شغل    پایه و مرتبه شغلی       نام واحد           نام سرپرست     محل کار .

این شغل به چه توانایی های جسمی و فکری و احساسی نیاز دارد؟

تحصیلات مورد نیاز، تجربه قبلی، دوره های آموزشی و گواهینامه هایی لازم برای انجام وظایف چیست؟

•  • وظایف اصلی شغل خود را شرح دهید:
• وظایف فرعی و کم اهمیت تر شغل خود را شرح دهید:
•  انجام این وظایف به چه تدابیر، خلاقیت با ابتکاری نیاز دارد؟
•  چه مسئولیتهای در این شغل دارید؟
• از چه ابزارها و تجهیزاتی برای انجام کار استفاده می کنید، چگونه؟
•  چه کارهایی را با مشارکت و همکاری دیگران انجام میدهید؟ (لطفا نام ببرید)
• برنامه ریزی چه اموری را برعهده دارید و در برنامه ریزی چه کارهایی مشارکت می نمایید؟ (توضیح دهید)
•  این شغل باید به چه کسی گزارش دهد؟
• نتایج اقدامات خود را به مسئولان بالاتر چگونه منعکس می کنید؟ (توضیح دهید)
• برای انجام وظایف و مسئولیتهای محوله از چه اختیاراتی برخوردارید؟ (توضیح دهید)
• برای انجام کارها از چه استانداردها، مقررات و دستورالعمل هایی استفاده می نمایید؟ (لطفا نام ببرید)
•  در تهیه و تنظیم چه دستورالعملها، مقررات و استانداردهایی مسئولیت و یا مشارکت دارید؟ (ذکر کنید)
•  برای انجام وظایف محوله (به طور روزمره با چه مشکلاتی مواجه می شوید که ملزم به ارائه راه حل هستید؟
• شرایط غیرعادی کار و محیط کار و حوادث غیرمترقبه شغل مورد تصدی را ذکر نمایید.
•  آیا وظایفی را در این شغل انجام میدهید که به نظر شما غیر ضروری است؟ نام ببرید.
•  این شغل با چه کسانی خارج از سازمان در تعامل است؟
• • وظایف روزانه شغل چیست؟
• وظایف دوره ای (هفتگی، ماهیانه، فصلی) شغل چیست؟
•  آیا وظایف نامنظم و غیر دوره ای نیز در این شغل پیش می آید؟ (نام ببرید) .
•  این شغل چقدر نیاز به مسافرت دارد؟ .
•  در این شغل چه استانداردهای عملکرد را باید برآورده ساخت و چه شاخصهای عملکرد وجود دارد؟ •
•  آیا ممکن است برای متصدی شغل مشکلات غیر قابل پیش بینی پیش آید؟ نام ببرید.
• اگر متصدی این شغل خیلی خوب و شایسته باشد، به چه مشاغلی ارتقا می یابد؟
• چه مدت زمانی لازم است تا فرد حائز شرایط بتواند با جزئیات این شغل آشنا شود و به خوبی از عهده آن برآید؟
• چه تصمیماتی را به طور مستقل اتخاذ می کنید؟
•  حدود اختیار شما برای تصمیم گیری چقدر است و چه کسی باید آن را تصویب کند ؟
• این شغل تا چه اندازه به نظارت و سرپرستی نیاز دارد؟
•  معمولا چه نوع اشتباهاتی در این شغل رخ میدهد و چگونه از وقوع این اشتباهات جلوگیری می شود؟
• چه عواملی موجب خستگی شما در شغل می شود؟
• مسئولیت سرپرستی چه کسانی و چه مشاغلی را به عهده دارید؟
•  چه کارهایی را انجام می دهید که جزو وظایف شغلی شما نیست؟
• چه شرایط نا مساعدی مانند گرد و غبار، رطوبت، اشعار، آلودگی صوتی، خطر کار در ارتفاع لرزش و ارتعاش آلودگی رطوبت هوا، خطر بوی بد خطرات الکتریکی تغییرات دمای ناگهانی ، گرما و سرمای شدید وجود دارد؟
•  مسائل و مطالب دیگری که به عقیده شما مهم هستند را توضیح دهید.

نام و نام خانوادگی .           امضا ۰۰۰۰۰۰۰۰۰

اینجانب …………………………….. سرپرست……………………………………….. مطالب مذکور در این فرم را تأیید می کنم و موارد لازم را اصلاح کرده ام.

امضای سرپرست ……………………………………….

جدول -۱. فرم پرسشنامه تحلیل شغل

پرسشنامه های متفاوتی در طول ۱۰۰ سال گذشته ارائه شده اند که در اینجا به آنها پرداخته می شود.

پرسشنامه تحلیل پست

یکی از ابزارهای مناسب و رایج برای تحلیل شغل، پرسشنامه تحلیل پست است. پرسشنامه تحلیل پست یکی از روشهای کمی است که به وسیله مک کورمیک و همکارانش در دانشگاه پردو ابداع گردید

بر این اساس، هر شغلی را می توان بر حسب مجموعه فعالیتهایی که در آن انجام می گیرد مورد تحلیل قرار داد. در این پرسشنامه فعالیتهای هر شغل به شش طبقه اصلی تقسیم و مؤلفه های مهم در هر یک از طبقات شش گانه نیز شناسایی می شود.

منظور از مؤلفه، حرکت یا اقدامی است که در کار انجام می گیرد و در مجموع، ۱۹۴ مؤلفه یا گویه که معرف تمام فعالیت های ممکن در هر شغل است شناسایی و فهرست شده اند که رفتارهای کاری، شرایط کاری، و ویژگیهای شغل را ارائه میدهد  و شامل شش بخش زیر است:

• ١. داده های اطلاعاتی: شاغل اطلاعات مورد نیاز برای انجام شغل را چگونه و از کجا به دست می آورد؟
• ۲. فرایندهای ذهنی: فعالیت های استدلال، تصمیم گیری، برنامه ریزی و پردازش اطلاعات که در انجام شغل لازم است.
• ٣. خروجی کار: فعالیت های فیزیکی، ابزارها و تجهیزاتی که شاغل برای انجام شغل به کار می برد.
•  ۴. روابط با دیگران: روابطی که برای انجام شغل مورد نیاز است.
•  ۵. زمینه شغلی: زمینه اجتماعی و فیزیکی که کار در آن زمینه انجام می شود.
• ۶٫خصوصیات دیگر: سایر فعالیت ها، شرایط و خصوصیات مرتبط با شغل

تحلیلگران، هر کدام از گویه ها را بر اساس ۶ مقیاس درجه استفاده، زمان، اهمیت شغل، احتمال وقوع، قابلیت کاربرد و موارد خاص اندازه گیری می کنند. این اطلاعات حاصل از پرسشنامه تحلیل پست، امکان مقایسه مشاغل را فراهم می آورد.

روش فهرست وظیفه

روش فهرست وظیفه، فهرستی از تمام فعالیتهای کاری است که جهت انجام شغل به وقوع می پیوندد. در این روش اطلاعات مربوط به شغل از شاغلان و سرپرستان جمع آوری می شود. جمع آوری اطلاعات در این روش به صورت نظام یافته و به وسیله پرسشنامه انجام میشود. نتیجه اجرای این روش نیز فهرستی از کلیه فعالیتهای لازم برای انجام شغل است که فهرست وظیفه نامیده می شود.

اصلی ترین گام یا اقدام در این روش جمع آوری اطلاعات شغل به وسیله فرم فهرست وظیفه است. این فرم از دو بخش اصلی تشکیل شده است.

اطلاعات عمومی در این بخش اطلاعاتی مربوط به شاغل مانند نام، شماره پرسنلی، جنسیت، سنوات خدمت، واحد سازمانی، عنوان پست، مدرک تحصیلی، سن و هر گونه اطلاعاتی که به طبقه بندی پاسخ دهندگان کمک کند، جمع آوری می شود. برخی از سؤالها این بخش نیز به بررسی نحوه تعامل شاغل با شغل مانند ابزارهای مورد استفاده و دوره های تخصصی گذرانده شده می پردازند.

بخش فهرست وظیفه: این بخش فهرستی از وظایف است که شاغلان باید از میان آنها وظایف مرتبط با شغل خود را بیابند و شغل خود را با تعیین زیرمجموعه ای از این وظایف تعریف کنند. همچنین زمانی را که به این وظایف اختصاص می دهند، به صورت نسبی مشخص کنند.

در این راستا کارکنان معمولا زمان صرف شده را با انتخاب گزینه ای از طیف ۷ گزینه ای خیلی کم تا خیلی زیاد، مشخص می کنند.

بدیهی است که فهرست وظایف، فقط مربوط به یک شغل نیست و کل وظایف سازمان را در بر می گیرد. بنابراین تعداد وظایف گاهی به ۸۰۰ مورد می رسد و کارکنان موظف اند که وظایف مرتبط با شغل خود را از میان این تعداد، انتخاب و زمان صرف شده برای هر وظیفه را به شیوه عنوان شده، مشخص سازند.

