هنری فایول، یکی از بنیانگذاران نظریههای مدیریت، اصولی را برای مدیریت کارآمد سازمانها و افراد مطرح کرد. این اصول که به اصول ۱۴گانه فایول مشهور هستند، به مدیران و کارکنان کمک میکنند تا محیطی سازمانیافته و پایدار ایجاد کنند. در ادامه، اصول ۱۴گانه هنری فایول که میتوانند به حفظ و ماندگاری در شغل کمک کنند، آمده است:
- تقسیم کار: با تقسیم کارها بین افراد، تخصصگرایی بهبود یافته و کارایی افزایش مییابد.
- اختیار و مسئولیت: مدیران باید اختیار کافی برای انجام وظایف و مسئولیتهایشان داشته باشند و در برابر آنها پاسخگو باشند.
- انضباط: انضباط در انجام وظایف، پیروی از قوانین و احترام به رویههای سازمانی از اصول مهم در پایداری شغلی است.
- وحدت فرماندهی: هر فرد باید فقط از یک مدیر دستور بگیرد تا از سردرگمی و تضاد جلوگیری شود.
- وحدت جهتگیری: همه افراد باید در راستای یک هدف مشترک حرکت کنند تا هماهنگی و کارایی افزایش یابد.
- تبعیت منافع شخصی از منافع کلی: منافع سازمان باید بر منافع شخصی افراد اولویت داشته باشد.
- جبران خدمات منصفانه: کارکنان باید به طور منصفانه و به نسبت کار خود جبران مالی دریافت کنند.
- تمرکز: سازمان باید قدرت و اختیار را به طور متمرکز در دست داشته باشد، اما با توجه به اندازه و نوع سازمان، تمرکز میتواند متعادل باشد.
- زنجیره سلسله مراتب: سلسلهمراتب سازمانی باید به درستی تعیین شود و ارتباطات شفاف باشند تا هماهنگی در تصمیمگیری وجود داشته باشد.
- نظم: نظم و ترتیب در سازمان اهمیت بالایی دارد و هر فرد باید جایگاه مشخصی داشته باشد.
- عدالت: مدیران باید با انصاف و عدالت رفتار کنند تا انگیزه و وفاداری کارکنان افزایش یابد.
- ثبات در شغل و موقعیت شغلی: ماندگاری و ثبات در پستها، کارکنان را به سمت بهرهوری و یادگیری بیشتر هدایت میکند.
- ابتکار: مدیران باید به کارکنان اجازه دهند خلاقیت و نوآوری خود را نشان دهند تا سازمان پویا بماند.
- روحیه گروهی: تقویت حس همکاری و کار تیمی در میان کارکنان باعث ایجاد همبستگی و تقویت روحیه سازمانی میشود.
رعایت این اصول میتواند به حفظ موقعیت شغلی و پیشرفت در کار کمک کرده و فضایی مساعد برای رشد فردی و سازمانی فراهم کند.
اصول ۱۴ گانه هنری فایول برای ماندگاری در شغل
هنری فایول نظریهای مستقل از نظریه مدیریت علمی فردریک تیلور، با نام مدیریت اداری ارائه نمود و کوشید تا جاذبه های تازه تری را برای جنبش نظریه اداری دست و پا نماید. در این مقاله اصول چهارده گانه فایول ارائه شده است.
درسال ۱۹۱۶ میلادی صنعتگری فرانسوی به نام هنری فایول[۱] کتاب برجسته خود با عنوان “مدیریت صنعتی و عمومی” را منتشر کرد.
وی نظریهای مستقل از نظریه مدیریت علمی فردریک تیلور، با نام مدیریت اداری ارائه نمود و کوشید تا جاذبه های تازه تری را برای جنبش نظریه اداری دست و پا نماید.
هنری فایول، صنعتگر فرانسوی و بنیانگذار مدیریت نوین، در سال ۱۹۰۶ کتابی تحت عنوان «مدیریت صنعتی و عمومی» نوشت. او در این کتاب ۱۴ اصل مدیریت را برشمرده است. این اصول مدیریتی، امروزه در تمام دنیا پذیرفته شدهاند و مورد استفاده قرار میگیرند. بنا به گفتهی هنری فایول، تمام مدیران باید از این اصول پیروی کنند. در ادامه با ما همراه باشید تا با اصول چهارده گانه مدیریت فایول بیشتر آشنا شوید.
