مشارکت در ترکیب بندی تیمها برای برگزاری نمایشگاه

مشارکت در ترکیب بندی تیمها برای برگزاری نمایشگاه

نام(ضروری)

نام خانوادگی(ضروری)

نام کاربری (کدملی)(ضروری)

شماره موبایل(ضروری)

۱.تیم مدیریت و هماهنگی کلان:

تعیین استراتژی کلی و اهداف نمایشگاه.

نظارت بر عملکرد تمام تیم‌های اجرایی.

تصمیم‌گیری‌های کلیدی و حل اختلافات.

ارتباط با نهادهای بیرونی و حامیان احتمالی.

سایر موارد پیشنهادی

اعضا: ترکیبی از افراد با تجربه در مدیریت رویدادها (احتمالاً از غرفه‌داران قبلی که تجربه مدیریتی داشته‌اند) و افراد با نفوذ و ارتباطات قوی از کانون خدمت رضوی (برای هماهنگی‌های سازمانی و جلب مشارکت‌های احتمالی). وظایف: تعیین استراتژی کلی و اهداف نمایشگاه. نظارت بر عملکرد تمام تیم‌های اجرایی. تصمیم‌گیری‌های کلیدی و حل اختلافات. ارتباط با نهادهای بیرونی و حامیان احتمالی.

۲.تیم جذب و پشتیبانی غرفه‌داران:

تهیه لیست غرفه‌داران بالقوه و دعوت از آن‌ها.

مدیریت فرآیند ثبت‌نام و پاسخگویی به سوالات غرفه‌داران.

ارسال قراردادها و پیگیری پرداخت‌ها.

ارائه اطلاعات و راهنمایی‌های لازم به غرفه‌داران قبل، حین و بعد از نمایشگاه.

هماهنگی برای جانمایی و چیدمان غرفه‌ها.

رسیدگی به مشکلات و نیازهای غرفه‌داران در طول برگزاری نمایشگاه.

سایر موارد پیشنهادی

اعضا: عمدتاً از غرفه‌داران نمایشگاه قبلی که با فرآیند ثبت‌نام، نیازهای غرفه‌داران و نحوه ارتباط با آن‌ها آشنا هستند. اعضای کانون نیز می‌توانند در برقراری ارتباط اولیه و پیگیری‌ها کمک کنند. وظایف: تهیه لیست غرفه‌داران بالقوه و دعوت از آن‌ها. مدیریت فرآیند ثبت‌نام و پاسخگویی به سوالات غرفه‌داران. ارسال قراردادها و پیگیری پرداخت‌ها. ارائه اطلاعات و راهنمایی‌های لازم به غرفه‌داران قبل، حین و بعد از نمایشگاه. هماهنگی برای جانمایی و چیدمان غرفه‌ها. رسیدگی به مشکلات و نیازهای غرفه‌داران در طول برگزاری نمایشگاه.

۳.تیم تبلیغات و روابط عمومی:

تدوین استراتژی تبلیغاتی و اطلاع‌رسانی.

تهیه محتوای تبلیغاتی (متن، تصویر، ویدئو).

مدیریت شبکه‌های اجتماعی و وب‌سایت نمایشگاه.

برنامه‌ریزی و اجرای کمپین‌های تبلیغاتی (آنلاین و آفلاین).

برقراری ارتباط با رسانه‌ها و دعوت از آن‌ها برای پوشش نمایشگاه.

تهیه خبرنامه‌ها و اطلاعیه‌ها.

سایر موارد پیشنهادی

اعضا: ترکیبی از افراد با تجربه در بازاریابی و تبلیغات (احتمالاً از هر دو گروه) و افرادی از کانون خدمت رضوی که در زمینه اطلاع‌رسانی و ارتباط با رسانه‌ها تجربه دارند. وظایف: تدوین استراتژی تبلیغاتی و اطلاع‌رسانی. تهیه محتوای تبلیغاتی (متن، تصویر، ویدئو). مدیریت شبکه‌های اجتماعی و وب‌سایت نمایشگاه. برنامه‌ریزی و اجرای کمپین‌های تبلیغاتی (آنلاین و آفلاین). برقراری ارتباط با رسانه‌ها و دعوت از آن‌ها برای پوشش نمایشگاه. تهیه خبرنامه‌ها و اطلاعیه‌ها.

۴. تیم لجستیک و پشتیبانی اجرایی:

هماهنگی برای اجاره و تحویل تجهیزات نمایشگاهی.

نظارت بر چیدمان و آماده‌سازی مکان نمایشگاه.

هماهنگی برای خدمات جانبی (حراست، نظافت، اورژانس و غیره).

مدیریت ورود و خروج غرفه‌داران و بازدیدکنندگان.

پشتیبانی فنی و رفع مشکلات احتمالی در طول برگزاری نمایشگاه.

سایر موارد پیشنهادی

اعضا: ترکیبی از افراد منظم و پیگیر از هر دو گروه که توانایی هماهنگی امور اجرایی و تامین تجهیزات را دارند. اعضای کانون می‌توانند در هماهنگی با نهادهای مرتبط و جلب کمک‌های داوطلبانه نقش داشته باشند. وظایف: هماهنگی برای اجاره و تحویل تجهیزات نمایشگاهی. نظارت بر چیدمان و آماده‌سازی مکان نمایشگاه. هماهنگی برای خدمات جانبی (حراست، نظافت، اورژانس و غیره). مدیریت ورود و خروج غرفه‌داران و بازدیدکنندگان. پشتیبانی فنی و رفع مشکلات احتمالی در طول برگزاری نمایشگاه.

۵. تیم برنامه‌های جانبی و فرهنگی (در صورت وجود):

ایده‌پردازی و برنامه‌ریزی برنامه‌های جانبی.

دعوت از سخنرانان و هنرمندان.

هماهنگی و اجرای برنامه‌ها در طول نمایشگاه.

سایر موارد پیشنهادی

اعضا: افرادی با علاقه و تجربه در برگزاری کارگاه‌ها، سخنرانی‌ها، برنامه‌های هنری و فرهنگی (احتمالاً با محوریت اهداف کانون خدمت رضوی). وظایف: ایده‌پردازی و برنامه‌ریزی برنامه‌های جانبی. دعوت از سخنرانان و هنرمندان. هماهنگی و اجرای برنامه‌ها در طول نمایشگاه.

سایر موارد پیشنهادی

سایر موارد پیشنهادی خود را در این کادر درج بفرمایید

مزایای این تقسیم‌بندی:

تخصص‌گرایی: هر تیم بر روی وظایف خاص خود تمرکز می‌کند و از تخصص اعضای خود بهره می‌برد. چابکی: تیم‌های کوچک‌تر می‌توانند سریع‌تر تصمیم بگیرند و اقدامات لازم را انجام دهند. مسئولیت‌پذیری: با مشخص شدن وظایف هر تیم، مسئولیت‌ها واضح‌تر خواهد بود. هم‌افزایی: همکاری بین اعضای کانون و غرفه‌داران، ترکیبی از انگیزه، ارتباطات و تجربه را به همراه خواهد داشت.

نکات مهم:

برای هر تیم، یک سرپرست تعیین کنید تا هماهنگی‌های داخلی تیم را بر عهده بگیرد و با تیم مدیریت کلان در ارتباط باشد. جلسات هماهنگی منظم بین سرپرستان تیم‌ها برگزار کنید تا از پیشرفت کارها و هماهنگی بین تیم‌ها اطمینان حاصل شود. از ظرفیت‌های داوطلبانه اعضای کانون خدمت رضوی در زمینه‌های مختلف اجرایی بهره ببرید.