جهت تدوین سؤال های بخش فهرست وظایف باید چند نکته را مدنظر داشت:

• جملات برای کارمندان و کارگران قابل فهم باشد
• جملات صریح، کوتاه و مشخص باشد
• هدف از تجزیه و تحلیل شغل مدنظر باشد
•  ترتیب، تنظیم و توالی سؤال ها منطقی باشد؛
• در انتهای سؤال ها چند جای خالی جهت عنوان نمودن وظایفی که در پرسشنامه دیده نشده، نیز موجود باشد.

صرف نظر از اجرا و توزیع پرسشنامه، آماده سازی و تدوین فرم فهرست وظیفه خود فرایندی طولانی و پیچیده دارد. افراد مسئول تدوین فرم باید اطلاعات لازم و ضروری را از سرپرستان، مسئولان آموزش و شاغلان دریافت کنند که معمولا این امر از طریق مشاهده، بررسی اطلاعات موجود (شرح شغلها، راهنمای انجام کار، نمودار سازمانی و مصاحبه صورت می پذیرد. در تدوین فرم فهرست وظیفه، مسأله اصلی این است که پس از آماده سازی فرم هر پاسخ دهنده بتواند تمام وظایف خود را در فهرست وظیفه بیابد.

در پایان محاسبات صورت می گیرد. این محاسبات توسط نرم افزارهای مختلف انجام می شود که همه آنها از لحاظ منطق شبیه به نرم افزار مورد استفاده در نیروی هوایی ارتش آمریکا است.

این نرم افزارها توان ورود و تنظیم داده ها، تهیه شرح وظایف افراد و گروههای مقایسه وظایف گروهها، مقایسه بار کاری میان مشاغل مختلف، تجزیه و تحلیل خصوصیات شغلی و مرتب سازی مشاغل، افراد یا گروهها بر حسب معیاری خاص را دارند.

این روش، انعطاف پذیر بوده و برای پوشش محدوده وسیعی از نیازهای مدیریتی می تواند توسعه یابد و پردازش سریع داده ها به علت استفاده از رایانه امکان پذیر است. از معایب این روش می توان به مشکلات مرتبط با طراحی پرسشنامه (فهرست وظایف)، ناتوانی در بیان برخی وظایف درقالب جملاتی ساده، ناتوانی کارمند در توصیف شغل خود با استفاده از گزینه های موجود؛ به صرفه نبودن برای تعداد و گستره محدود وظایف و مشاغل و بی ارتباطی بین زمان اختصاص داده شده به یک فعالیت با اهمیت آن فعالیت اشاره کرد.

 روش تحلیل شغلی ارگونومیک

این روش متشکل از یک پرسشنامه ۲۱۶ سؤالی در رابطه با تجزیه و تحلیل شغل است. هدف این روش تشریح میزان سازگاری بین انسان و کار است که در واقع منجر به طراحی سیستم های جدید با توجه به مفاهیم ارگونومیک می شود. تفاوت این روش با پرسشنامه تحلیل پست نیز در این است که آن فقط مشاغل را از جنبه فیزیولوژیک مورد تجزیه و تحلیل قرار می دهد در حالی که این روش مشاغل را از لحاظ ارگونومیک بررسی می کند. این روش بر مبنای نظریه “انسان-کار” پایه گذاری شده و الگویی را برای بررسی مفاهیمی چون استرس و فشارهای ارگونومیک فراهم می کند.

این روش مشاغل را در سه دسته کلی مورد بررسی قرار می دهد که عبارت اند از:

. تجزیه و تحلیل سیستم کاری (اهداف کاری، تجهیزات، محیط اجتماعی و فیزیکی)

. تجزیه و تحلیل وظیفه ( وظایف مرتبط با موضوعات عینی، وظایف مرتبط با موضوعات ذهنی، وظایف مرتبط با منابع انسانی، تعداد و تکرار وظایف)؛

. تجزیه و تحلیل نیازمندیهای شغل (ادراک اطلاعات، تصمیم گیری، فعالیت).

در این روش به هر سؤال پرسشنامه یکی از کدهای ( A , E , S , D , F ) اختصاص داده می شود و از شاغل خواسته می شود که از ۰ تا ۵ به هر یک از این کدهای مرتبط با سؤال امتیازی اختصاص دهد. معانی هر یک از این کدها بدین شرح است: 

 A: عناصر کاری است که به عنوان محرک ممکن است منجر به ایجاد یا عدم ایجاد استرس بشوند.

• E: مربوط به عوامل استرس زا در شغل مورد نظر است.
• S: بیانگر میزان اهمیت عواملی است که در شغل استرس زا است.
•  D: مربوط به دوام و طول مدت استرس است.
•  F : بیانگر از فراوانی استرس است.

در نهایت نمرات با امتیازهای اختصاص داده شده توسط افراد وارد رایانه شده و پس از پردازش راهکارهایی در جهت انطباق بیشتر کار و شرایط کاری با منابع انسانی ارائه می شود. مهمترین مزیت این روش شناسایی استانداردهایی جهت عملکرد و انطباق بیشتر کار و محیط کاری با شاغل است از طرفی چون اطلاعات کسب شده مبتنی بر نظرات شاغل است، امکان بروز اغراق در بیان نظرات وجود دارد.

خروجی این روش به صورت مستقیم تهیه شرح شغل و شرایط احراز شغل نیست، بلکه این روش اطلاعاتی مفید جهت تدوین بهینه این دو فراهم می کند. این روش همچنین در مواردی چون طراحی ساختار، به کارگیری فناوریهای جدید، کار زنان، توان  بخشی (مرتبط با کار معلولین) نیز کاربرد دارد. در رابطه با این روش ضمایم و نسخه هایی تکمیلی نیز مانند

D – AET و CTP – AET نیز وجود دارد. D – AET اطلاعاتی تکمیلی در رابطه با انطباق کار و شرایط کاری با افراد معلول و تأثیرات کار روی افراد معلول دارد و شامل یک پرسشنامه تکمیلی ۶۶ سؤالی می شود.

CTP – AET روشی تکمیلی است که به ورود فناوریها جدید و بررسی تأثیرات آن بر استرس و اضطراب کارکنان می پردازد و شامل پرسشنامه ای ۱۴۹ سؤالی است.

روش مخزن تحلیل شغلی

این روش در سال ۱۹۶۹ در دانشگاه کارولینای شمالی توسعه یافته است و شامل ۶۱۷ مولفه کاری است. این روش در خلال سالهایی توسعه یافت که گرایش زیادی به موضوع خوشه بندی مشاغل در حوزه منابع انسانی ایجاد شده بود.

بر مبنای این گرایش تلاشهای زیادی در جهت تعیین ابعاد عمومی مشاغل صورت گرفت تا بتوان مشاغل را درون خوشه هایی همسان قرار داد. این روش برای شغل ابعاد زیر را مورد بررسی قرار می دهد:

اطلاعات دریافتی : محتوای اطلاعات مکانیکی، الکترونیکی، سازهای، راجع به مواد، محیطی، هنری و طراحی، پزشکی و درمانی، سمبولیک و ادراکی، تجاری و بازرگانی و راجع به مردم و حیوانات و منبع دریافت اطلاعات (مستقیم و غیر مستقیم).

فعالیتهای ذهنی : ( پردازش اطلاعات تصویری و تشبیهی، پردازش اطلاعات نمادین و کنایه ای، پردازش اطلاعات معنایی، پردازش اطلاعات رفتاری و نیازهای تجربی و تحصیلی).

رفتارهای کاری:: (در ارتباط با اشیاء و وسایل، داده ها و اطلاعات و اشخاص و پرسنل) اهداف کاری: (تولیدات مانند محصولات مکانیکی، الکترونیکی و غیره).

زمینه و محتوای کاری: (محتوای فیزیکی، ساختار مشاغل، شرایط و نیازهای متفرقه محتوای اجتماعی و انگیزه ها).

مهمترین مزیت این روش ایجاد رده بندی و خوشه هایی از مشاغل است که می تواند به عنوان ورودی در سایر روشها مورد استفاده قرار گیرد و از معایب آن می توان به محدود بودن این روش به عنوان روشی تحقیقاتی و نه عملیاتی برای تجزیه و تحلیل شغل اشاره کرد.

روش تحلیل وظیفه شناختی

این روش ریشه در علوم شناختی دارد و بر فعالیتهای ذهنی تمرکز می کند. هدف اصلی این روش شناخت فعالیت های مغزی است که متخصص برای انجام کار مورد استفاده قرار میدهد. معمولا این روش با دریافت شرحی تفصیلی از وظایف که خروجی روشهای دیگر تجزیه و تحلیل است کار خود را آغاز می کند. سپس از میان این وظایف، متخصصان چند وظیفه اصلی را شناسایی و انتخاب می کنند؛ چراکه این روش بسیار پرهزینه و زمان بر است. واضح است که این روش بیش از هر چیز بر روی دانش و مهارتهای مورد نیاز برای انجام شغل تمرکز دارد.

این روش در بهترین حالت اطلاعات ناب و کمیابی در مورد فرایندهای ذهنی ایجاد می کند که می تواند به عنوان اطلاعاتی مفید در شغل مورد استفاده قرار گیرد.

