کسانی که تمایل به شرکت دارند بایستی جهت ارسال ایده و طرح در سامانه دبیرخانه الکترونیکی ، در ابتدا ثبت نام نموده و ضمن تکمیل فرم ثبت نام و درج توضیحات اولیه مختصر در خصوص ایده و طرح، به سامانه وارد شده و نمونه فرم ارائه شده از سوی دبیرخانه (فرم مشخصات ایده و فرم اطلاعات صاحب ایده) و فایل قالب پاورپورنت ارایه ایده را دانلود و تکمیل نموده و پس از تایید کاربری از طرف مدیر سامانه می توانند با دکمه ارسال جدید، طرح اولیه ایده خود را (محصول تولیدی) ارسال نمایند تا توسط داوران دبیرخانه ارزیابی گردند.