پیشنهادات در نظر گرفتن پتانسیل همکاری بین اعضای کانون خدمت رضوی و غرفه‌داران قبلی:
پیشنهادات کلیدی برای موفقیت نمایشگاه:
۱. تعیین یک “تم” جذاب و مرتبط: برای جذب بیشتر مخاطبان و ایجاد هویت منسجم برای نمایشگاه، یک تم جذاب و مرتبط با اهداف کانون خدمت رضوی و همچنین جذابیت برای غرفه‌داران انتخاب کنید. این تم می‌تواند در تبلیغات، دکوراسیون و برنامه‌های جانبی نمایشگاه نمود پیدا کند. به عنوان مثال، اگر هدف حمایت از تولیدات داخلی است، تمی با محوریت “حمایت از تولید ملی و کارآفرینی” می‌تواند مناسب باشد.
۲. استفاده از ظرفیت معنوی و اجتماعی کانون خدمت رضوی: از اعتبار و نفوذ کانون‌های خدمت رضوی در ارومیه برای جذب مشارکت‌های مردمی، سازمان‌های خیریه و نهادهای اجتماعی استفاده کنید. برگزاری برنامه‌های جانبی با محوریت ارزش‌های رضوی می‌تواند بعد معنوی و فرهنگی به نمایشگاه ببخشد و طیف وسیع‌تری از مخاطبان را جذب کند.
۳. ایجاد ارزش افزوده برای غرفه‌داران: صرفاً اجاره فضا کافی نیست. برای جذب غرفه‌داران باکیفیت، بسته‌های ارزشمندی شامل خدمات تبلیغاتی قبل، حین و بعد از نمایشگاه، فرصت‌های شبکه‌سازی با سایر فعالان صنعت، و امکان برگزاری کارگاه‌ها یا ارائه محصولات/خدمات در فضاهای ویژه در نظر بگیرید.
۴. تمرکز بر تجربه بازدیدکنندگان: تلاش کنید تا تجربه بازدیدکنندگان از نمایشگاه لذت‌بخش و مفید باشد. طراحی جذاب غرفه‌ها، ارائه اطلاعات کافی و راهنمایی مناسب، برگزاری قرعه‌کشی‌ها یا مسابقات جذاب، و ایجاد فضاهای استراحت و پذیرایی می‌تواند رضایت بازدیدکنندگان را افزایش دهد.
۵. بهره‌گیری از تجربه غرفه‌داران قبلی: از غرفه‌داران نمایشگاه قبلی به عنوان مشاور و همکار در فرآیند برنامه‌ریزی و اجرا استفاده کنید. آن‌ها با نقاط قوت و ضعف نمایشگاه قبلی آشنا هستند و می‌توانند پیشنهادات ارزشمندی برای بهبود ارائه دهند.
۶. ایجاد یک پلتفرم ارتباطی آنلاین: یک وب‌سایت و صفحات فعال در شبکه‌های اجتماعی برای نمایشگاه ایجاد کنید. از این پلتفرم برای اطلاع‌رسانی در مورد نمایشگاه، ثبت‌نام غرفه‌داران و بازدیدکنندگان، معرفی غرفه‌داران، پوشش رویدادهای نمایشگاه و ایجاد ارتباط مستمر با مخاطبان استفاده کنید.
۷. برگزاری رویدادهای جانبی هدفمند: برنامه‌های جانبی را با در نظر گرفتن اهداف نمایشگاه و علایق مخاطبان طراحی کنید. برگزاری کارگاه‌های آموزشی مرتبط با موضوع نمایشگاه، سخنرانی‌های انگیزشی یا تخصصی، نشست‌های B۲B (تجارت به تجارت) و برنامه‌های فرهنگی و هنری می‌تواند جذابیت نمایشگاه را افزایش دهد.
۸. اندازه‌گیری و ارزیابی دقیق: پس از برگزاری نمایشگاه، حتماً بازخورد غرفه‌داران و بازدیدکنندگان را جمع‌آوری کنید و شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) را ارزیابی کنید. این اطلاعات برای بهبود نمایشگاه‌های آتی بسیار ارزشمند خواهد بود.
پیشنهادات برای تقسیم بندی چابک‌تر تیم‌ها:
علاوه بر تیم‌های اصلی، گروههای کوچکتر و متمرکزتری برای انجام وظایف خاص تشکیل میشوند. این گروه‌ها می‌توانند به صورت موقت و بر اساس نیاز پروژه شکل بگیرند:
- گروه محتوای رسانه‌ای: مسئول تهیه متن‌ها، تصاویر و ویدئوهای جذاب برای وب‌سایت و شبکه‌های اجتماعی. این گروه می‌تواند شامل افراد با ذوق هنری و آشنا به تولید محتوا از هر دو تیم باشد.
- گروه ارتباط با رسانه‌ها: مسئول برقراری ارتباط با خبرنگاران و رسانه‌های محلی و ملی برای پوشش خبری نمایشگاه. افرادی با روابط عمومی قوی از کانون و غرفه‌داران می‌توانند در این گروه فعال باشند.
- گروه پشتیبانی فنی و IT: مسئول مدیریت وب‌سایت، سیستم ثبت‌نام آنلاین، و ارائه پشتیبانی فنی در طول برگزاری نمایشگاه.
- گروه تشریفات و پذیرایی: مسئول استقبال از مهمانان ویژه، ارائه خدمات پذیرایی در طول نمایشگاه و مدیریت امور مربوط به مراسم افتتاحیه و اختتامیه (در صورت وجود). اعضای خوش‌برخورد و منظم از هر دو تیم برای این گروه مناسب هستند.
- گروه نظرسنجی و جمع‌آوری بازخورد: مسئول طراحی پرسشنامه‌ها، انجام مصاحبه‌ها و جمع‌آوری نظرات غرفه‌داران و بازدیدکنندگان پس از پایان نمایشگاه.
نحوه عملکرد این گروههای چابک:
- هر گروه باید یک سرپرست داشته باشد که مسئول هماهنگی و گزارش‌دهی باشد.
- وظایف و اهداف هر گروه باید به طور واضح تعریف شود.
- ارتباط مستمر بین گروه‌ها و تیم مدیریت کلان از طریق جلسات منظم یا ابزارهای ارتباطی آنلاین حفظ شود.
- انعطاف‌پذیری در تشکیل و انحلال گروه‌ها بر اساس نیاز پروژه وجود داشته باشد.