 روش مولفه شغلی

این روش، رویکردی شاغل محور است و بر رفتارهای کاری که موجب عملکرد بالا می شود، تأکید می ورزد. خروجیهای ناشی از به کار بردن این روش به طور مستقیم در استخدام، رتبه بندی عملکرد، ترفیع و آموزش کاربرد دارد.

یک مؤلفه یا عنصر کاری در این روش مجموعه ای از رفتارها و ملاکهای مربوط به آن است. عنصر کاری شامل گستره وسیعی از رفتارها نظیر اجزای فکری (تشخیص ابزار و کاربرد آن، خواندن نقشه و غیره)، توانمندیهای روان تنی (حواس پنج گانه و غیره) و عادات کاری می باشد؛ که باید طی جلساتی توسط متخصص تجزیه و تحلیل و با کمک کارگران خبره و سرپرستان که حدود ۵ تا ۷ نفرند شناسایی شود. در این جلسات سؤالهایی نظیر موارد زیر طرح و پاسخ داده می شود:

. شاغل باید چه کارهایی انجام دهد تا اثبات کند نسبت به دیگران ممتاز است؟ . کارمندان به علت دارا بودن چه ویژگی هایی مورد تشویق قرار می گیرند؟ . چه عواملی سبب ایجاد انگیزه در کارکنان می شود؟ و غیره.

در این روش بر اساس شاخصهای زیر امتیازدهی صورت می گیرد:

B: وجود کارکنان با حداقل شرایط قابل قبول

همه کارکنان (امتیاز ۲)، برخی کارکنان (امتیاز ۱)، هیچ یک از کارکنان (امتیاز :))

S: اهمیت مولفه یا عنصر جهت انتخاب کارکنان ممتاز

بسیار مهم (امتیاز ۲)، ارزشمند (امتیاز ۱)، بی تفاوت (امتیاز :))

T: اگر این عنصر در نظر گرفته نشود احتمالا ایجاد مشکل می کند.

بسیار زیاد (امتیاز ۲)، برخی موارد (امتیاز ۱)، مشکلی به وجود نمی آید (امتیاز :))

P: آیا می توان برخورداری از عنصر را از همه کارکنان انتظار داشت؟

از همه متقاضیان شغل (امتیاز ۲)، از برخی متقاضیان شغل (امتیاز ۱)، هیچ یک از متقاضیان شغل (امتیاز :))

هر یک از مقادیر و شاخصهای این روش در بردارنده مفهومی هستند. شاخص ارزش کل (TV) معیار مقایسه بین تواناییهای متقاضیان اشتغال در شغل است. مقادیر B ، S وP تفاوت کارکنان ممتاز با سایر کارکنان را نشان می دهند. شاخص ( SP + T ) نشان دهنده اهمیت استفاده از عنصر مورد بررسی در انجام آزمون های شغلی است.

TV (Total Value) = (S-B-P)+(SP+T)

مقادیر محاسبه شده در رابطه با هر عنصر و زیر عنصر در مرحله بعد مورد تجزیه و تحلیل اقرار می گیرند و بر مبنای آنها در خصوص آموزش و ارتقای کارکنان تصمیم گیری می شود. این روش بهتر است به عنوان مکمل در تجزیه و تحلیل شغل به کار گرفته شود.

روشهای DOT و O* Net

تلاشهای پژوهشگران در سال ۱۹۳۹ منجر به ایجاد واژه نامه سمت های شغلی یا DOT شد و در دفتر مدیریت پرسنل ایالات متحده نگهداری شد و یک پایگاه اطلاعاتی برای مشاغل فدرال با استفاده از روش فهرست بسته تحلیل سیستمهای شغلی چند منظوره توسعه داده شد. اما دو اشکال عمده بر DOT وارد است. اول مشکل نگهداری و دوم مشکل به روز رسانی که به منظور رفع این اشکالات أنت پیشنهاد گردید و برای اولین بار در سال ۱۹۹۹ معرفی شد. در آنت شش گروه عمده از توصیف کننده های شغل با عناوین زیر مطرح اند:

۱٫ الزامات شغل ۲. نیازمندی های تجربی ٣. ویژگیهای شاغل ۴. الزامات شاغل ۵. نیازمندیهای ویژه شغل ۶ ویژگیهای حرفه شغلی

این روش به تفصیل در فصل پنجم آمده است.

روش وزارت کار ایالات متحده (DOL)

در این روش تحلیل شغل که در سال ۱۹۴۶ در ایالات متحده آمریکا توسعه یافت، هر شغل بر اساس سه جزء داده، افراد و اشیاء رتبه بندی می شود. وظایف شاغل بر اساس فعالیت وی در مورد این جزء توصیف می شود. برای مثال در مورد داده، وظایف اصلی ترکیب، هماهنگی و تصویربرداری است. در مورد افراد، وظایف شامل هدایت، سرپرستی و مذاکره است.

پرسشنامه تحلیل شغل فلیشمن

سیستم تحلیل شغل فلیشمن، برای جمع آوری اطلاعات از متصدیان یا خبرگان امر استفاده می کند و توانایی های لازم برای انجام شغل را شناسایی و بر این اساس شغل را ارزیابی می کند. این سیستم شامل ۵۲ دسته از تواناییها (از درک مطلب و قدرت استدلال گرفته تا مهارت دستی و فیزیکی) می باشد. هر کدام از این تواناییها در یک مقیاس هفت گزینه ای ارزیابی می شوند. وقتی همه موارد تکمیل شدند، اطلاعات لازم برای تواناییهای ضروری برای انجام شغل فراهم می شود و برای انتخاب، آموزش و توسعه شغلی مورد استفاده قرار می گیرد (۹۹ :۲۰۰۹ ,.Noe et al).

پرسشنامه توصیف مشاغل مدیریتی

پرسشنامه توصیف مشاغل مدیریتی شامل ۲۰۸ گویه است که مسئولیتهای مدیران را توصیف می کند. این پرسشنامه بسیار جامع بوده و همه کارهای مدیریتی در همه صنایع را پوشش می دهد. این پرسشنامه در ۱۵ بخش اطلاعات کلی، تصمیم گیری، برنامه ریزی و سازماندهی، اداره، کنترل، سرپرستی، مشاوره و نوآوری، ارتباطات، هماهنگی، ارائه، کنکاش شاخص های تجاری، درجه بندی کلی، دانش، مهارتها و توانیها، نمودار سازمانی و نظرات و واکنشها دسته بندی شده است (در فصل یازدهم به تفصیل به این پرسشنامه پرداخته شده است)

پرسشنامه مقیاس مشترک

پرسشنامه مقیاس مشترک برای مشاغل مدیریتی و غیر مدیریتی است و رفتارهای مشهودتر و ملموستر را می سنجد و دارای ۸۰ بعد کاری است که در سالهای اخیر مدنظر قرار گرفته است.

تجزیه و تحلیل شغل چندروشی یا ترکیبی

پژوهشگران برای مطالعه ماهیت در حال تغییر کار، به سنجه هایی دقیق، جامع و کاربردی نیاز دارند تا با استفاده از آنها بتوانند مشاغل را بسنجند. برخی از این رویکردها بر فعالیتهای کاری خاص تأکید می کنند، برخی دیگر ویژگیهای انگیزشی مشاغل را بررسی می کنند و بعضی الزامات ارگانیکی و بیولوژیکی کار را می سنجند.

هر یک از این رویکردها پیشینه علمی قوی دارند و چه در حوزه نظری و چه عملی می توانند مفید واقع شوند و به منظور بهره گیری از مزایای کلیه این رویکردها، بهتر است از ترکیبی از آنها استفاده شود.

یکی از سنجه های مفیدی که می توان با استفاده از آن به سنجش کار پرداخت، پرسشنامه طراحی شغل چند روشی است. این پرسشنامه با توجه به ترکیبی از چهار رویکرد مفهوم سازی او سنجش شغل (که پیشتر مورد بحث قرار گرفتند) طراحی شده است:

• ۱) رویکرد انگیزشی که شامل مل غنی سازی شغل، توسعه شغلی، انگیزه کاری درونی و سیستمهای فنی اجتماعی است.
• ۲) رویکرد مکانیکی که از بحث های کلاسیک مدیریت علمی و مهندسی صنایع نشأت می گیرد و بر تخصصی شدن وظیفه، ساده سازی مهارتها و تکرار وظایف تأکید دارد.
•  ۳) رویکرد بیولوژیکی که روانشناسی کار و ارگونومی را در برمی گیرد و بر الزامات فیزیولوژیکی وظایف و عوامل محیطی تأکید می کند
•  ۴) رویکرد ادارکی- حرکتی که از مهندسی عوامل انسانی مهارتهای اداراکی و شناختی و پردازش اطلاعات گرفته شده است و با نوعی از طراحی شغل که محدودیتهای فکری و فیزیکی شاغلان را جبران کند سر و کار دارد.