اصول چهارده گانه فایول عبارت بودند از:
۱– تقسیم کار[۲]: اصل تخصصی کردن نیروی کار به منظور تمرکز بر فعالیت جهت کارآیی بیشتر.
تقسیم کار یا تخصص گرایی امکان تولید بالاتری را به دست می دهد زیرا هر فرد زمانی می تواند فعالانه کار کند که درآن زمینه از مهارت نسبتا بالایی برخوردار باشد .
به تقسیم کردن کارهای سازمان میان افراد و ایجاد دپارتمان، تقسیم کار گفته میشود. تقسیم کار منجر به تخصصی شدن کارها میشود، کارایی را افزایش میدهد و منجر به افزایش بهره وری و سودآوری سازمان خواهد شد.
۲– اختیار و مسؤولیت توازن بین قدرت و مسئولیت [۳]: اختیار حق صدور دستور و قدرت برای درخواست اطاعت از فرمان.
به عبارت دیگر اختیار همان حق دستور دادن است . یک عضو سازمان در موقعیت و شغلی که قرار دارد، مسئول انجام اهداف سازمان است.
برای تشویق و تنبیه افراد به خاطر خوب یا بد انجام دادن وظایف محوله، وجود مصوبات و مقررات خاصی از سوی مدیر الزامی است.
بنا به گفتهی هنری فایول، باید بین قدرت و مسئولیت توازن برقرار شود. کسی که حق دستور دادن دارد، باید در برابر دستوراتی که صادر میکند، مسئولیت هم داشته باشد.
اگر قدرت بیشتر از مسئولیت و پاسخگویی باشد، این احتمال وجود دارد که مدیر از قدرت خود سوءاستفاده کند و اگر مسئولیت بیش از قدرت باشد، مدیر ناامید خواهد شد.
۳– انضباط[۴]: داشتن نظم و انضباط برای اداره صحیح یک موسسه بازرگانی امری ضروری است لذا در هر سازمان باید احترام و فرمانبرداری نسبت به قوانین و اهداف سازمان وجود داشته باشد . در این راستا به عوامل ذیل نیاز است:
سرپرستی در تمام سطوح و رده ها خوب باشد.
تا حد امکان مقررات و آیین نامه ها روشن و منصفانه باشد.
جریمه ها و پاداش ها مشخص و منصفانه باشد.
انضباط نشانهی بارزِ احترام یک سازمان به کارمندان و نیز احترام کارمندان به هنجارها و مقررات سازمان است. انضباط ممکن است توسط خود افراد بهصورت خودجوش رعایت شود یا بر آنها تحمیل شود.
در هیچ سازمانی نباید مقررات زیر پا گذاشته شوند. کارمندان باید به مقررات سازمان احترام بگذارند. برای برقراری انضباط، نظارت خوب و قضاوت بیطرفانه ضروری است.
۴- وحدت فرماندهی وحدت فرمان [۵]: این اصل بیانگر آنست که برای کاهش تداخل و تناقض هر عضو سازمان باید دستورات را فقط از یک رده بالاتر دریافت کند و همچنین فقط مسئول پاسخگویی به او باشد. به عبارت ساده یک کارمند، تنها، باید از یک سرپرست دستور بگیرد.
طبق این اصل، یک زیردست (کارمند) باید تنها از مافوق (رئیس یا مدیر) دستور بگیرد.
به بیان دیگر، یک زیردست باید تنها به یک مافوق گزارش بدهد. این کار مانع تبعیت دوگانه (تبعیت از دو مافوق) میشود و درنتیجه مشکلات مدیران کم خواهد شد.
۵- وحدت هدف و جهت[۶]: یک سرپرست، یک برنامه، به این معنی که یک رهبر با یک هدف، یک گروه از فعالیت ها را رهبری نماید.
اعضای یک گروه باید برای رسیدن به هدف، یکدل و یکجان باشند. تمام فعالیتهایی که دارای هدف مشترکی هستند، باید توسط یک مدیر و یک برنامه هدایت شوند. برای نمونه تمام فعالیتهای بازاریابی، نظیر تبلیغات، افزایش فروش، روش های قیمت گذاری، باید فقط و فقط توسط یک مدیر هدایت شوند و آن مدیر نیز برای تمام فعالیتهای بازاریابی خود باید تنها از یک برنامه استفاده کند.
۶- تبعیت منافع فردی از منافع جمعی[۷]: منافع یک کارمند یا یک گروه از کارکنان نباید مقدم بر مصالح و منافع سازمان باشد . از این گذشته منافع کلی باید همواره به عنوان افضل و برتر باقی بماند.
