چارت سازمانی چیست و چگونه تهیه می شود
چارت سازمانی چیست؟
چارت سازمانی (به انگلیسی: Organizational Chart) ساختار، روابط و موقعیت های شغلی افراد را در سازمان نشان میدهد و باعث ایجاد نظم در اجرای فرآیندهای کسب و کار میشود.
چارت سازمانی می تواند به عنوان یک ابزار مدیریتی مورد استفاده قرار گیرد و چون به دید بصری افراد در بهتر دیدن سازمان کمک شایانی میکند، بسیار ارزشمند است. در این مقاله به بررسی روشهای تهیه یک چارت سازمانی موثر میپردازیم.
ضرورت تهیه چارت سازمانی شرکت:
فرض کنید شما یک فرد جدید را در شرکت خود استخدام کرده اید و میخواهید پیچ و خمهای شرکت و ساختار سازمان که غالبا در حال تغییر است را به او نشان بدهید. اینجاست که یک نمودار یا یک چارت سازمانی به روز میتواند سودمند باشد. از دیگر فواید تهیه یک چارت سازمانی برای شرکت میتوان، به طور خلاصه به موارد زیر اشاره کرد:
- تعیین ارتباطات و فعالیت های کاری
- توسعه کسب و کار با ایجاد نظم و تقسیم وظایف
- شرح و تقسیم وظایف برای بالا بردن استانداردهای بین المللی مدیریتی
- پیدا کردن فرصتهای رشد شغلی
- شادی و بهرهوری بیشتر کارمندان سازمان
- استخدام جدید
- تعیین مسئولیتهای اصلی سازمان برای دریافت نشان استاندارد محصول سازمان
چه کسی چارت سازمانی را تدوین میکند؟
- مسئولیت اصلی تدوین ساختار سازمانی و تعیین اختیارات شغل ها بر عهده مدیریت ارشد(مدیرعامل، هیئت مدیره) است.
- ترسیم نمودار سازمانی یکی از الزامات بخش منابع انسانی هر سازمان است.
- طرح اولیه چارت سازمانی توسط مدیر منابع انسانی یا مشاور مستندسازی فرایندها اجرا میشود.
حتما بخوانید: بازخورد ۳۶۰ درجه: هر چیزی که لازمه بدونی
چطور میتوانیم یک چارت سازمانی مناسب با کسب و کار خود طراحی کنیم؟
نوع چارتی که میسازید باید مانند آینه ای از فلسفه مدیریت و ساختار سازمانی شرکت شما باشد. ممکن است فکر کنید یک ساختار سازمانی برای هر سازمان یا شرکتی متناسب است؛ اما همانطور که یک لباس با یک اندازه برای همه متناسب نیست،یک چارت هم برای همه سازمانها مناسب نیست.
برای طراحی چارت های سازمانی میتوانید از نرم افزارهای مناسب این کار استفاده کنید. ما در این مقاله سعی کردیم به اختصار سه مورد از رایج ترین این نرم افزارها و نحوه ی استفاده از آنها را برای شما شرح دهیم.
مطلب پیشنهادی: مشاور سازمانی کیست و چه تفاوتی با استراتژیست دارد
الف) رسم چارت سازمانی با نرم افزار ویزیو (visio)
این نرم افزار از نرم افزارهای آفیس شرکت مایکروسافت است که برای ترسیم نمودار از جمله نمودارهای سازمانی به کار میرود.
به دو طریق میتوان با ویزیو نمودار سازمانی رسم کرد .
روش اول: ترسیم نمودار سازمانی از پایه و اساس که میتوانید نمودار را با هر شکل و اندازه ای که میخواهید ترسیم کنید.
- نرم افزار را اجرا کنید و از منوی باز شده، به قسمت General بروید.
- با باز شدن صفحه ی جدید بر روی گزینه ی Basic Diagram کلیک کنید
- اکنون میتوانید با استفاده از اشکال مختلف طراحی را شروع کنید. در قسمت بالا نیز از Connector برای اتصال شکل ها استفاده کنید.
روش دوم: استفاده از قالب های آماده
مزیت روش دوم طراحی سریع چارت سازمانی با استفاده از نمودارهای آماده است
- در قسمت Business بر روی یکی از شکل های آماده که organization chart نام دارد کلیک کنید
- دو گزینه دارید: می توانید از اشکال موجود بر روی دیتابیس استفاده کنید یا خودتان اشکال مورد نظرتان را رسم کنید
- با انتخاب گزینه دوم و انتخاب نام نمودار، می توانید از اشکال آماده استفاده کنید.
مطلب پیشنهادی: هشت راه برای تقویت برند شخصی یا پرسونال برندینگ
ب) نرم افزار اکسل (Excel)
برای ترسیم چارت سازمانی در اکسل یک صفحه ایجاد کنید و بعد از قسمت shape باکس های مربوط به نمودار مورد نظر خودتان را انتخاب کنید و بعد با خط به هم وصل کنید.
ج) نرم افزار Edraw OrgCharting
این نرم افزار قابلیت رسم نمودار سازمانی سلسله مراتبی، شبکه ای و انواع آن را دارد. برای راحتی کار میتونید از قالب های آماده آن استفاده کنید.
قیمت این نرم افزار حدود 145 دلار است که میتوانید نسخه ی کرک شده آن را رایگان دانلود کنید.
جمع بندی:
در این مقاله با چارت سازمانی، میزان اهمیت آن و هم چنین با چگونگی طراحی این چارت با نرم افزارهای مختلف آشنا شدیم از آن جا که مدیریت بهتر کسب و کار یکی از ارکان مهم رسیدن به موفقیت شغلی است میتوانید با تهیه و تنظیم یک چارت سازمانی متناسب با سازمان خود رسیدن به این مهم را تسریع ببخشید.