مطالعاتی که با استفاده از این پرسشنامه انجام شده اند، حاکی از این است که امتیازهای حاصل از این چهار رویکرد با نتایج شغلی (نظیر رضایت کارکنان کارایی، راحتی در کار، قابلیت اطمینان) رابطه معناداری دارد. البته گرچه این پرسشنامه به عنوان ابزاری معتبر و جامع در نظر گرفته شده است، اما اطلاعات حاصل از آن، با توجه به ویژگیهای روان سنجی محدود است

همانگونه که پیش تر آمد، برخی از روشهای تجزیه و تحلیل شغل نظیر تهیه فهرست وظیفه، شغل محور یا به عبارتی وظیفه محور هستند و کانون توجه آنها پیامدها و رفتارهای قابل مشاهده فعالیتهای کارکنان است. برخی روشها نظیر پرسشنامه تحلیل پست، شاغل محور هستند و بر ویژگیهای شاغل تمرکز دارند. برخی دیگر از روشها، ترکیبی از روشهای مذکور هستند و از آنجایی که دو یا چند روش تجزیه و تحلیل شغل را در کنار هم به کار می گیرند، روشهای ترکیبی نامیده میشوند و می توان آنها را به صورت زیر دسته بندی کرد:

• • روش تجزیه و تحلیل شغل ترکیبی
•  • پرسشنامه طراحی شغل چند روشی
• • شبکه اطلاعات شغلی أنت

روش تجزیه و تحلیل شغل ترکیبی

این روش تا حدی از روشهایی نظیر پرسشنامه شغلی و روش تحلیل جامع اطلاعات شغل که بر وظایف تمرکز می کنند، به عاریت گرفته شده است. با استفاده از این روش، می توان اطلاعاتی درباره اینکه چه وظایفی در شغل انجام می گیرد و چگونه صورت می پذیرد، به دست آورد.

در تجزیه و تحلیل شغل ترکیبی، از روش مؤلفه شغلی نیز استفاده شده است که بر اساس آن می توان اطلاعات مرتبط با ویژگیهای فردی مورد نیاز برای انجام شغل را خلاصه کرد. اطلاعات مرتبط با ویژگیهای فردی برای اهدافی چون انتخاب کارکنان از اهمیت بسیاری برخوردار است.

در تجزیه و تحلیل شغل ترکیبی برای تعیین اینکه چه وظایفی و چه ویژگی هایی برای انجام یک شغل خاص حائز اهمیتند، از یکسری مقیاسهای ساده نیز استفاده میشود.

در این روش، شرحی از وظایف مطرح می شود و وظایف بر حسب اهمیتی که دارند، رتبه بندی می شوند. پس از آن، دانش، مهارتها و تواناییهای لازم برای انجام شغل مشخص می گردند و بر اساس اهمیتشان در انجام شغل، رتبه بندی می شوند.

شرح وظایف: وظایف عموما با فعالیت هایی نظیر تبدیل مواد، محصولات، با داده ها از شکلی به شکل دیگر مرتبطند. چنین تبدیلی با تلاش کارکنان انجام می پذیرد و آنان ممکن است به این منظور از ابزارها، ماشین آلات و تجهیزات خاصی استفاده کنند.

طرز نوشتن شرح وظایف باید به صورت زیر باشد: هر عبارتی به طور ضمنی فاعل انجام شغل را دربرگیرد که این فاعل می تواند به کارگران، کارکنان یا مدیران اشاره کند. با استفاده از یک فعل، مشخص شود که کارکنان در حال انجام چه فعالیت هایی هستند. مفعول فعل مذکور می تواند داده ها، افراد، ماشین آلات، تجهیزات، ابزارها با نرم افزارها باشد. با استفاده از عبارتی که با “به منظور” شروع می شود، هدف از انجام فعالیتهای شغل مشخص شود

جلسه تنظیم وظایف : فهرست اولیه شرح وظایف در جلسه ای با حضور متخصصان شغل تنظیم می شود. پنج تا هفت کارمند و حدود دو نفر از سرپرستان مستقیم آنها در یک جلسه غیررسمی و به دور از فضای کاری گرد هم می آیند. این جلسه می تواند با استفاده از رایانه در فضای مجازی برگزار شود. متخصصان باید در زمینه شغلی مورد نظر از تجربه کافی برخوردار باشند و از لحاظ گفتاری و نوشتاری مهارت داشته باشند. هدف از چنین جلسه ای، تنظیم شرح وظایف است. از متخصصان خواسته می شود در باره کلیه مشاغل و نه صرفا شغل خود به طور کلی بیندیشند.

در ابتدای کار شاید از آنان خواسته شود درباره شرایط کاری، میزان حجم کاری که باید انجام شود یا نسبت حجم کاری که باید در شرایط خطرناک صورت پذیرد، نظر بدهند. کلیه این اطلاعات توسط دبیر جلسه ثبت می شود. سپس با ذکر چند مثال، نحوه تعریف وظایف مشخص می شود. پس از آن به افراد آموزش داده می شود فهرستی از وظایف مربا شغل خود تهیه کنند. این فرایند تحت نظر کارشناسی که جلسه را مدیریت می کند انجام پذیرد و او به افراد کمک می کند تا وظایفی را که از قلم انداخته اند ذکر کنند و از ذکر وظایف دارای همپوشانی اجتناب ورزند. پس از آن، رئیس جلسه باید فهرست اولیه را غربال کند وظایف را ویرایش کند و فهرستی از وظایف را آماده سازد. چنانچه برگزاری چنین جلساتی امکان پذیر نباشد، باید مصاحبه هایی با نمونه هایی از شاغلان مشاغل و سرپرست مستقیم آنها صورت پذیرد و بر اساس آن شرح وظایف تنظیم شوند.

جلسه رتبه بندی وظایف : در مرحله بعد باید گروهی از افراد (معمولا همان افرادی که در جلسه اول شرکت کرده بودند) گرد هم جمع شوند تا وظایف را رتبه بندی کنند. این جلسه نیز می تواند به صورت مجازی برگزار شود. در ابتدای کار هدف از تشکیل جلسه را رئیس جلسه بیان می کند. پس از آن، فهرستی از شرح وظایف در اختیار افراد قرار می گیرد.

سپس از آنان خواسته می شود درباره عبارات شرح وظایف قضاوت کنند و عباراتی را که لازم است حذف شوند یا می توانند در سایر عبارات ادغام شوند یا به صورت عبارات جداگانه ای مطرح شوند، مشخص کنند. پس از بازنگری همه وظایف، از افراد خواسته می شود هر وظیفه دیگری را که فکر می کنند لازم است، به فهرست وظایف اضافه کنند. پس از آن به افراد آموزش داده میشود وظایف را رتبه بندی کنند. این رتبه بندی می تواند با استفاده از رایانه یا به صورت دستی انجام گیرد. در نسخه اصلی روش تجزیه و تحلیل شغل ترکیبی از سه مقیاس رتبه بندی استفاده می شد

نسخه کنونی روش تجزیه و تحلیل شغل ترکیبی، دارای دو مقیاس الف) دشواری وظیفه و ب) اهمیت پیامدهای بروز خطا است که باید به خوبی برای اعضای جلسه توضیح داده شود.

به این مقیاسها به صورت زیر امتیاز داده می شود:

الف) دشواری وظیفه: به معنای دشواری انجام صحیح وظیفه ای است که به کلیه وظایف دیگر شغل مربوط است.

• ۱= یکی از آسانترین وظایف است.
•  ۲= بسیار ساده تر از سایر وظایف است.
• ۳= از بیشتر وظایف ساده تر است.
•  ۴= تقریبا نیمی از وظایف از آن ساده ترند و نیم دیگر از آن دشوارترند.
•  ۵= از بیشتر وظایف دشوارتر است.
•  ۶= بسیار دشوارتر از سایر وظایف است.
• ۷= یکی از دشوارترین وظایف است.

ب) اهمیت پیامدهای بروز خطا: حدی است که عملکرد شغلی نادرست به نتایج منفی منجر شود.

• ۱= پیامدهای بروز خطا اصلا مهم نیست.
•  ۲= پیامدهای بروز خطا اهمیت بسیار کمی دارد.
•  ۳= پیامدهای بروز خطا اهمیت کمی دارد.
• ۴= پیامدهای بروز خطا تا حدی اهمیت دارد.
• ۵- پیامدهای بروز خطا مهم است.
• ۶= پیامدهای بروز خطا بسیار مهم است.
• ۷= پیامدهای بروز خطا به شدت مهم است.

رتبه بندیها باید با توجه به همه مشاغل و نه فقط شغلی که خود متصدی عهده دار آن است یا بر آن نظارت می کند صورت پذیرد. پس از آن از اعضای گروه خواسته می شود هر وظیفه را با توجه به این دو مقیاس رتبه بندی کنند. در نسخه اولیه روش تجزیه و تحلیل شغل ترکیبی، مقیاس زمان کاری مورد نیاز برای انجام وظیفه نیز در نظر گرفته شده بود که نتایج حاصل از این مقیاس می تواند در طراحی شغل مفید باشد.

تحلیل اهمیت وظیفه: پس از آن، رئیس جلسات، ارزش اهمیت هر وظیفه را به طور جداگانه محاسبه می کند. ارزش اهمیت هر وظیفه از حاصل جمع دشواری وظیفه و پیامدهای بروز خطا به دست می آید.