منفعت و سود یک فرد یا گروه نباید بر منفعت عمومی چیره باشد. منفعت فرد باید اهمیت کمتری داشته باشد و منفعت عمومی باید سیطره یابد، در غیر این صورت سازمان سقوط خواهد کرد. منفعت اصلی سازمان نباید توسط منفعت یک فرد یا گروه از بین برود.
۷- دستمزد پرسنل حقوق کارکنان [۸]: پرداخت ها باید مناسب و غیر استثماری باشد، زیرا دستمزد خوب ، عملکرد خوب را به دنبال خود دارد.
انواع و اشکال گوناگون دریافتی ها همچون حقوق ثابت ، حق مقام ، اضافه کاری ، پاداش ، سهم سود و همچنین پاداش های غیر مادی را باید با توجه به شرایط و وظایف کارکنان در نظر داشت .
حقوق یا دستمزد همان مبلغی است که در ازای دریافت خدمات، پرداخت میشود. اگر سازمانی خواهان داشتن کارمندانی کارامد با بهترین عملکرد است، باید خطمشی مناسبی برای پرداخت حقوق داشته باشد. این خطمشی باید هم رضایت کارمندان و هم رضایت کارفرما را جلب کند و متناسب با عملکرد خوب کارمندان، دربردارندهی پاداشهای مالی و غیرمالی باشد.
۸- تمرکز[۹]: تمرکز در حقیقت به هماهنگی و هدایت از سوی یک سیستم مرکزی اطلاق می شود که برای سازمان ضروری است و پیامد طبیعی سازماندهی می باشد.
هدایت توسط یک سیستم مرکزی، بسته به اندازهی شرکت و کیفیت مدیرانش همیشه کموبیش وجود دارد. در مرکزیت، قدرت تنها در دستان عدهای معدود قرار دارد.
هرچند که در مرکزیت، قدرت بین تمام سطوح مدیریت توزیع میشود، اما هیچ سازمانی را نمیتوان بهطور کامل متمرکز یا غیرمتمرکز نمود.
اگر مرکزیت کامل وجود داشته باشد، زیردستان برای انجام مسئولیتهای خود هیچ قدرتی نخواهند داشت. به همین نحو، اگر سازمان بهطور کامل غیرمتمرکز باشد، مافوق هیچ قدرتی برای کنترل سازمان نخواهد داشت. از این رو، باید بین متمرکز بودن و متمرکز نبودن توازن برقرار باشد.
میزان متمرکز بودن یا نبودن سازمان به خود سازمان بستگی دارد اما مدیران باید برای انجام موفقیتآمیز کارها بهاندازهی کافی به زیردستانشان آزادی عمل بدهند.
اما با توجه به شرایط و ویژیگی های موجود در هر سازمان باییستی توازن و تعادل مناسبی بین تمرکز و عدم تمرکز ایجاد کرد.
۹- سلسله مراتب زنجیرهی عددی یا زنجیرهی فرمان [۱۰]: سلسله مراتب، سلسله سرپرستان است که از بالاترین سطح اختیار به پایین ترین سطح به صورت زنجیرهای رده بندی شده است.
یک زنجیره ارشدیت یا سلسله مراتب کاملا مشخص، به وسیله اصل وحدت فرماندهی، همه اعضاء سازمان را از بالا به پایین به یکدیگر وصل می کند.
این زنجیره در سازمان های بزرگ که فضای وسیعتری را در بر میگیرند طولانی تر بوده و ارتباط افراد هم تراز مستلزم طی مسیر و زمان طولانی است.
زنجیرهی فرمان که گاهی زنجیرهی عددی نیز نامیده میشود، خط رسمی قدرت، ارتباط و مسئولیت درون سازمان است. زنجیرهی فرمان معمولا روی نمودار سازمانی ترسیم میشود. این نمودار روابط بین مافوق و زیردست را در ساختار سازمانی مشخص میکند.
میتوان گفت که زنجیرهی عددی، خط قدرت سازمان از بالا به پایین است. این زنجیره اصل وحدت فرمان را اجرا میکند و جریان منظم اطلاعات را میسر میسازد.
بنا بر اصل وحدت فرمان، دستورالعملها در زنجیرهی فرمان از بالا به پایین حرکت میکنند و مسئولیت پذیری بهسمت بالا در حرکت است. هرچه زنجیرهی فرمان تعریف مشخصتری داشته باشد، فرایند تصمیم گیری مؤثرتر و کارایی بیشتر خواهد بود.
۱۰- نظم[۱۱]: سازمان باید برای هر فرد مکان مشخصی فراهم کند به طوریکه یک جایگاه برای هر فرد وجود داشته باشد و هر فرد هم در جایگاه خودش باشد. هدف نظم آنست که هر چیزی سر جای خودش قرار بگیرد.
اشیاء و افراد سازمان باید دارای نظم و ترتیب باشند. نظمِ اشیاء، «نظم مادی» و نظمِ افراد، «نظم اجتماعی» نامیده میشود. نظم مادی یعنی «هرچیزی باید مکانی داشته باشد و همه چیز باید سر جای خودش باشد» و نظم اجتماعی یعنی «هرکسی را بهر کاری ساختند».
منابع سازمان از جمله نیروی انسانی، پول و … باید بهطور مرتب ساماندهی شوند. اگر اشیاء و افراد در جای مناسب خود قرار نداشته باشند، آشفتگی و بینظمی بهوجود خواهد آمد.
۱۱- عدالت انصاف و برابری [۱۲]: احساس عدالت و برابری بایستی در سراسر سازمان گسترده باشد.لذا در هر سازمان می باید انصاف و عدالت مبتنی بر توافق های از پیش تعیین شده و مشخص موجود باشد .
باید با همهی کارمندان با مهربانی و عدالت برخورد شود. برابری، ترکیبی از مهربانی و عدالت است و باعث ایجاد وفاداری و تعهد کارمندان به سازمان میشود. اصل برابری بیانگر این است که مدیران باید با همهی زیردستانشان به یک اندازه مهربان باشند.
۱۲– ثبات و ماندگاری در شغل ثبات جایگاه کارمندان [۱۳]: کاهش جابجائی کارکنان سبب افزایش کارایی میگردد، زیرا کارکنان برای تطبیق با کارشان، نیاز به زمان دارند.
یک کارمند برای فراگرفتن شغل خود، کارامد شدن و تثبیت جایگاه شغلیاش، به زمان نیاز دارد.
کارمندان باید امنیت شغلی داشته باشند چرا که عدم ثبات شغلی، به ناکارامدی منجر خواهد شد. شرکتهای موفق معمولا کارمندان ثابتی دارند.
۱۳- ابتکار ابتکار عمل [۱۴]: در همه سطوح نردبان سازمانی، شور و اشتیاق و انرژی به وسیله ابتکار افزایش یابد لذا افراد در هر سطحی باید برای ابراز و به کارگرفتن ایده های خود آزاد باشند.
مدیری که به کارکنان زیردست خود اجازه می دهد ابتکارهای خود را به کارببندند بسیار بالاتر از مدیری است که چنین اجازه ای به زیردستان خود نمی دهد.
تمام کارمندان باید به ابتکار تشویق شوند. به بیان دیگر، کارمندان باید ترغیب شوند برنامههای خود را ارائه و آنها را اجرا کنند. این کار باعث رضایت کارمندان میشود و موفقیت را برای سازمان به همراه خواهد داشت. ابتکار عمل، به زیردستان اجازه میدهد تا درمورد هر برنامه فکر کنند و هرچه را که برای اجرای آنها نیاز است، انجام بدهند.
۱۴- روحیه اتحاد و جمعی روحیهی تیمی [۱۵]: اتحاد یک پدیده پرقدرت است.
این اصل نیاز به کار تیمی و حفظ روابط متقابل شخصی را مورد تأکید قرار می دهد و فعالیت بیشتر و کارایی بالاتر را از طریق ایجاد احساس افتخار در کارکنان ، وفاداری آنان به سازمان و احساس تعلق متقابل و اعطای شخصیت فراهم میسازد (رن، ۱۹۷۲: با اندکی تصرف).
مدیر باید اتحاد، همکاری و روحیهی تیمی را در بین کارمندان ایجاد کند و بین آنها تفرقه نیندازد. انسجام، وحدت و یکپارچگی باید در بین کارمندان وجود داشته باشد. اتحاد، منشأ قدرت یک سازمان و ویژگی مشترک تمام سازمانهای موفق است.
اصول مدیریت فایول، رهنمودهایی برای مدیریت بهتر یک سازمان هستند. مدیر باید مطابق با این اصول کار کند تا به هدف خود دست یابد و سازمانش به سوددهی برسد.
دیدگاهتان را بنویسید