دشواری وظیفه + پیامدهای بروز خطا = ارزش اهمیت وظیفه

کلیه افراد جلسه، ارزش اهمیت هر وظیفه را محاسبه می کنند و میانگین آن تعیین میشود تا در نهایت مجموع ارزش اهمیت وظیفه حساب شود. ارزشها می توانند طیفی از حداقل ۲ تا حداکثر ۱۴ اتخاذ کنند. این کار برای همه وظایف تکرار می شود و در نهایت فهرستی از پر اهمیت ترین وظیفه تا کم اهمیت ترین آن تنظیم می شود.

دانش، مهارتها، تواناییها و سایر ویژگیهای کارکنان ویژگیهایی که کارکنان باید برای انجام بهینه وظایف خود داشته باشند را می توان به صورت دانشها، مهارتها، تواناییها و سایر ویژگیها دسته بندی کرد. دانش به حدی اشاره می کند که کارکنان در یک تخصص فنی یه برای انجام شغل ضروری است، تبحر داشته باشند. مهارت به معنای قابلیت انجام وظایف است که ملزم به استفاده از برخی ابزارها، تجهیزات، نرم افزارها و ماشین آلات هستند. توانا به معنای قابلیت انجام فعالیتهای فیزیکی و فکری مورد نیاز برای انجام وظایف است که الزاما با به کارگیری ابزار، تجهیزات و ماشین آلات انجام نمی شود.

سایر ویژگیها، به علائق، ارزشهای حالتها و خصوصیات شخصیتی اشاره دارد که بیش از آنکه با چگونگی عملکرد بهینه شغلی فرد مرتبط باشد، با آنچه که احتمال دارد انجام دهد مربوط است

جلسه گروهی پیرامون دانش، مهارتها، تواناییها و سایر ویژگیهای کارکنان: دانش، مهارتها، تواناییها و سایر ویژگیهای کارکنان که برای انجام شغل لازم هستند، توسط گروهی متشکل از پنج تا هفت متخصص، تنظیم و رتبه بندی می شوند. این متخصصان می توانند همان افراد مراحل قبل باشند.

فهرستی از دانش، مهارتها، تواناییهای شغلی به همراه تعریف هر یک و ذکر مثالهایی از آنها در اختیار افراد قرار می گیرد. پس از آن از افراد خواسته می شود مهمترین دانش، مهارتها و تواناییهایی را که برای انجام مشاغل ضروری می دانند، مشخص کنند و این کار را برای تک تک مشاغل انجام دهند. اگر تعداد وظایف کم باشد، حتی می توان از افراد خواست دانش، مهارتها و توانایی های مورد نیاز برای انجام هر وظیفه را مشخص کنند.

سپس از آنان خواسته می شود با توجه به مقیاسهای زیر که توسط رئیس جلسه برای افراد توضیح داده می شود، KSAs مورد نیاز برای انجام وظایف را رتبه بندی کنند:

الف) آیا لازم است فرد جدید الاستخدام این دانش، مهارت یا توانایی را داشته باشد؟ بلی اخیر).

ب) ای در بازار کار، افرادی با این نوع دانش، مهارت با توانایی یافت می شود؟ (بلی خیر).

ج) در صورت نادیده گرفتن این نوع دانش، مهارت یا توانایی (در مقایسه با سایر دانش، مهارتها و تواناییها) در استخدام شاغل مورد نیاز، سازمان تا چه حد با مشکل مواجه خواهد شد؟

•  ۱= بسیار کم یا به هیچ وجه
•  ۲= تا حد کم
•  ۳= تا حد زیاد
•  ۴= تا حد بسیار زیاد
•  ۵= بینهایت زیاد

د) تا چه حد برخورداری از سطوح مختلف این نوع دانش، مهارت یا توانایی می تواند منجر به تمایز قائل شدن میان یک شاغل با عملکرد متوسط از شاغل با عملکرد عالی شود؟

• ۱= بسیار کم یا به هیچ وجه
•  ۲= تا حد کم
•  ۳= تا حد زیاد
•  ۴= تا حد بسیار زیاد
•  ۵= بی نهایت زیاد

فرمی که افراد باید موارد مذکور را در آن علامت بزنند، به شکل زیر خواهد بود:

پس از اینکه دانشها، مهارتها و تواناییهای مورد نیاز برای شغل انتخاب و رتبه بندی شدند، باید مورد تحلیل قرار گیرند. ابتدا تعداد بلی یا خیرهای مربوط به دو سؤال اول محاسبه میشوند. در مورد دو سؤال بعد، میانگین امتیازهای همه متخصصان برای هر دانش، مهارت و توانایی حساب می شود. در نهایت دانش، مهارتها و تواناییهایی نهایی خواهند شد که در مورد دو سؤال اول پاسخ مثبتی دریافت کرده باشند و در مورد دو سؤال دوم، میانگین امتیاز آنها بیشتر از ۱ . ۵ باشد. لازم به ذکر است که استفاده از نتایج حاصل از روش تجزیه و تحلیل شغل ترکیبی، در فرایند انتخاب و آموزش کارکنان نیز بسیار مفید خواهد بود.

پرسشنامه طراحی شغل چند روشی و بسیاری از روشهای تجزیه و تحلیل شغل، مشاغل را به عنوان موجودیت ثابت در نظر می گیرند که باید افراد را متناسب با آنها انتخاب کرد و آموزش داد. اما در طراحی شغل تلاش می شود مشاغل به گونه ای طراحی شوند که به نحو مناسب تری با افراد تناسب پیدا کنند.

یکی از اهداف پرسشنامه طراحی شغل چند روشی، جمع آوری اطلاعاتی است که بتواند برای طراحی شغل مورد استفاده قرار گیرد. بیشتر اطلاعاتی که برای پرسشنامه طراحی شغل چند روشی جمع آوری می شوند، با ویژگیهای شغل و نه شاغل مرتبطند؛ هرچند ویژگیهای شاغل نیز در جمع آوری اطلاعات در نظر گرفته می شود. با توجه به آنکه در این پرسشنامه ترکیبی از رویکردهای مختلف طراحی شغل اتخاذ شده، جزو روشهای ترکیبی در نظر گرفته شده است.

پرسشنامه طراحی شغل چند روشی توسط کمپیون و تیر (۱۹۸۵) ارائه داده شده است. آنان بحث خود را با مروری بر پژوهشهای انجام گرفته در زمینه طراحی شغل آغاز کرده اند و پس از آن به اصول طراحی شغل که می توانند در قالب چهار دسته انگیزشی، مکانیکی، بیولوژیکی و ادراکی- حرکتی طبقه بندی شوند، پرداخته اند. پس از آن، بر اساس این اصول برای هر یک از این چهار دسته، عواملی برای این پرسشنامه مطرح کرده اند.

رویکرد انگیزشی: هدف اساسی این رویکرد آن است که افراد در جستجوی مشاغل معنادار هستند و شغلی را معنادار می دانند که پراهمیت باشد و امکان توسعه و کسب مهارت را برای آنان فراهم آورد. بنابراین، بر اساس این رویکرد، مشاغل باید به نحوی طراحی شوند که مستلزم مهارتهای متعددی باشند و مسئولیت پیامدهای کاری را به شاغل واگذار کنند. عوامل مقیاس انگیزشی پرسشنامه طراحی شغل چندروشی، در جدول ۴-۴ نشان داده شده است.

رویکرد مکانیکی: هدف اساسی این رویکرد، کارایی است. کار از آن جهت مورد تحلیل قرار می گیرد، که کارآمدترین راه برای انجام شغل یافت شود و همه افراد بیاموزند که کار را به آن شیوه انجام دهند. عوامل مقیاس مکانیکی پرسشنامه طراحی شغل چندروشی، در جدول ۵ – ۴ نشان داده شده اند.

رویکرد بیولوژیکی: اصول این رویکرد از مطالعات مربوط به سیستم بدن انسان نشأت گرفته است. بحث بر سر آن است که طراحی ابزار و بستر شغلی با توجه به سیستم فیزیکی افراد صورت پذیرد. برای مثال چنانچه در میان ساعات کاری افراد وقت کوتاهی برای استراحت در نظر گرفته شود، بازده کاری آنان بیشتر خواهد شد. عوامل مقیاس بیولوژیکی پرسشنامه طراحی شغل چندروشی، در جدول ۴-۶ نشان داده شده اند.

رویکرد ادراکی حرکتی: هدف اساسی این رویکرد آن است که کار و ابزار آن با توجه روشی که افراد اطلاعات را ادراک و پردازش می کنند، طراحی شود. عوامل مقیاس ادراک حرکتی پرسشنامه طراحی شغل چندروشی، در جدول زیر نشان داده شده اند. رویکردهای مکانیکی و ادراکی حرکتی، هر دو، بر ترکیبی از اصول روانشناسی و مهندسی مبتنی هستند و بنابراین در برخی عوامل مشترکند

پرسشنامه طراحی شغل چند روشی باید توسط تحلیلگری که در این باره آموزش دیده است، مورد استفاده قرار گیرد که پیش از تکمیل سؤال های این پرسشنامه، با مشاهده، شناختی از  شغل و شاغلان کسب کرده باشد(۱۹۸۵ ,Campion and Thayer).

این پرسشنامه بعدها به نحوی مورد بازنگری قرار می گیرد که امکان تکمیل توسط شاغلان را نیز فراهم آورد (۱۹۸۸ ,Campion). مزیت تکمیل پرسشنامه از سوی شاغلان  این است که جمع آوری اطلاعات در مورد مشاغلی نظیر مدیریت که مشاهده مستقیم آنها  دشوار است، را ساده تر ساخته و هزینه را کاهش می دهد. اما معایبی نیز دارد، شاغلان در رتبه بندی شغل مورد نظر الزاما همان دید وسیعی که تحلیلگر شغل از آن برخوردار است را د ندارند. همچنین ممکن است دیدگاه متعصبانه ای نسبت به شغل خود داشته باشند.

به نظر می رسد روایی این پرسشنامه بالا باشد. مقیاسهای این پرسشنامه با یکدیگر دارای همبستگی هستند، به ویژه مقیاس انگیزشی با مقیاسهای مکانیکی و ادراکی حرکتی همبستگی منفی دارد.

به عبارتی، شغلی که مقیاس انگیزشی آن بالا باشد (مستلزم استفاده از مهارتهای سطح بالایی باشد و استقلال کاری در آن زیاد باشد)، در مقیاس مکانیکی و ادراکی/ حرکتی (که نوعا با مشاغل ساده در ارتباطند) امتیاز پایینی کسب خواهد کرد.

مقیاس بیولوژیکی تا حدی از سه مقیاس دیگر مستقل است. به طور کلی، مشاغلی که به لحاظ مقیاس انگیزشی امتیاز بالایی کسب کنند، شاغلان راضی تری دارند اما میزان کارایی آنها کمتر است. از سوی دیگر، مشاغلی که مقیاس مکانیکی و اداراکی حرکتی آنها بالا باشد، کاراترند. مشاغلی که به لحاظ مقیاس بیولوژیکی امتیاز بالایی کسب کنند، احساس راحتی بیشتری به شاغل می دهند.

ادواردز، اسکالی و برک ( ۲۰۰۰ ، ۱۹۹۹ ) پس از تحلیل عاملی پرسشنامه طراحی شغل چند روشی در یافتند نتایج آنان با چهار دسته اصلی که توسط کمپیون و تیر مطرح شده بود، همخوانی چندانی ندارد. آنان به این نتیجه رسیدند که می توان این چهار گروه اصلی را به صورت ۱۰ گروه جزئی تر مطرح کرد: مقیاس انگیزشی که شامل بازخور، مهارت و پاداش می شود؛ مقیاس مکانیکی که دربرگیرنده تخصصی شدن و ساده سازی وظایف است؛ مقیاس بیولوژیکی که زیر مقیاس های راحتی فیزیکی، شرایط کاری و زمانبندی کار را در برمی گیرد؛ و مقیاس اداراکی/ حرکتی که مشتمل بر زیرمقیاسهای طراحی ارگونومیک و سادگی شناختی است.

هر چند مقیاسی که توسط ادواردز و همکارانش مطرح شده است دیدگاه جامعتری نسبت به شغل دارد، اما از آنجایی که این ۱۰ مقیاس کاملا نمی توانند توصیف جامعی از شغل باشند، دارای محدودیت هایی هستند. مورگسون و هامفری (۲۰۰۶) برای رفع این محدودیتها سنجه ای برای طراحی شغل مطرح کرده اند که ضعفهای پرسشنامه طراحی شغل چند روشی و سایر سنجه های طراحی شغل را نداشته باشند.

نتیجه کار آنان پرسشنامه طراحی کار با ۲۱ عامل است که در قالب چهار گروه دسته بندی شده اند که عبارت اند از: ویژگیهای دانش، وظیفه، اجتماعی و زمینه ای که در جدول ۴-۸ نشان داده شده اند.

پرسشنامه طراحی کار، کلیه عناصر پرسشنامه طراحی شغل چند روشی را در برمی گیرد از جمله اینکه چند ویژگی را به آن اضافه کرده است تا تصویر جامع تری از طراحی شغل به دست

در نهایت شبکه اطلاعات شغلی أنت، یکی دیگر از روشهای تجزیه و تحلیل شد چند روشی است که به دلیل اهمیتی که دارد، در فصل بعد، به تفصیل به آن پرداخته شده است.

تجزیه و تحلیل شغل با رویکرد شایستگی محور

رویکرد سنتی به تحلیل شغل، محیط شغل را ایستا فرض می کند ولی در محیط پویا نیازمندیهای شغل به سرعت تغییر می کند و باید شغل بتواند به نیازهای متغیر محیطی پاسخگو باشد.

. در محیط پویا روش تحلیل شغل مبتنی بر شایستگی بهتر است. در این حالت شایستگی های اصلی برای موفقیت سازمان شناسایی می شود و مهارتهایی همچون ارتباطات بین شخصی، توانایی تصمیم گیری، مهارت حل تضاد، سازگاری و خود انگیزشی اهمیت دارد.

در سالهای اخیر، ماهیت کار به طرز چشم  گیری تغییر یافته است و رویه های کاری سنتی جای خود را به برون سپاری، کارهای موقتی و مسیرهای شغلی فردی داده است (۱۹۹۶ ,Hall). به دلیل ظهور فناوریهای جدید، فعالیتهای کاری تغییر شکل یافته اند و از شکل پدی به شکل دانشی انتقال پیدا کرده اند.

چنین تغییراتی، انجام نسل جدیدی از پژوهش پیرامون معنای کار، عوامل تعیین کننده آن و نتایج کاری را الزامی ساخته اند.

در برابر روشهای سنتی تحلیل شغل، نیمرخ شایستگی یا نمای شغل روشی برای شناسایی دانشها، مهارتها و توانائیها و ویژگیهای لازم دیگر برای انجام موفقیت آمیز یک شغل، نقش یا وظیفه است.

این موارد به شاخص های رفتاری خاص پیوند می یابد تا نیازهای لازم برای نیل به هدف و در نهایت رضایت مشتری را برآورده سازد. در این روش استانداردها و انتظارات مطلوب از کارکنان به طور واضح بیان می شود. در صورتی که سازمان به جای شرح شغل سنتی از نیمرخ شایستگی استفاده کند، همه کارکردهای منابع انسانی باید بر این مبنا طراحی شود. نیمرخ شایستگی از طریق روشهای تحلیل شغل همچون روش وقایع حساس و مصاحبه های وقایع رفتاری قابل انجام است.

اخیرا تغییری از فنون سنتی تجزیه و تحلیل شغل به الگوهای شایسته محور رخ داده است. در سال ۱۹۹۰ اداره مدیریت پرسنلی ایالات متحده سعی کرد نقاط قوت فنون تجزیه و تحلیل شغل و الگوی شایستگی محور را در کنار هم جمع کند.

این اداره، شایستگی را به عنوان الگوهای قابل اندازه گیری از دانشها، مهارتها، تواناییها، رفتارها و سایر ویژگی هایی که افراد برای انجام موفقیت آمیز نقشها و مسئولیتهای کاری خود بدانها نیازمندند، تعریف می کند شایستگی هایی چون مهارتهای بین فردی، هوش هیجانی و کار تیمی می توانند به اندازه الگوی سنتی دانشها، مهارتها و تواناییها حائز اهمیت باشند.

در این حالت از روش فهرست بسته تحلیل سیستمهای شغلی چند منظوره(MOSAIC) استفاده می شود. در جدول زیر رویکرد MOSAIC با روشهای سنتی تحلیل شغل مقایسه شده است. این رویکرد نوعی تحلیل شغل مبتنی بر پیمایش است که می تواند برای جمع آوری اطلاعات درباره گروههای مختلف شغلی و برای طیف وسیعی از کارکردهای حوزه منابع انسانی مورد استفاده قرار گیرد.

پایه و اساس این رویکرد ایجاد زبان مشترک برای شایستگیها و وظایف کلی است که می تواند برای توصیف گروهی از مشاغل مورد استفاده قرار گیرد. این رویکرد نسبت به تحلیل سنتی شغل مزایای بسیاری دارد.

استفاده از زبانی مشترک برای گروهی از مشاغل، جمع آوری اطلاعات برای چندین شغل را با استفاده از یک پیمایش واحد فراهم می سازد و مقایسه میان مشاغل موجود در یک گروه ها و همچنین مقایسه میان گروههای شغلی مختلف را میسر می سازد.

این رویکرد اطمینان می بخشد که تصمیمات منابع انسانی بر اساس اطلاعات صحیح و تجربی اخذ شده اند. استفاده از چنین رویکردی، مبنایی برای سازمانها فراهم می آورد که بتوانند نظام جامعی برای منابع انسانی ایجاد کنند که از یک سری وظایف و شایستگیهای مشترک برای طراحی و طبقه بندی شغل، جذب و استخدام، مدیریت عملکرد، آموزش، توسعه کارراهه و برنامه ریزی منابع انسانی استفاده می کند ( ۲۰۰۲: ۳۱۲ ,Rodriguez et al).

سازمان بدون مرز و تجزیه و تحلیل شغل

سازمان بدون مرز، تغییر پارادایمی است که بر اساس محدودیتهای مربوط به جدا کردن افراد، وظایف و مکانها مطرح شده است و بر مزایای انتقال ایده ها، اطلاعات، تصمیمات، استعدادها و فعالیتها به جایی که مورد نیاز هستند، تأکید می کند.

برخی فنون تجزیه و تحلیل شغل، استخدام و انتخاب، با اصول سازمانهای بدون مرز در تناقض هستند. برخی اندیشمندان معتقدند در سازمانهای سلسله مراتبی سنتی که مرز مشخصی دارند، فرض بر آن است که دانشها، مهارتها و تواناییها معمولا در خصوص سطوح بالاتر هرم سازمانی مصداق دارند و کارکنان سطوح پایین تر که اکثرا به کارهای تولیدی یا خدماتی مشغولند، به مهارتهای تخصصی کمتری نیاز دارند.

بنابراین در تفکر سلسله مراتبی برای هر فردی نقش معین و شفافی در نظر گرفته می شود، اما در سازمان بدون مرز به شایستگیها توجه می شود. زمانی که فردی از مهارت لازم برای انجام وظیفه ای برخوردار باشد، بدون توجه به عنوان شغلی خود، تشویق می شود کارش را درست انجام دهد. برخی پژوهشگران نظیر لاولر (۱۹۹۴) رویکرد مبتنی بر شغل در سازماندهی و مدیریت (اینکه مشاغل سنگ بنای سازمانهای پیچیده هستند را به چالش کشیده اند و ایده سازمان مبتنی بر شایستگی که بر مهارتهای فردی لازم برای تحقق اهداف سازمانی تمرکز می کند را مطرح کرده اند.

بریجز (۱۹۹۴) معتقد است در حالی که حجم کار در سازمانها در حال افزایش است واژه ای با عنوان شغل در حال منسوخ شدن است. علت این است که اولا تعداد مشاغل سیال بوده و روز به روز در حال افزایش است و نمی توان هر هفته شرح شغل هایی را مجددا تهیه کرد. دوم اینکه به شاغلان به دلیل شغل و نه برای انجام موفقیت آمیز کارهای لازم پرداخت می – شود. این امر منجر به دلسردی کارکنانی می شود که کار خود را به خوبی انجام میدهند.

بیشتر سازمانها از مشاغل موقت، پاره وقت، مشاوران و کارکنان قراردادی که برای مواجهه با محیط متغیر امروزی می توانند کارآمد باشند، استفاده می کنند. راه حلی که او مطرح می کند سازمانهایی با ساختار پروژه محور است که در این حالت، به جای اینکه به شرح شغلها و دستورات سرپرستان توجه شود، نیارهای در حال تغییر پروژه ها مد نظر قرار می گیرند.

با در نظر گرفتن این امر که خود شغل می تواند معیار بی اعتباری در تعیین آنچه کارکنان باید انجام دهند باشد

آیا استفاده از تجزیه و تحلیل شغل می تواند با سازمانهای بدون مرز همخوانی داشته باشد ؟ هرچند تجزیه و تحلیل شغل به عنوان شالوده کلیه زیر سیستم های منابع انسانی در نظر گرفته می شود، اما در برخی موارد به دلیل انعطاف پذیر نمودن مورد انتقاد واقع نشده است (۱۹۸۷ ,Drucker) و برخی آن را منسوخ شده خوانده اند(۱۹۹۴ ,anchez). ایده سازمانهای بدون مرز و تأکید بر استفاده از مشاغل پاره وقت و نظیر آن در سازمانها نیز با این انتقادها همگام هستند. در واقع، بر اساس این مباحث، ایده شغل، برگرفته از یک تفکر کوتاه نگر، محدود کننده و انعطاف ناپذیر است که نمی تواند موفقیت سازمان و کارکنان را تضمین کند.

البته نباید فکر کرد که فرایند تجزیه و تحلیل شغل فقط برای وظایف ساده مصداق دارد بلکه ابزاری است که می توان با استفاده از آن به جمع آوری نظام مند داده هایی ( رفتارها و دانش، مهارتها و تواناییهای لازم برای انجام شغل) درباره هر نوع فعالی پرداخت . بنابراین تجزیه و تحلیل شغل در سازمان های بدون مرز هم اهمیت دارد. در سازمانهای بدون مرز فعالیتهای کاری به سرعت ایجاد شده و تغییر میکنند و سرعت این ایجاد و تغییر خیلی بیشتر از سازمانهای با ساختار سنتی است که مشاغل موجود در آنها برای مدت زمان طولانی ثابت باقی می ماند.

بر خلاف انتقادهایی که در مورد تجزیه و تحلیل شغل و عدم کفایت آن برای سازمانهای بدون مرز صورت گرفته است، لازم به ذکر است که با استفاده از تجزیه و تحلیل شغل می توان مشاغل متنوع و در حال تغییر را نیز مورد بررسی قرار داد. تمامی رویکردهای تجزیه و تحلیل شغل مانند هم نیستند. هرچند در سازمانهای بدون مرز، رویکردهای شاغل محور به دلیل انعطاف پذیری بیشتر، نسبت به رویکردهای شغل محور بیشتر مورد پذیرش قرار گرفته اند.

در حالی که برخی از روشهای شاغل محور به دلیل نداشتن ساختار داده های مرتبط با وظایف مورد انتقاد واقع شده اند، چنین محدودیت هایی در سازمانهای بدون مرز اهمیت چندانی ندارند و حتی ممکن است مفید واقع شوند ( ۱۹۹۷: ۴۳ ,Nelson).

تغییرات سریع سبب شده است که عده ای تحلیل شغل را زیر سؤال ببرند و از شغل زدایی صحبت کنند. یک فرد ممکن است الان کارهایی را انجام دهد و سه ماه بعد به طور کلی کارهای دیگری متفاوت با کارهای قبلی انجام دهد. ساختارهای سازمانی پروژه مدار نیز شرح شغل انعطاف پذیر را ایجاب می کند. با در نظر داشتن این عوامل باید شرح شغل و طراحی شغل با ظرافت و دقت بیشتری انجام گیرد.

اعتبار تجزیه و تحلیل شغل

دقت تجزیه و تحلیل شغل امر بسیار مهمی است. اما تشخیص این امر که چه نوع اطلاعاتی در تجزیه و تحلیل شغل صحت دارند و دقیق هستند امر دشواری است. اما ارزیابی دقت و کیفیت تجزیه و تحلیل شغل بسیار حائز اهمیت است؛ زیرا سایر کارکردهای حوزه منابع انسانی (نظیر سیستمهای انتخاب، برنامه های آموزش، سیستمهای مدیریت عملکرد) مبتنی بر آن هستند ( ۲۰۰۰ : ۸۲۰ ,Morgeson and Campion), نظریه های گوناگونی برای بررسی دفت تجزیه و تحلیل شغل وجود دارند که در ادامه به آنها اشاره شده است:

نظریه آزمون سنتی : بیشتر پژوهشهایی که در جهت مفهوم سازی دقت تجزیه و تحلیل شغل صورت می پذیرند، مبتنی بر اصول نظریه ازمون سنتی هستند. این نظریه مبتنی بر این است که برای ایک نمره واقعی وجود دارد که همیشه ثابت است و وجود هر نوع اختلاف با آن خطا می میشود (۱۹۹۴ ,Nunnally and Bernstein).

در این معنا، پژوهشگران معمولا اطلا – تجزیه و تحلیل شغل را (از منابع مختلفی مثل شاغلان، متخصصان مربوطه یا تحلیلگران شغل) جمع آوری می کنند تا به نمره واقعی یک شغل خاص برسند. در این حالت کیفیت داده های تجزیه و تحلیل شغل مبتنی بر پایایی نمرات ارائه شده توسط ارزیابها خواهد بود.

نظریه تعمیم پذیری : این نظریه با قابلیت اطمینان سنجه های رفتاری در ارتباط است (۱۹۷۲ ,Cronbach et al). قابلیت اطمینان به معنای همخوانی نمره حاصل شده با میانگین نمره ای است که در بیشتر موقعیتها کسب میشود (۱۹۹۱ ,Shavelson and Webb).

این روش توانایی تخمین همزمان منابع مختلفی را که ممکن است به ایجاد خطای اندازه گیری منجر شوند، را دارد. با استفاده از این روش می توان بررسی کرد که چگونه روشها، داده ها و موقعیتهای مختلف، و سایر عوامل مهم بالقوه (نظیر توانایی، شخصیت و تجربه شاغل) می توانند بر دقت تجزیه و تحلیل دادهها تأثیر بگذارند.

مفهوم چند بعدی : در نهایت مورگسون و کمپیون (۱۹۹۷) مطرح کردند که اشتباه در تجزیه و تحلیل شغل می تواند حداقل به شش طریق نشان داده شود: پایایی ارزیابها، توافق ارزیابها، افتراق پذیری میان مشاغل، ابعاد ساختار عاملی، رتبه میانگین و کامل بودن اطار شغلی. پایایی ارزیابها نشان دهنده همراستایی نتایج ارزیابی های مختلف است. توافق ارزیابها سطح مطلق توافق در میان ارزیابهای مختلف را منعکس می کند و نشان دهنده حدی است که ساختار  عاملی پیچیده یا چند بعدی باشد. رتبه میانگین به رتبه های یا پایین اشاره می کند. کامل بودن اطلاعات شغلی به معنای جامعیت داده های تجزیه شغل است.

بیشتر مفاهیمی که در زمینه دقت در امر تجزیه و تحلیل شغل مطرح شده اند مبتنی بر اصول نظریه آزمون سنتی و قائل به وجود یک نمره مطلق هستند. ولی چنین مفروضاتی شاید در بستر تجزیه و تحلیل شغل مشکل ساز شوند. برای مثال برخی معتقدند ماهیت محیط و شرایط کاری بسیار پویاتر از قبل شده است (۱۹۹۶ ,Carson and Stewart)، بنابراین تصور کردن مشاغل به عنوان مفاهیمی ایستا در محیطی که سریعا در حال تغییر است، می تواند مشکل ایجاد کند.

همچنین برخی دیگر معتقدند در گذر زمان، ماهیت وظایفی که توسط متصدیان مشاغل انجام می شود می تواند به سرعت تغییر کند Borman , Dorsey and) (1992 ,Ackerman. چنانچه مشاغل در گذر زمان تغییر کنند، دیگر نمی توان فرض وجود یک نمره مطلق برای آنها را پذیرفت. در نهایت مشاغل را می توان سازه های نسبتا اجتماعی دانست، که انعکاس دهنده دیدگاه ها و حالتهای افرادی هستند که آنها را با توجه به یکسری عناصر اساسی می نگرند.

چنانچه مشاغل به عنوان سازه هایی در نظر گرفته شوند که به طور اجتماعی ایجاد می شوند، نمی توان برای هیچ شغلی یک نمره مطلق قائل شد. این امر بدان معناست که ایجاد یک استاندارد طلایی واحد برای یک شغل اگر غیر ممکن نباشد، بسیار دشوار است (۲۰۰۰ ,Sanchez and Levine). بنابراین بهتر است به جای تمرکز صرف بر مفهوم دقت داده های تجزیه و تحلیل شغل، بر دقت استنباطات تجزیه و تحلیل شغل تأکید شود( ۲۰۰۰ : ۸۲۲ ,Morgeson and Campion).

الگوی استنباط محور: به منظور فهم ماهیت استنباطات حاصل از تجزیه و تحلیل شغل و اینکه اعتبار آن چگونه باید تعیین شود، لازم است دو دلیل اصلی برای لزوم انجام تجزیه و تحلیل شغل شرح داده شود. سالهاست که تجزیه و تحلیل شغل برای تعیین وظایف و مسئولیت هایی که باید توسط شاغل صورت پذیرد، انجام می گیرد. تجزیه و تحلیل شغل بیشتر با نوشتن شرح شغل یعنی توصیف فعالیتهایی که در یک شغل انجام می گیرد همراه است (۱۹۷۹ ,McCormick).

بنابراین شرح شغل نشان میدهد که چه چیز در یک شغل انجام می شود. این امر در تعیین مسئولیتهای اساسی شغل برای ارزیابی عملکرد و تعریف محتوای برنامه های آموزشی می تواند مفید واقع شود

تجزیه و تحلیل شغل همچنین برای تعیین دانشها، مهارتها، توانایی هایی که برای انجام یک شغل معین لازم است، انجام می شود. به علاوه، با تعیین شرایط احراز شغل یعنی ویژگیهایی که شاغل یک شغل برای انجام موفقیت آمیز آن باید داشته باشدن است (۱۹۷۹ ,McCormick). شرایط احراز شغل تعیین می کند که شغل چگونه اند می شود. این امر در تعیین الزامات شغلی مورد نیاز برای انتخاب کارکنان با طراحی برنامه جبران خدمات یا پاداش دهی به کارکنان می تواند مفید واقع شود.

فرایند تدوین شرح شغل یا شرایط احراز شغل، حداقل مستلزم سه استنباط مهم است.

1. استنباط اول، در رابطه با میزانی است که شرح شغل و فهرست وظایف و مسئولیتها به قدر کافی بیانگر فعالیتهای کاری لازم برای انجام شغل باشد.
2. استنباط دوم نشان دهنده میزانی است که شرایط احراز شغل و دانش، مهارتها و تواناییهای شناسایی شده به حد کافی عوامل روانشناختی مرتبط با شغل باشند.
3. استنباط سوم نشان دهنده میزانی است که دانش، مهارتها و تواناییها برای انجام وظایف و مسئولیتهای شغل مورد نیاز هستند.

استنباط اول، استنباط مرتبط با شرح شغل است و بر اساس این استنباط، شرح وظایف با مسئولیتها باید واقعا معرف فعالیتهای فیزیکی و فکری باشند که در شغل انجام می گیرند. این نوع استنباط دشواری هایی هم به همراه دارد.

•  اول اینکه برخی از فعالیتهای فکری که در شغل انجام می گیرند، مستقیما قابل مشاهده نیستند.
•  دوم اینکه به دلیل وجود مرزهای غیردقیق میان مشاغل، تفکیک آنها از یکدیگر دشوار است. سوم اینکه فقدان طبقه بندیهای کافی از ویژگیهای شغلی، مانع از تشخیص این امر می شود که آیا کلیه جنبه های مرتبط با شغل شرح داده شده اند یا خیر.

و استنباط دوم، استنباط شرایط احراز شغل است. زیرا با روابط میان سازه های روانشناختی مرتبط با قابلیتهای شغلی؛ و دانشها، مهارتها و تواناییهای لازم برای انجام موفقیت آمیز شغل سر و کار دارد. بر اساس این استنباط، دانش، مهارتها و تواناییهای لازم برای انجام شغل باید واقعا معرف سازه های روانشناختی لازم برای انجام شغل باشند.

این استنباط نیز با دشواریهایی همراه است. اول اینکه از آنجایی که دانش، مهارتها و تواناییها منعکس کننده سازه های روانشناختی اند، مستقیما قابل مشاهده نیستند. دوم اینکه برخی معتقدند قضاوت کردن دانش، مهارتها و تواناییها دشوارتر از شرح وظایف است (۱۹۹۱ ,Harvey) استنباط سوم با رابطه میان شرح شغل و شرایط احراز شغل سر و کار داد

و شرایط احراز شغل سر و کار دارد و سطح آن عملیاتی است. بر اساس این استنباط، برای انجام وظایف شغل و مسئولیتهای مرتبه یکسری دانش، مهارتها و تواناییها نیاز است. این استنباط یکی از سردرگم کننده ترین مباحث در تجزیه و تحلیل شغل است. پژوهشگران به دنبال روش هایی برای سنجش این ارتباط هستند.

در این فصل تلاش شد روشهای مختلف تجزیه و تحلیل شغل به صورت جامع بررسی شود و میزان اعتبار آنها نیز مورد توجه قرار گیرد. در فصول بعد نتایج و دستاوردهای فردی و سازمانی تجزیه و تحلیل شغل مورد بررسی قرار خواهد گرفت.

مفاهیم و واژه های کلیدی فصل:

مشاهده مصاحبه	ثبت وقایع حساس	گروه کانونی پرسشنامه	روش فهرست وظیفه
پرسشنامه تحلیل پست	پرسشنامه فلیشمن	روش تحلیل شغل	ارگونومیک
روش مخزن تحلیل شغلی	روش تحلیل وظیفه شناختی	روش مؤلفه شغلی	روش أنت
روش DOL	روش ترکیبی	پرسشنامه توصیف مشاغل	پرسشنامه مقیاس مشترک مدیریتی
طراحی شغل چند روشی تجزیه و تحلیل شایستگی محور	سازمان بدون مرز	اعتبار تجزیه و تحلیل شغل	روش DOT

سؤال های فصل

• ۱٫ گام های اساسی تجزیه و تحلیل شغل را توضیح دهید.
• ۲ . در تجزیه و تحلیل شغل به چه حساسیت هایی باید توجه کرد؟
•  ۳٫ فناوری اطلاعات چه تأثیری بر تجزیه و تحلیل شغل دارد؟
• ۴. روش مصاحبه برای چه مشاغلی مناسب است؟
•  ۵. روش ثبت وقایع حساس در چه مشاغلی کاربرد دارد؟
• ۶٫روش دی.او.تی. و أنت را توضیح دهید.
• ۷. روش تجزیه و تحلیل شغل چند روشی یا ترکیبی، چه مزیتی بر روشهای قبلی دارد؟
• ۸ پرسشنامه برای تجزیه و تحلیل چه نوع مشاغلی مناسب است؟
• ۹. چگونه می توان از اعتبار تجزیه و تحلیل شغل مطمئن شد؟
•  ۱۰. گروه کانونی چه فایده ای در تجزیه و تحلیل شغل دارد؟
•  ۱۱. چرا پرسشنامه تحلیل پست در سازمانها بسیار متداول است؟
•  ۱۲. تجزیه تحلیل شغل شایستگی محور چه مزایایی نسبت به روشهای قبلی دارد۔

منبع: منابع انسانی پیشرفته – دکتر قلی پور – سازمان مدیریت صنعتی